シナリオ作成から始めるプレゼンテーション入門

シナリオ作成から始めるプレゼンテーション入門

ビジネス

投稿日:2018/02/20 | 最終更新日:2018/09/14

初めまして、トップゲートの片山です。
昨年(2017年)入社の新入社員でマーケティング事業部に所属し、
日々学びながら業務に取り組んでいます。
今回は僕が入社して半年で、プレゼンテーションの社内外の研修や書籍等で体系的に学び、
日々改善してきたことをアウトプットしたいと思います。

はじめに

さて、
いきなり唐突ですが僕には悩みがあります。
それは、
「言いたいことが伝わらない。」
「自分の考えを上手く相手と共有できない。」
これまでこういった悩みを抱えていて、それを長年コンプレックスに感じ、
どう改善したらいいのかわからず、日々彷徨っていました。
しかし、
職場という環境が変化し、新たな刺激をたくさん受ける中、
「いつまでも苦手なままでは終わらせたくない!!」
そう思い、プレゼンテーションを体系的に学ぶ決心をしました。
そして、僕と同じように、
プレゼンテーションが苦手な方、
新たにプレゼンテーションを学ぶ方に向けて、
役立つ情報を共有していきます。
それではよろしくお願いします。

プレゼンテーションの定義

プレゼンテーション。
あらゆるビジネスシーンで頻繁に使われる言葉。
今まで深く考えず、なんとなく使っていました。
でも、
プレゼンテーションを体系的に学ぶと決心した時に、
「あれ?プレゼンテーションの明確な定義がわからない…。」
そんな自分に気づき、すぐにWikipediaでプレゼンテーションの意味を調べてみました。
するとWikipediaにはこう書かれていました。
「プレゼンテーション (英語: presentation) とは、
情報伝達手段の一種で、聴衆に対して情報を提示し、理解・納得を得る行為を指す(宣伝等)。」

僕はこの文章に衝撃を受けました。
なぜか。それはこれまでの自分は、
「プレゼンテーションは話す技術で全てが決まる。」
と考えていたからです。
「聴衆に対し情報を提示し、理解・納得を得る行為」
という一文で、自分は勘違いしていた。
そう気がつくことができる重みのある言葉となりました。

コンセプトを定める。

コンセプトカフェから学ぶコンセプトの重要性

コンセプト設定の重要性を語る上で、
一度大きくプレゼンテーションから脱線し、
僕の趣味であるコンセプトカフェ(メイドカフェなど)巡りの話をします。
コンセプトカフェでは、
そのお店ごとに特色のあるコンセプトが設定されています。
「お屋敷」
「夢の国」
「魔法学院」
などなど…
様々なコンセプトが存在します。
そのコンセプトを女の子の衣装や会話する時のキャラ設定、
お店の内装などに反映させ、お客さんが楽しめる空間を作っています。
そして、
過去6年間秋葉原を中心とした全国のコンセプトカフェを
毎週のように巡ってきた結果、気が付いたことがあります。
それは
コンセプト設定が明確ではない、またはコンセプトがブレると、
すぐにつまらない気持ちになってお店に通わなくなり、
その後、その店が潰れていたなんてケースが数多くあるということです。
さあ、あまり趣味の話をすると給与査定に響く可能性もあるので…
この辺りでまとめます。
このコンセプトカフェで起きている現象の考えを元に、
人を惹きつけることを目的とした
プレゼンテーションのシナリオ作成でも、
「コンセプトは重要なのではないか?」
という仮説に至りました。
そして実際に調査してみると、
数多くの書籍や研修等で同じようにコンセプトの重要性を解く
意見が数多くあり、実体験と知識を紐づけることができました。
プレゼンテーションにおいても、
コンセプトが明確でなかったりブレると
以下のような現象が起こるようです。
「聴衆に伝えたいことが伝わらないプレゼンテーションになる。」
「資料作成で明確な手順を踏めなくなり何度も作り直すようになる。」
といったような現象が起きます。
僕自身もコンセプトを意識するまでは、
「なんで自分はこんなに資料作成が遅いんだろう?」
と原因がわからず、もがいていた時期もありました。
コンセプト設定。
しっかり意識していきたいですね。

コンセプト設定の3ステップ

コンセプト設定の3ステップ

ステップ1:相手の言葉の背景から提案内容を考える。

「相手のニーズに答え、なんらかの提案をする。」
日常的に良くある出来事であり、
新人、ベテラン関係なく誰もが経験することがあると思います。
そして、この件について今回の学びの中で、
僕に新たに加わった視点があります。
それは必ず相手の言葉が
「どういった背景で発せられた言葉なのか?」
考えることです。
例えば、
相手が「なんだか暑いですねー。」と言ったら、
その言葉の背景には、
「暑いからエアコンをつけて欲しい」という
相手の深層心理が隠されているということがあります。
ここであなたがエアコンをつけてあげると、
気が利く人という印象を植え付けることができます。
これはアメリカの精神科医、ミルトン・エリクソン博士が行っていた
「相手を思い通りに動かす間接的な暗示」を逆の立場から使う手法です。
例えば、
エリクソン博士は、「なんだか暑いですねー。」といい、自分の深層心理を間接的に伝え「エアコンをつけてもらう」というような考え方で、被験者に対し暗示を入れて誘導していたようです。
この考え方を逆の立場から使うと、相手の深層心理を的確に汲み取った行動ができ、信頼を勝ち取ることができます。
深層心理を意識し、潜在意識へ働きかけるアプローチは、
顕在意識5%、潜在意識95%といわれるフロイトが提唱した氷山モデルにもあるように、
より効果的な手段だと思います。
フロイトが提唱した氷山モデル
相手の言葉の背景を意識し、潜在的なニーズを探り出すことは大切そうですね。

ステップ2:訴求点は相手の立場に応じて1つだけ。

同じ内容提案でも相手の立場により、説明の仕方は変わってきます。
相手が決裁者であれば、
「稟議書が書きやすいような資料構成や話し方を意識する。」
また相手が決裁権を持っていない担当者ではあれば、
「社内提案がしやすいように資料を構成したり話し方を意識する。」
といったようなものは、ほんの一例ですが
これを意識するかしないかで提案の中身が変わってきます。
そして、
僕は訴求点を考えるうえで一助となってくれるフレームワーク。
FAB分析という存在を知りました。
FAB分析とは、

  • Feature(特徴)提案内容のザックリとした概要を明確化。
  • Advantage(利点)提案の利点や、強みを明確化。
  • Benefit(利益)相手の利益を中心に話す。

いずれか1つに訴求点を絞り訴求することです。
これを怠ると
「結局何が言いたいの?」
と顧客が困惑する結果になります。
またこの視点は分かったつもりでも、
実践では上手くいかず、僕自身今も改善を繰り返す毎日です。
欲張らず1つに絞ることが大切そうですね。

ステップ3:ゴール設定を明確にする。

カーナビは目的地の住所を設定しないと、
目的地(ゴール)にたどり着くことができません。
これはプレゼンテーションにおいても同じだということがわかりました。

  • 相手に提案の概要や理解してもらうことがゴールなのか。
  • 相手に興味や必要性を感じてもらうことがゴールなのか。
  • 相手に提案を承認してもらうことがゴールなのか。

これが明確でないと、
「聴衆に対して情報を提示し、理解・納得を得る行為」という
プレゼンテーションの定義を満たすことが出来なくなります。
顕在意識はシングルタスクしか認識できないという脳の特性上からも
1つのゴールを明確にすることが大切なのかもしれませんね。

ストーリーを設計する

ハリウッド映画には売れるストーリー設計がある。

ハリウッド映画を観ていて内容こそ違うものの、
「どこと無く構成が似ている?」
と感じることがありませんか?
それは、
売れるハリウッド映画には
ストーリー設計のフレームワークがあるようです。
有名なものは「英雄の旅」と言われるものです。
これは、

  • ヒーローが
  • 財宝を得るために
  • 困難を打破し
  • ハッピーエンド

という大きなストーリー設計のフレームワークです。
この流れに沿っていないと、
なぜだかわからないが、売れる映画にはならないようです。
プレゼンテーションでもストーリー設計をきちんとしないと
ゴール達成から遠のいてしまう可能性があるので、注意が必要そうですね。

ストーリー設計の5ステップ

ストーリー設計の5ステップ

ステップ1:全体像を明確に。

まず、
ストーリー設計をする上で重要なことは、
全体像を明確にすることです。
これは、
スーパーマーケットが購買意欲促進のために用いる手法で、
応用されているようです。
例えば、
スーパーマーケットでは、野菜の売り場の近くにて
全体像である料理の完成型をイメージさせるため、
カレーの写真を貼っていたり、ひき肉の近くにハンバーグの写真を見えるようにしています。
このように顧客に完成型をイメージさせないと、
スーパーマーケットでは食材の購買意欲が落ち、売上があがらないようです。
人間は完成型(全体像)を意識することで、
ゴールを目指せるようになる。
スーパーマーケットで物語っているように、
プレゼンテーションでも全体像をきちんと設計し、
それを相手にイメージさせることが非常に大切なようですね。
また、
全体像が先に設定したコンセプトと合致しているか?
こちらへの意識も大切なようですね。

ステップ2:マテリアル構成設計をする

これは設計した全体像をドキュメント化した際に、
その細かい内容や要点を書いたものです。
これは料理を例に考えるとわかりやすいかもしれません。
全体像は、

  • 食材を買う。
  • 食材を切る。
  • 食材を炒める。
  • 食材に味付けをする。
  • 食材を食べる。

といった大きなステップです。
これに対してマテリアル構造設計は、

  • 人参を買う。
  • 人参をみじん切りにする。
  • 人参を強火で炒める。
  • 人参を辛口で味付けする。
  • 人参を食べる。

といったような具体的な話です。
プレゼンテーションでは大枠の全体像が決まったら、
個別でマテリアル構造を設計することが重要になります。
大まかな内容とポイントを漏れなくダブりなく、
書くことが大切そうですね。

ステップ3:時間を設計する。

時間設計は、
相手が聴きたい箇所に時間をかける。
ことが重要です。
相手があまり関心がない箇所は、
早めに切り上げ相手にとって重要な箇所に
時間を割くことが大切ですね。

ステップ4:タイトルをつける。

タイトルをつける上で重要なことが2つあります。
「直感的に伝わる」
「目に止まる」
といった要素を必ず入れるということです。
ただ、インパクトを求めすぎ、
自社のイメージ等を傷つけないよう注意が必要です。

ステップ5:プロローグ、エピローグを設計する。

プレゼンテーションのプロローグでは、

  • 期待感
  • 危機感
  • ドキドキ感

など …
相手の感情を揺さぶる要素を盛り込み、
興味を惹きつけることが大切なポイントになります。
またプレゼンテーションのエピローグでは、
どんな終わり方をするかが重要になってきます。

  • ゴールで終わるのか。
  • 行動プランで終わるのか。
  • 結論や全体像で終わるのか。

しっかりと目的に応じたエピローグにすることが大切です。

学んだこと

今回のプレゼンテーションの学習において、
1番学びになったことは、
「初めから自己流のプレゼンテーションは難しい」
ということです。
スティーブ・ジョブズのプレゼンテーションが
どんなに魅力的に感じたとしてもいきなり真似をしない。
ある程度の経験を詰むまでは、
先人達の叡智であるフレームワークを活用することが大切。
初めはプレゼンテーションの体系的な知識を学び、
フレームワークを使いこなせるようになってから、
自己流のプレゼンテーションに移行する。
「無理にカッコつけずに基本を忠実に守る。」
それがプレゼン上達への近道だと感じました。
そして、次にマインド面の話です。
僕自身を含めプレゼンテーションが苦手な人の一定数で存在するのが、
コミュ障やあがり症といったメンタル面の問題です。
ただ、
これはプレゼンテーションの事前準備によって、
一定レベルでメンタル面の問題は解決できると感じました。
「不安の原因はなにか?」と真剣に考え、
紙に書き出すなど、見える化することで問題解決への道は開けると感じました。
等身大の自分と向き合い問題が明確になることで、
なぜだかわからないけど不安な気持ちが払拭されていきます。
学生時代「人と目の目を見て話せない」くらい人見知りだった僕がいうので、
間違いないのではないかなと思います。

学びによる変化

大きな変化は、
プレゼンテーションのテクニック的な話だけではなく、
プレゼンテーションを通して、自分の思考(情報)を整理し、
相手に自分の考えを伝えるにはどうしたらいいのか?
こういった事に真剣と取り組むように変化できたことだと思います。
これはビジネスシーンだけではなく、プライベートでも活かせることで、
自分の考えを伝えるということは他者意識を持つということ。
これは人間として大切な思いやりの精神にも繋がるのではないかと思います。
これまでの僕は思考を十分に整理せず闇雲に行動を起こし、
無駄となる行動が多くなったり、いつまで経っても成長しない
といったような問題が起きていました。
「プレゼンテーションの定義は?」
「コンセプトは?」
「ストーリーは?」
このように常に自問自答することによって、
思考がブレず、確実にゴール目指す行動ができる術を
身につけることができたと思います。

おわりに

プレゼンテーションは、
本で読むだけでも闇雲に実践するだけでも、
駄目だということがわかりました。
一番大切なのは、
「自分の伝えたいことをフレームワークに当てはめて整理し、人前でプレゼンテーションすることに対して苦手意識を克服し、どんどん実践すること。」
だと思いました。
プレゼンテーションに苦手意識があると、
挑戦する機会を避ける行動を取ったり、
「恥ずかしい」
「出来ない人だと思われたくない」
といった感情や小さなプライドに支配され
いつまで経っても改善へと向かいません。
これを乗り越え、プレゼンテーションに挑戦すると、
相手にフィードバックをもらえるようになり、
それを真摯に受け止めることができれば、必ず改善することができるようになります。
まだまだ僕はプレゼンテーションにおいて未完成で修行中の身ですが、
今後必ずプレゼンテーション技術をマスターし、
その先にある世界へステップアップできるよう
日々精進していきたいと思います。

katayama

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