業務が属人化する原因とは?具体的な解決方法をわかりやすく徹底解説!

業務が属人化する原因とは?具体的な解決方法をわかりやすく徹底解説!

ビジネス

投稿日:2022/01/31 | 最終更新日:2022/02/01

業務の属人化は、ビジネスマンの頭を悩ませる課題の一つです。特定の人間が担当している業務がブラックボックス化し、本人以外はその内容や作業進捗を把握することができません。このような状況に陥った場合、担当者の業務負荷は大きくなり、フォロー体制も不十分になってしまうため、組織としての生産性は大きく低下します。

本記事では、業務の属人化によるリスクや属人化が発生する原因、属人化の解決方法など、あらゆる目線から一挙にご紹介します。自社における業務の属人化を解消したい方は、ぜひ最後までご覧ください。

業務の属人化とは?

属人化とは、特定の人間が担当している業務内容や作業進捗が、本人以外に把握できなくなる状態を意味します。業務がブラックボックス化することで「何を」「どのような手順で」「どれくらいの時間で」作業しているのか、不明瞭になってしまいます。

このような状況に陥った場合、特定の担当者が一人で作業を進めることになり、その人間の業務負荷が増大します。また、担当者の不在時や退職してしまった際には、誰もその作業内容を把握していないため、業務が滞ってしまう可能性が高くなります。

企業における業務の属人化は珍しいことではなく、会社の規模を問わずに顕在化している課題の一つであると言えるでしょう。そのため、多くの企業が業務の属人化を避けるために様々な工夫を行っています。

なお、一口に「業務の属人化」と言っても、その対象となる業務は多岐にわたります。例えば、経理部門の経費処理や経営企画部門の戦略立案、情報システム部門のシステム運用・保守などが挙げられます。組織内に存在している業務は、すべて属人化するリスクを含んでおり、どの業務が属人化しているのかによって解決策は変わります。

業務の属人化によるリスク

業務の属人化によって、具体的にどのようなリスクが考えられるのでしょうか。

本章では、業務の属人化によってもたらされる代表的なリスクをご紹介します。

業務が停滞する

業務の属人化によって、業務が停滞するリスクがあります。特定の担当者しか作業内容を把握していないため、他の社員がフォローすることはできません。結果として、担当者の不在時や退職してしまった際には、誰も仕事を引き継ぐことができず、業務が停滞する可能性があります。

業務の品質が落ちる

業務の属人化は業務品質の低下にも繋がります。特定の担当者が属人的に業務を行っている場合、一般的には手順書やマニュアルは存在せず、担当者の独断で作業を進めていきます。仮に業務の方向性や進め方が適切でない場合でも、他の社員が発見・指摘することはできず、結果として業務品質が低下してしまいます。

適正な評価ができない

属人化した業務は、適正な評価ができないという課題もあります。担当者以外は誰も作業内容を理解していないため、その業務に対する正しい評価を行うことができません。これは人事評価の観点からも大きな問題ですし、業務の PDCA サイクルを回していく上でも由々しき課題だと言えるでしょう。

業務が属人化する原因

業務が属人化する原因は多岐にわたりますが、本章では代表的なものをいくつかご紹介します。

社内のコミュニケーション不足

業務が属人化する原因として、社内のコミュニケーション不足が挙げられます。例えば、担当者が多忙を極めている場合、目の前の仕事を片付けることに精一杯になり、他の社員への情報共有を怠ってしまいます。

その結果、誰も業務内容を把握することができず、業務の属人化が進行します。また、人員不足で担当者一人ひとりの対応範囲が広くなり、業務内容を共有できる相手がいないケースも考えられます。

業務における専門性の高さ

業務における専門性の高さが属人化を引き起こしているケースも存在します。特殊なスキルや経験などが求められる専門的な業務の場合、対応できる社員が限定されてしまい、結果として業務の属人化に繋がります。

このような場合、業務の手順書やマニュアルの作成は困難であり、担当者の経験や勘に頼って作業が進められることになります。また、専門的な業務は高い教育コストが発生することが多く、組織としての対応が後回しになりがちな点も課題として挙げられます。

社員の属人化に対する意識

社員の意識が業務の属人化を引き起こす原因になることもあります。社員が業務の属人化を問題だと認識せず、業務が属人化していることを理解しながら、そのまま仕事を進めてしまうのです。

例えば、自分しか対応できない業務を担当することで組織における立場を維持したり、業務の方向性や進め方を指摘されるのを恐れて、そのまま業務を継続するようなケースが考えられます。このように、業務の属人化は社員の意識によってもたらされる可能性もあることを理解しておいてください。

業務を標準化するメリット

ここまで、業務の属人化によるリスクと原因をご説明しましたが、業務を標準化することでどのようなメリットがあるのでしょうか。

本章では、業務を標準化するメリットについて、代表的なものをいくつかご紹介します。

業務品質を維持できる

業務の標準化により、業務に対する客観的な評価が可能になり、業務品質を維持することができます。また、担当者が不在の場合でも、手順書やマニュアルに沿って別の社員が対応できるため、質を担保しながら業務を継続することが可能になります。

業務効率化を実現できる

業務を標準化することで、担当者が見落としていた課題や問題点を他の社員が発見しやすくなり、結果として業務効率化に繋がります。また、複数人で作業を分担すれば、一人で対応するよりも効率的に業務を進めることができます。

社内にノウハウを蓄積できる

業務を標準化し、対応方法などをマニュアルにまとめることで、社内にノウハウを蓄積できます。誰でも理解できる形でノウハウを見える化しておけば、新入社員や中途社員、他部署からの異動者に対して、スムーズに業務を継承することが可能になります。

業務の属人化の解決方法

業務の標準化により、企業は様々なメリットを享受できることをご説明しました。それでは、業務の属人化を回避するためには、具体的に何をすればよいのでしょうか。

本章では、業務の属人化の解決方法をご紹介します。

人材の採用

業務の属人化を解決する上で、人材採用はとてもシンプルな方法です。業務の属人化が発生する原因は多岐にわたりますが、単純に人手が不足しているが故に、特定の社員に業務が集中し、属人化を引き起こしている可能性もあります。このような場合は、人材採用を選択肢に入れてください。業務遂行のための人的リソースを確保することで、業務の属人化が解決することもあります。

仮に新規採用が難しければ、人材育成によって社員を戦力化するのも有効な手段です。なお、講師となる社員が多忙な場合は、外部の研修会社に依頼するのも一つの手です。業務の属人化のレベルに応じて、最適な解決方法を検討してください。

業務のマニュアルを用意する

業務の属人化を避けるためには、マニュアル作成が有効な手段になります。つまり、マニュアルを見れば誰でも対応できる状態にしておくことで、特定の担当者に作業が集中することを回避するわけです。

業務が生まれた背景や目的、具体的な対応方法などをまとめて、マニュアルとして保管しておきましょう。その際、基本的な情報だけではなく、専門用語や数値の意味などを盛り込んでおくと、さらに充実したマニュアルになります。

業務フローを可視化する

業務の属人化を解決するためには、業務フローの可視化が重要なポイントになります。業務フローを可視化することで、どの業務がボトルネックになっているのか、特定箇所に集中している業務を分散できないか、あるいは業務の流れをシンプルにできないか、などの分析が可能になり、その後の改善に繋げることができます。

まずは、業務の一連の流れで発生する作業や関係する部署や人物、取り扱う情報(文書・データなど)を洗い出し、図式化(フローチャート化)することをオススメします。これにより、業務フローを客観的に可視化でき、全体を眺めながら業務の属人化に対する解決策を検討可能になります。

データ活用のためのツールを導入する

業務が属人化する原因の一つとして、その業務で取り扱うデータの置き場所や使い方がわからないことが挙げられます。特定の社員しかデータの所在を知らない場合、当然ながら業務の属人化は進行します。そのため、業務の属人化を回避するためには、組織全体でデータを活用できる仕組みが重要になります。

そして、当然ながらデータを活用するためには、データの保管場所が必要です。従来の日本企業では、主にオンプレミスのファイルサーバーなどが利用されていましたが、最近ではクラウド環境へのデータ保存が主流となっています。

代表的なクラウドサービスとしては、 Google が提供している Google ドライブや Google Cloud Storage などが挙げられます。これらを活用して、データマートやデータレイクを構築し、データを効率的かつ安全に保管している企業は多く存在します。

また、データの保管場所ができたとしても、それで終わりではありません。単にデータの置き場所を用意しただけでは、様々な理由から業務の属人化が起きてしまう可能性があります。例えば、データにアクセスできる人がいない、社内でアナログ処理を行っている、データドリブンな意思決定を行っていない、などの理由が考えられます。

そして、このような課題を解決するためのツールとして、データウェアハウス(DWH)や BI ツールが挙げられます。これらを導入することで、業務のデジタル化やデータの可視化を実現することができ、企業が意思決定を行うために必要な情報を揃えられます。その結果として、迅速かつデータに基づいた意思決定が可能になるため、自社のリソースに余裕が生まれ、業務の属人化の回避に繋がるのです。

それでは、データウェアハウス(DWH)や BI ツールとは、一体どのようなツールなのでしょうか?次章以降で詳しくご説明します。

属人化を防ぐにはデータウェアハウス(DWH)と BI ツールがオススメ

先ほど、属人化を防ぐためにはデータウェアハウス(DWH)と BI ツールの導入がオススメだと記載しました。どちらもデータ活用において不可欠なツールであり、業務の属人化を防止するために有効なソリューションになります。

以下、それぞれのツールの概要をご説明します。

データウェアハウス(DWH)とは?

データウェアハウス(DWH)とは、業務に関する情報をまとめて保管しておくためのデータベースです。様々なシステムからデータを保存し、それを分析するために整理する、データの保管庫のようなイメージです。

以前まで、データ管理は容易なことではなく、目的のデータを探すだけでも大変な労力が必要でした。さらに、古いデータは削除するなどのメンテナンスも発生しており、データ管理にとても多くの時間を費やしていたため、経営判断へのデータ活用は、ハードルが高いものとして避けられてきました。

しかし、データウェアハウス(DWH)の登場によって、大容量データから該当情報を抽出したり、重複を避けてデータを保存したりできるようになったため、従来の課題を解決することができるようになりました。企業が保有するデータ量が増加し、ビックデータ活用が求められる昨今のビジネスにおいて、データウェアハウス(DWH)は不可欠なツールと言えるでしょう。

属人化の主な原因は、データが特定社員の手元のみに存在することでした。データウェアハウス(DWH)を活用することで、自社のデータを適切に管理することができ、誰でも必要な情報を必要なときに利用可能になります。これが結果として属人化の回避に繋がります。

データウェアハウス(DWH)に関して理解を深めたい方は以下の記事をご参照ください。
データウェアハウス(DWH)とは?メリットや活用例まで一挙に紹介

BI ツールとは?

BI ツールとは、「 Business Intelligence ツール」を略したものであり、膨大なデータを管理・集約し、必要に応じて分析まで行うことができるサービスです。

対象となるデータは多岐にわたり、企業の基幹システム( ERP )や顧客管理システム( CRM )に格納されている売上データや顧客データはもちろんのこと、センサーで集めた気象データや自社ホームページへのアクセスログなど、様々なものが挙げられます。

これらのデータを可視化し、自社の状況を正しく把握することで、今後に向けた改善案を検討することができます。また、分析結果を戦略に反映することで、より生産性の高い経営を実現することが可能になります。

BI ツールには、データの「管理」「分析」「レポーティング」など、多くの機能が搭載されており、様々なデータをダッシュボードなどでわかりやすく表示できるため、スピード感をもった意思決定を実現します。また、マーケティング観点での統計分析やシミュレーションを行うことも可能です。

つまり、 BI ツールで様々なデータを見える化し、社員全員が自社の状況を把握できる状態にしておくことで、業務の透明化を図ることができ、属人化を避けられるというわけです。

BI ツールに関して理解を深めたい方は以下の記事をご参照ください。
BI ツールとは何か?メリット、デメリット、活用事例まで、一挙に紹介!

まとめ

ここまで、データウェアハウス(DWH)と BI ツールが属人化の回避に有効であることをお伝えしましたが、当然ながらツールの導入にはコストがつきものです。新しいツールを導入することで発生する費用を懸念する方は少なくないでしょう。

データウェアハウス(DWH)と BI ツールの導入にはコストが伴いますが、前述の通り業務の属人化を回避することができます。加えて、これらのサービスが持つ様々な機能により、自社の生産性向上を実現することも可能です。

例えば、データウェアハウス(DWH)であればデータ管理やデータ抽出にかかる作業工数を削減できますし、 BI ツールであればレポートティング業務を省人化できます。このように、データウェアハウス(DWH)や BI ツールはあらゆるシーンにおいて効率化に繋がるソリューションであり、それは結果として人的コストの削減に直結します。

そのため、短期的に見ればコストが増加するように見えますが、ツール導入によってもたらされる業務改善なども考慮した上で、多角的かつ長期的な目線で費用対効果を判断してください。

また、一口に「業務の属人化」とは言っても、どのような業務で属人化しているのかで必要なソリューションも変化します。例えば、総務や経理などのバックオフィス業務で Excel を使ったデータ管理が属人化しているケースが挙げられます。

市場には SmartHR (労務管理の効率化ツール)、 LayerX インボイス(請求書処理の効率化ツール)、マネーフォワードクラウド(会計業務の効率化ツール)など、バックオフィス用のサービスも数多く存在しますが、これらはデータウェアハウス(DWH)や BI ツールではありません。

そのため、属人化したバックオフィス業務がなくなった場合の採用コストや教育コストと、システムの導入コストを比較検討してみてはいかがでしょうか。どのようなソリューションを導入するとしても、まずは自社の状況を正しく把握した上で、然るべき対策を講じることが重要になります。

オススメのデータウェアハウス(DWH)と BI ツールをご紹介

最後に、数あるデータウェアハウス(DWH)、 BI ツールの中からオススメのサービスとして BigQuery と Looker の2つをご紹介します。どちらも非常に高性能かつ便利なツールであるため、属人化を回避したい方はぜひ参考にしてください。

BigQuery

BigQuery は Google Cloud (GCP)で提供されているデータウェアハウス(DWH)です。 Google Cloud (GCP)とは Google が提供するパブリッククラウドであり、 Microsoft の Azure や Amazon の AWS と同じ位置付けのサービスです。この Google Cloud (GCP)の一機能として BigQuery が内包されています。

BigQuery はデータウェアハウス(DWH)であるため、様々なデータを整理した形で保管しておくことができます。さらに BigQuery はビッグデータ解析サービスとしても利用できるため、データ分析にも有効に活用できます。通常では長い時間かかるクエリを、数TB(テラバイト)、数 PB(ペタバイト)のデータに対し数秒もしくは数十秒で終わらせることができ、超高速な処理が大きな特徴のサービスです。

また、データの処理速度が速いだけではなく、「データベースの専門知識がなくても扱える」、「コストパフォーマンスが高い」など、 BigQuery には様々なメリットがあります。もちろん、 Google Cloud (GCP)の多彩な他サービスともシームレスに連携できるため、あらゆるシーンで企業の業務効率化に寄与します。

BigQuery に関しては、以下の記事で詳しくご紹介しています。
超高速でデータ分析できる!専門知識なしで扱えるGoogle BigQueryがとにかくスゴイ!

Looker

Looker は次世代型の BI ツールと呼ばれています。そもそも BI ツールとは企業に蓄積された大量のデータを分析し、分析したデータを可視化できるものです。データを可視化することで、企業の経営活動の指針になったり顧客データの分析ができます。

次世代型 BI ツールと呼ばれているのは、今までの BI ツールのメリットを詰め合わせたツールになっているからです。今までの BI ツールを振り返ると、出始めの頃は知見があるスペシャリストしか扱えないものでした。

その後登場した BI ツールは「誰でも扱える」ことをコンセプトとしたため、気軽にデータ分析が可能となりました。しかし、誰にでもデータ分析ができる反面、よりマクロな視点でのデータ分析やセキュリティ面での不安が残りましたが、 Looker は今までの課題点を解消しつつメリットだけを組み込んだのです。

モデリング言語(定義されたルールにしたがって構造された人工言語)の習得のしやすさや、 Git (プログラムのソースコードなどの変更履歴を記録するバージョン管理ツール)との連携など、 Looker には嬉しい特徴が複数備わっており、実際に多くの企業が Looker を活用してデータの可視化に取り組んでいます。

Looker に関しては、以下の記事で詳しくご紹介しています。
次世代BIツール「Looker」の概要と導入時の注意点をご紹介!

Looker で次世代のデータ活用を実現!データの民主化における課題と解決法とは?

まとめ

本記事では、業務の属人化によるリスクや属人化が発生する原因、属人化の解決方法など、あらゆる目線から一挙にご紹介しました。

業務の属人化が進行した場合、業務のブラックボックス化や業務の生産性低下など多くの問題が発生します。また、一口に「業務の属人化」と言っても、その対象となる業務は多岐にわたります。どの業務が属人化しているのかによって解決策は変わるため、属人化の原因を正しく理解して、自社の状況に合わせた対策を講じることが大切です。

そして、 業務の属人化を避けるためにはデータウェアハウス(DWH)と BI ツールの導入が効果的です。当然ながら導入コストは発生しますが、ツール導入により属人化を回避することができ、様々なシーンにおける業務効率化に大きく寄与します。

もしツール導入を検討するのであれば、 BigQuery と Looker がオススメです。それぞれのサービスが持つ様々な特徴により、利用企業は多くのメリットを享受できます。なお、弊社トップゲートでも今回ご紹介した Google Cloud (GCP)を取り扱っています。

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