クラウドベンダーから自社に最適な提案を引き出す!RFP(提案依頼書)の作成方法とは?

クラウドベンダーから自社に最適な提案を引き出す!RFP(提案依頼書)の作成方法とは?

エンジニアブログ

投稿日:2020/12/16 | 最終更新日:2020/12/22

新しいサービスを自社導入する際、RFP(提案依頼書)は必要不可欠です。クラウドベンダーから最適な提案を受けることができ、複数ベンダーを比較するためにも役立ちます。

本記事では、自社にとって最適な提案をクラウドベンダーから引き出すためのRFP(提案依頼書)の作成方法をご紹介します。重要なポイントに絞って具体的に説明していますので、RFP(提案依頼書)作成を検討している方は、ぜひ最後までご覧ください。

RFP(提案依頼書)とは?

RFPという言葉は、企業がシステムを検討または導入する際によく使われる言葉です。RFPは「Request for Proposal」の頭文字をとった略語であり、日本語で表記すると「提案依頼書」と訳されます。

RFPはシステムやサービスを発注する側の企業が、クラウドベンダーへシステム構築などを依頼するときに、自社システムに必要な要件や実現したい内容(課題・将来像)などを示すためのものです。自社システムに精通しているIT担当者や情報システム部門が作成するケースが多いです。

また、RFPと似た言葉に「RFI(Request for Information)」というものがあります。RFIは「情報提供依頼書」を意味する言葉であり、発注側の企業がクラウドベンダーに対して、会社情報や実績、サービス内容などの提供を求めるためのものです。

RFPとRFIはいずれも適切なシステム提案を受ける上で重要な書類であると言えますが、RFIは一次選考用、RFPは二次選考用という使い分けをされることが多いです。また、会社情報や実績、サービス内容などはWebサイトから情報を取得できるため、RFIを省略する企業も少なくありません。

このようにRFPは、自社にとって最適な提案を受けるために必要不可欠なものです。新しいシステム・サービスを導入する際には、ぜひRFPを作成するようにしてください。詳しくは次章以降でご説明しますが、RFP作成は導入企業とクラウドベンダーの双方にとってメリットがあります。

RFP(提案依頼書)のメリット

発注企業(お客様)のメリット

発注企業にとってRFPを作成する最大のメリットは「クラウドベンダーから自社に最適な提案を受けることができる」という点です。自社が求めるシステム要件などを正確かつ詳細にRFPへ記載することで、自社の状況を漏れなくクラウドベンダーに伝えることができます。

また、複数社の中からクラウドベンダーを選ぶときに、RFPがあれば選定基準が明確になります。相見積もりを取得して、提案内容や費用感を比較するために役立つという点もRFP作成の大きなメリットのひとつです。

さらに、RFP作成は自社システムの現状および課題を把握すると同時に、理想の将来像を具体的にイメージすることに繋がります。これらの課題や将来像を自社内およびクラウドベンダーと共有することで、効率的なシステム改修を計画的に進めていくことができます。

クラウドベンダーのメリット

クラウドベンダーにとってRFPのメリットは「お客様の現状や要件を具体的に知ることができる」という点です。初期段階でお客様の状況が詳しくわかっていればいるほど、より具体的な提案を行なうことが可能になります。

情報が不足した状態で提案した場合、細かい要件がわからずに抽象的な内容になるケースが多いです。また、何度もお客様にヒアリングを実施することになるため、発注企業側の工数も増えてしまいます。

現状から理想の将来像までをRFPで明確化することで、システム導入後の運用も含めた中長期的な目線での提案を検討することができ、より発注企業にとって満足度が高いサービスを提供することが可能になります。

RFP(提案依頼書)に記載するべき項目

RFPに記載するべき項目は、構築するシステムの目的や内容によって異なりますが、どのようなシステムを導入するときも共通して使える一般的な事項が存在します。以下にご紹介する5つの項目をRFPに盛り込むことで、大幅に要件がずれることはありません。

  • 1.目的・主旨
  • 2.提案依頼事項
  • 3.既存システム情報
  • 4.予算
  • 5.スケジュール

詳しくは次章でご説明しますが、上記はRFP作成時に必ず抑えておきたい項目です。この5つをベースとして、適宜必要な情報を追加するようにしてください。それでは、実際にRFPを作成するときの実践的なポイントをご紹介します。

RFP(提案依頼書)作成のポイント

目的や狙いを明確に記載する

「なぜクラウド化するのか?」という根本的な部分について、自社の目的や狙いを明確に記載してください。システム構築に至った経緯や改善したい課題をクラウドベンダーに伝えることで、自社の状況に合わせた最適な提案を受けることができます。

また、目的や狙いを明確に記載できない場合は、相談事項や検討事項をRFPに盛り込むようにしてください。悩んでいるポイントをクラウドベンダーにはっきりと伝えれば、適切なアドバイスを受けることが可能になります。

このようにプロジェクト全体の目的や考え、狙いを記述することで、RFPの骨子となる最も大切な部分が明確になり、クラウドベンダーと認識を合わせながら会話を進めていくことができます。

具体的な要件と将来のビジョンを明記する

RFPの中心となる部分が提案依頼事項です。自社の目的達成のために、システムに必要な機能・性能を要件としてすべて網羅してください。

要件が具体的であればあるほど、導入後の運用がスムーズになり、導入効果は高まります。例えば、システム選定の場合は、システムの構築方針、機能要件、非機能要件、その他要件などが挙げられます。

さらに、クラウド化することで将来どのようなビジョンを描いているのか、という点も大切です。クラウドベンダー目線では、要件や将来像に対する理解度が深まれば、より効果的かつ中長期的な目線でお客様に提案をすることが可能になります。

既存システムのスペックと構成図を明記する

クラウドベンダーから最適な提案を受けるためには、既存システムの状況を正確に伝える必要があります。そのため、現在利用しているシステムのスペックや構成図をRFPに盛り込むようにしてください。

特にネットワークやストレージは、スペックの記載だけでは詳細が伝わりづらいため、構成図を準備することで要件の理解が深まります。他にも、具体的な機種名や利用機能などが網羅されていると、さらに具体的なRFPになります。

具体的な予算金額を明記する

社内検討の段階で、初期費用やランニング費用の概算予算を検討し、RFPに盛り込むことをオススメします。あらかじめ予算枠を明確にしておくことで、相見積もりを取得する際に同じ条件で内容を比較することができたり、設備投資が可能な現実的な提案を受けることができるようになります。

また、既存システムの採用価格や選定理由もあわせて記載しておくと、さらに有効なRFPになります。クラウドベンダーが提案内容を考える上で、既存システムに対する予算や選定基準は有益な参考情報になるため、可能な限りRFPに記載するようにしてください。

RFPの提出期限も含めた全体スケジュールを明記する

RFPにはスケジュール感を忘れずに盛り込んでください。まずはクラウドベンダーが作成する提案書の提出期限を設定します。

システム規模によって若干異なりますが、プロジェクト発足から契約まで、3ヶ月から6ヶ月ほどを要することが一般的です。ベンダーの提案書作成が約1ヶ月、契約検討が約1ヶ月ほどかかることを考慮して、提出期限を設定してください。

また、クラウドベンダー選定後にプロジェクトをどのようなスケジュールで進めるのか、具体的な工程表を盛り込んでおくとさらに効果的なRFPになります。自社とクラウドベンダーで、スケジュール感や全体の流れを認識合わせしておくことで、計画的にプロジェクトを進めていくことができます。

RFP(提案依頼書)のサンプル

本記事でご説明した内容を踏まえて、実際にRFPを作成するときに使えるサンプルを用意しました。必要項目はすべて網羅していますので、以下を参考にRFPを作成してください。

1.概要
1-1.表紙:〇〇株式会社 △△システム導入プロジェクト 提案依頼書(RFP)
1-2.本書の目的:RFPの目的を記載
1-3.プロジェクトの背景:RFP作成に至った経緯を記載
1-4.現状課題:長文になる場合は、箇条書きや別資料(Excel)を活用
1-5.プロジェクトの目的:プロジェクトの目的を明確に記載
1-6.プロジェクトのゴール:目指すべき定量的なゴールを記載(品質、費用、納期など)
1-7.プロジェクトの範囲:クラウドベンダーに提案を依頼する範囲を記載
1-8.プロジェクトの方針:システム構成や実現したい機能などを記載
1-9.プロジェクトの予算:初期費用とランニング費用に分けて予算を記載
1-10.会社情報:自社の基本情報、組織図、拠点数、を記載(企業HPでも可)
1-11.システムの構成:既存システムのスペックや構成図を記載
1-12.現行機器の構成:社内で使用しているPCやサーバーなどを種類別に記載

2.提案依頼事項
2-1.会社情報:クラウドベンダーの会社情報を提供依頼
2-2.提案システム概要:機能一覧、イメージ画像キャプチャなどを提供依頼
2-3.プロジェクトスケジュール:プロジェクトの全体スケジュールを明示依頼
2-4.プロジェクト体制図:プロジェクト体制とプロジェクトマネージャーの明示依頼
2-5.プロジェクトマネジメント方法:プロジェクトのマネジメント方法を明示依頼
2-6.会議体:プロジェクトを進める上で発生する会議体を明示依頼
2-7.サポート体制・運用体制・SLA:障害時などの対応について明示依頼
2-8.納品物一覧:事前に納品物の一覧を明示するように依頼
2-9.ドキュメントサンプル:品質チェックのために納品物サンプルを提供依頼
2-10.概算費用:初期費用とランニング費用に分けて明示依頼
2-11.制約事項:注意すべき制約事項を明示依頼
2-12.導入事例:自社と同業種での導入事例を明示依頼
2-13.契約内容:契約内容や支払い方法などを明示依頼

3.選考の進め方
3-1.選考スケジュール:自社が期待するスケジュール感を記載
3-2.提案書の提出先:提案書の提出先や提出方法を記載
3-3.提案評価:ベンダーを選定する上で自社が重視する評価ポイントを記載

まとめ

RFPの重要性と具体的な作成方法をご理解いただけましたでしょうか?RFPは自社とクラウドベンダーの両者にとってメリットが存在し、プロジェクトをスムーズに進め、かつ、自社にとって最適な提案を受けるためには必要不可欠なものです。

自社の現状をクラウドベンダーに正しく伝え、将来目指すべき姿までを具体的に示すことで、クラウドベンダーは多角的かつ中長期的な目線で提案を検討することができ、提案のクオリティが飛躍的に向上します。

自社にとって最適な提案を受け、理想的なシステム導入を実現するために、本記事でご紹介したポイントやサンプルを参考にし、ぜひRFPを作成してみてはいかがでしょうか?



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