無駄な時間を削減できる!意外と知らないG Suiteの便利なAI機能8選!

無駄な時間を削減できる!意外と知らないG Suiteの便利なAI機能8選!

G Suite

投稿日:2020/07/19 | 最終更新日:2020/09/10

累計500万社以上の導入実績を誇るG Suite。ユーザー数はなんと、全世界で5,000万人を超えています。

G Suiteが多くの人々に支持されているのには、もちろん理由があります。グループウェアとして優秀であることは当然ながら、作業効率化ツールとしても圧倒的な利便性を誇るためです。

近年、GoogleはAI技術をG Suiteに取り入れており、様々な機能に応用されています。G Suiteは自動でアップデートされるため、意外と知らない方も多いのではないでしょうか?

本記事では、G Suiteに搭載されている『便利なAI機能』をご紹介します。これらの機能を活用することで、更なる業務効率化を実現できること間違いなしです!

機能紹介だけでなく、具体的にできることもご説明しますので、ぜひ最後までご覧ください。

G Suiteとは?

G Suiteは、Googleが提供するグループウェアサービスの名称です。2016年9月までは「Google Apps」という名称で提供されていました。

グループウェアとは、会社やチーム単位で、情報共有やコミュニケーションを円滑化するためのツールです。組織で効率的にグループウェアを運用することにより、生産性を向上させることができます。

グループウェアには、主に以下の機能が含まれます。

  • メール
  • ファイル共有
  • スケジュール管理
  • 掲示板(BBS)

G Suiteも上記の機能を内包しており、組織の効率アップに大きく寄与します。G Suiteは大きく3つのプランがあり、それぞれ以下の機能を提供しています。

Basicプラン Businessプラン Enterpriseプラン
月額料金(1ユーザーあたり) 680円 1,360円 3,000円
容量 30GB 無制限 無制限
Googleカレンダー
Googleドキュメント
Googleスプレッドシート
Googleスライド
Google Chat
Google Meet
Googleドライブ
共有ドライブ ×
Cloud Search ×
Vault ×
App Maker ×
データ損失防止(DLP) × ×
BigQueryでのログ分析 × ×

※2020年7月現在の情報です。
※価格は税抜表記です。
※本表では、G Suite Essentialsは割愛しています。
※契約ライセンス数が5ID未満の場合、G Suite Business・Enterpriseの容量は「1TB/ユーザー」の制限が付きます。
※Google Meetは、プランごとに最大参加人数が異なります。(Basic 100名、Business 150名、Enterprise 250名)

このようにG Suiteには、様々なサービスが内包されています。そして、全プラン共通でAI技術を応用した便利な機能を使うことができます。

G SuiteにAI機能が備わっている理由とは?

AI機能をご紹介する前に『なぜ、G SuiteにはAI機能が備わっているのか?』をご説明します。

その理由は『人間は本来やるべき業務に集中すべき』という、Googleの考え方が大きく影響しています。人間がやるべき業務とは、企画立案、商品開発、プロセス改善など、事業拡大に必要となる生産性の高い業務を指します。

逆に言えば、『生産性の低い業務は人が対応すべきでない』という発想を持っています。そのため、この非生産的な業務をAIでカバーできるようにG Suiteへ機能反映している、ということです。

例えば、以下のような業務が挙げられます。

  • 簡素なメール対応
  • メールの仕分け
  • セキュリティ対策
  • 資料のビジュアルライズ
  • ファイル検索

G Suiteは組織のコラボレーションを加速し、チームの生産性を高めるためのツールです。

だからこそ、人間がやる必要のないものをAI技術でカバーすることで、人が生産的な業務に集中できるよう、日々アップデートされています。

G Suiteの便利AI機能8選!

AI機能1.スマートリプライ

Gmailには、スマートリプライという機能が搭載されています。送られてきたメールの内容をAIが分析し、適切な返信文を提案してくれます。

スマートリプライを使う度にAIが学習するため、提案する返信文の精度は徐々に高まっていきます。

AI機能2.メールの自動振り分け

Gmailには、メールの自動振り分け機能が搭載されています。

過去の学習データを基にして、AIがユーザーにとっての重要度・優先度を判断し、プッシュ通知で知らせてくれます。

AI機能3.ウイルスメール対策

Gmailでは、AIがウイルスメールや悪意のあるファイルを自動検知してくれます。

迷惑メールフォルダに自動分類したり、怪しいメールは自動削除を行なうことで、端末感染のリスクを低減します。

AI機能4.データ探索

データ探索は、Googleドライブの資料作成ツールに搭載されている機能です。Googleスライド、Googleスプレッドシート、Googleスライドなどが該当します。

ファイル内のデータを基にして、画像挿入、グラフや表の自動作成、資料デザインのリコメンドなどを自動で行なってくれます。

AI機能5.OCR(画像認識)

Googleドライブには、高精度なOCR(画像認識)機能が搭載されています。

画像やPDFをGoogleドライブにアップロードすると、ファイルに書かれている文章をAIが読み取ってくれます。

【詳しいやり方は、こちら】
Googleサービス「G Suite」の機能Googleドライブとは?便利な活用法6選!

AI機能6.ファイルレコメンド

Googleドライブにはファイルレコメンド機能が搭載されており、ユーザーに関連性の高いファイルを提案してくれます。

例えば、過去のアクセス履歴やスケジュールを基にして、『ユーザーがいま必要な情報』をホーム画面の上部に優先表示します。

AI機能7.音声による文字入力

Googleドキュメントは、文字の音声入力に対応しています。

長い文章をタイピングするのは大変ですが、音声入力なら効率的にファイル作成を進めることが可能です。

AI機能8.ビデオ会議のノイズキャンセル

2020年6月8日より、Google Meetにノイズキャンセル機能が実装されました。ビデオ会議中のキーボード音や周囲の雑音を自動的にカットしてくれます。

ただし、ノイズキャンセルはEnterpriseプラン限定の機能です。Basicプラン・Businessプランでは利用できませんので、注意が必要です。

G SuiteのAI機能でできること

メール対応を効率化できる

Gmailに搭載されたAI機能を活用すれば、メール対応を効率化することができます。

例えば、「了解しました」「大丈夫です」「問題ありません」などの簡単な返信であれば、スマートリプライで1クリックで完結します。

また、メール量が多くなると仕分けも大変ですが、Gmailの場合は整理する必要がありません。AIによる自動振り分けで、あなたにとって重要なメールを都度プッシュで通知してくれます。

さらにウイルス対策も自動で行なってくれるため、セキュリティ強化に時間を費やす必要もありません。このように簡単なメール対応はすべてAIに任せて、他の生産性が高い業務に時間を当てることができます。

ファイル作成を効率化できる

Googleドライブには、Officeファイル(Word、Excel、PowerPoint)に対応したファイル作成機能が備わっています。

Googleドライブ機能 対応するOfficeファイル 主な用途
Googleドキュメント Word 文書作成
Googleスプレッドシート Excel リスト作成・表計算
Googleスライド PowerPoint 資料作成

AIによるデータ探索機能を使うことで、これらのファイル作成を効率化できます。

・Googleドキュメントの場合
Google docsの便利なAI機能
Googleドキュメント上で、関連リンクやGoogleドライブ内のファイルを検索できる機能です。

データ探索機能を使えば、ウィンドウを切り替える必要がなく、Googleドキュメントの画面上で、あらゆるデータを取得することができます。取得したリンクやドライブ内のファイルは、そのままGoogleドキュメントに挿入することが可能なため、ファイル作成の効率化に繋がります。

さらにGoogleドキュメントは音声入力が可能です。長文をタイピングする必要はなく、音声で効率的にドキュメント作成を進めていくことができます。

【Googleドキュメントについて理解を深めたい方におすすめの記事】
今更聞けないGoogleドキュメントの活用法5選!Wordとの違いも解説

・Googleスプレッドシートの場合
スプレッドシートの便利なAI機能
表の書式をレコメンドしてくれたり、データを基にグラフや分析結果を自動表示してくれます。やり方は簡単で、基となるデータを選択して『データ探索』というボタンをクリックするだけです。

提案されたものをクリックするだけで、一瞬でビジュアライズが完了します。もちろん、自分で編集することも可能で、色や表示形式を変更することができます。

【Googleスプレッドシートについて理解を深めたい方におすすめの記事】
今更聞けないGoogleスプレッドシートの6つ活用法!Excelでできない機能まで解説!

・Googleスライドの場合
AIによるGoogle スライドのテンプレートサジェスト
ファイル内のテキストデータを基にして、資料全体のデザイン候補を表示してくれます。プレゼン資料のデザイン・レイアウトに自信がない人にとっては、とても嬉しい機能です。

また、ドキュメントと同じように検索ボックスから画像情報などを取得することも可能です。Google検索で画像取得する必要がなく、Googleスライド内ですべてが完結するため、大幅な業務効率化に繋がります。

【Googleスライドについて理解を深めたい方におすすめの記事】
今更聞けないGoogleスライドの活用法6選!PowerPointとの違いも解説

ファイル検索を効率化できる

OCR機能を使うことで、ファイル検索を効率化することができます。

例えば、画像やPDFをGoogleドライブにアップロードした場合、ファイルの中身(文字)まで読み取って、Googleドライブの検索結果に返してくれます。そのため、わざわざファイル名で検索する必要はなく『こんなワードあったな』という、曖昧検索で該当ファイルに辿り着くことができます。

PC内のファイルを探す作業は意外と時間を要し、かつ非生産的な作業であるため、AI機能で効率化できることは大きなメリットです。

また、OCR機能を応用することで、画像やPDFファイルをGoogleドキュメント形式で開くことができます。つまり、ファイル内の文字をテキストとして取り出すことが可能なため、ファイル作成時の業務効率化にも直結します。

場所を選ばずにビデオ会議ができる

Enterpriseプランのノイズキャンセル機能を使うことで、ビデオ会議中の雑音を消すことができます。テレワークが常識となった現代において、ストレスなく会議を進めていくために重要な機能になります。

例えば、在宅勤務中の子供の声やテレビの音、カフェでテレワーク中の周囲の話し声などをミュートしてくれます。そのため、場所を選ばずにビデオ会議を行なうことができ、働き方の自由度がより一層高まります。

まとめ

いかがだったでしょうか。G Suiteの便利なAI機能をご理解いただけましたでしょうか。

G Suiteは組織のコラボレーションを活性化し、生産性を高めることを目的としたツールです。そのため、『人がいかに生産性の高い仕事に集中できるか』という考え方が本質となっています。

G Suiteに実装された様々なAI機能を活用することで、本来注力すべき業務を遂行することができます。ぜひ、G Suiteの多くの機能をフル活用して、会社の生産性を高めるための強力な武器としてご利用ください!

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