トップゲート社員「片山孝宜」のテレワーク密着してわかった業務効率化のコツとは?

トップゲート社員「片山孝宜」のテレワーク密着してわかった業務効率化のコツとは?

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投稿日:2020/06/23 | 最終更新日:2020/07/11

「テレワークを導入したいけど、導入後のイメージがわかない…」

「テレワークを導入して、会社が上手くまわるか不安だ…」

テレワークの導入を考えているけど、テレワーク導入後のイメージがわかないと感じている企業も多いでしょう。経験したことのない働き方だからこそ、導入に慎重になるのも頷けます。

まだまだテレワークが浸透しているとは言えない世の中ですが、弊社(株式会社トップゲート)ではテレワーク導入を実現しました。現状では、問題なく仕事を進められていますし、業務の効率化を図ることにも成功!

これからテレワーク導入を考えている企業のなにかの参考になるかもしれません。

そこで今回は弊社社員に密着してテレワークをしている1日を紹介しますので、ぜひご一読ください。

社員紹介「マーケッター|片山孝宜」

この記事では、トップゲート社員である片山孝宜のテレワークに密着。はじめに片山孝宜のプロフィールを紹介していきます。

社員名 片山孝宜
出身 大分県杵築(きつき)
職種 マーケッター
家族構成 一人っ子
好きな食べ物 肉(いきなりステーキ)
趣味 メイド喫茶周り、アニメ(キングダム、とあるシリーズ)
最近の独り言 最近会話が減っているので話しかけてください

テレワーク時1日密着

7:00 起床

起床して歯磨きを行い、1日がスタート。歯磨きをした後は、ご飯を食べています。

8:00 散歩

仕事前に歩くことで、仕事に取りかかるスイッチを入れます。毎日、1時間くらい散歩をしているんですよ。その後シャワーを浴びて、仕事に取りかかります。

10:00 始業

Googleカレンダー
はじめにGoogleカレンダーを見て、1日のスケジュールを確認。Googleカレンダーでは上司のスケジュールも確認できるので、なにをしているのか可視化できます。その後Slackを見て、Gmailを見るという流れで情報のチェックをしていきます。

11:00 社内ミーティング①

Google Meet
Google Meetを使用して、社内ミーティングを行います。Googleカレンダーから簡単にミーティングに参加できるので、手間が少なく気に入っています。議事録の担当者がいないので、気付きがあった人はGoogleドキュメントに内容を記載。Googleドキュメントを活用すると、認識のズレが少なく、情報の抜け漏れがなくなるので重宝しています。

12:00 社内ミーティング②

続けて社内ミーティング。スライドで打ち合わせ内容を確認できるので、事前に内容を確認しておきます。

13:00 ランチ

ランチはUber Eats(ウーバーイーツ)で、焼肉屋のチャーハンを注文。黒毛和牛を使用しているチャーハンに、最近はまっています。食べに行くとチャーハンだけ頼むのは気が引けますが、Uber Eatsなら気を遣わなくていいので気に入っています。

14:00 定例ミーティング

Googleスライド
インサイドセールスを行っている会社との定例ミーティング。インサイドセールスの進捗確認や情報の共有などを行います。事前にGoogleドキュメントやGoogleスライドで共通事項を確認できるので、無駄の少ない効率的なミーティングを実現できています。

15:00 MAのスコアリング設定

Googleスプレッドシート
Google Meetを活用して、チームでMAのスコアリングの設定を行います。使用しているツールはPardot(パードット)。Googleスプレッドにデータを貼り付けるとリアルタイムで確認できるので、情報のやり取りがスムーズです。

16:00 記事広告の打ち合わせ

ここでもGoogle Meetを活用して、記事広告を配信するかどうかの打ち合わせを行います。どんな記事広告がいいか?そもそもやる必要があるのか?こんなことをチームで話し合っています。

17:00 資料作成

Googleフォーム
現在企画しているWebセミナーの資料やフォーム、マニュアルの作成、メールの送付などの細かな作業を2時間ほど行います。アンケートの作成に使用しているのはGoogleフォーム。Googleフォームだとアンケートの共有が簡単なので便利です。細かな作業を2時間行ったところで、今日の作業は終了。この後は好きなアニメや夕飯を楽しんで、また明日の仕事に備えてきます。

テレワーク導入前との後の違い

株式会社トップゲートでテレワークを導入した前と後の違いについて、片山孝宜が以下のように感じたと話してくれました。

テレワークの導入で、同じことを何回も話すことがなくなったと感じています。会社に出社するスタイルだと気楽に話しを聞けるので、つい同じ内容の話しを繰り返して聞いてしまいがちです。しかしテレワークだと直接話せる機会は限られますから、わからないことは各自資料やチャットなどで確認する必要がありますよね。そういう手間がなくなったのは、良いことかなと思っています。

あとは休憩時間に5分くらい昼寝ができるようになったのも、私にとっては大きな違いです。ベッドが近くにあるので、仮眠を取れるようになりました。少し眠るだけでも気分転換ができるので、午後の仕事も捗るようになったと感じています。

テレワーク導入によって困ったこと

テレワークの導入によって苦労しているのは、GmailやSlackのようなテキストだと細かいニュアンスを伝えるのが難しいことです。顔を会わせている状態だとやってみせたり会話の中でニュアンスが伝わりますが、テキストだと細かい部分が伝わらないもの。

Google Meetを活用すればいいのですが、わざわざミーティングをする必要のない細かな部分も多いですから、どうしようかなって悩んでいます。笑

細かなものがたまってきたら、Google Meetでまとめて話すようにはしています。

テレワーク導入で良かったと感じたこと

テレワークの導入で良かったと感じているのは、通勤がなくなって身体が楽になったこと。通勤することで身体がだるくなることもあったので、テレワークが導入されて良かったと思っています。

ほかにも今まで通勤で片道30分、往復1時間の時間を使っていましたが、テレワークで通勤がなくなったことで時間に余裕をもてるようになりました。朝の散歩や趣味のアニメなどに時間をかけられるようになったので、プライベートの充実につながっています。

ひとつだけ残念なのはメイド喫茶周りができなくなったこと。早くコロナウイルスが落ち着いて、心置きなくメイド喫茶周りができるようになることを願っています。笑

テレワークにおける業務効率化で意識していること

テレワークをすることで通勤がなくなり、プライベートの時間をより多くもてるようになりました。メリットが多いように感じますが、その分誘惑が多くなったことも感じています。

会社で仕事をしていると周りの目もあるのでさぼろうとは思いませんが、ひとりで仕事をしているとついスマホでアニメの情報を探そうとすることもありますから。それじゃ仕事にならないので、個人的にスマホは目に見えるところに置かないようにしています。

ほかにもスタンディングディスクを導入して、立ちながら仕事をするのも業務効率化に役立っていると思います。立ちながら仕事をしていると、集中して仕事に取り組めると感じますね。

企業としてテレワークの運用で意識していること

会社としては「Slackの返信は10分以内にしましょう!」ということに取り組んでいます。またSlackの勤怠チャンネルを利用することで、始業時間や就業時間、休憩時間などの管理もしています。働いている時間が可視化されているので、さぼろうとしてしまうときの抑止力になっていますね。

ほかにも私のいる部門では、強制的に会話する機会を設けています。テレワークだと人に会う機会が激減しますが、会話する機会を設けることで相手を意識して仕事に取り組めていると思いますね。

体験を踏まえてテレワークの導入で気をつけたいこと

今やっている作業情報を共有して、周りに自分がなにをしているかを明確にすることが大事だと思います。ほかにもクラウドで情報を管理できると、データのやり取りがスムーズになるので円滑に仕事が進みます。

個人的なものでいえば以下のような取り組みによって、仕事に集中できる環境が作られていると思います。

  • スタンディングで仕事をする
  • 誘惑になるものを周りに置かない
  • マルチタスクをしない

改めて1日を振り返ってみると、情報の共有やコミュニケ―ションなどのあらゆる場面でG Suiteを活用していると感じます。あまり意識していませんでしたが、G Suiteがないとコミュニケーションも疎遠になっていたかもしれません。G Suiteの導入は、テレワークにプラスに働いていると思います。

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