【会社の機密情報を安全に管理しよう】 Google Vault の概要、機能、できることまで徹底解説!

会社の機密情報を安全に管理!Google Vault の概要、機能、できることまで徹底解説!

Google Workspace

投稿日:2021/05/03 | 最終更新日:2021/09/04

「 Google Vault 」というサービスをご存知でしょうか? Google が提供するグループウェア「 Google Workspace 」に内包されているサービスであり、 Google Vault を利用することで、会社の機密情報を安全に管理し、適正なグループウェア運用を実現できます。

本記事では、 Google Vault の基礎的な内容から、機能、できることまで、一挙にご紹介します。 Google Workspace を安全に運用したい方は、ぜひ最後までご覧ください。

Google Workspace とは?

はじめに Google Workspace の基本事項を理解しておきましょう。

Google Workspace は Google が提供しているクラウド型のグループウェアサービスです。以前は「 G Suite 」という名前で親しまれていましたが、2020年10月に「 Google Workspace 」へ名称変更しました。

Google Workspace には「メール」「カレンダー」「オンラインストレージ」「ビデオ会議」など、企業に必要な機能がすべて揃っています。また、組織の生産性を高めるための業務効率化ツールが内包されている点も Google Workspace の大きな特徴です。

本記事で取り上げる Google Vault も Google Workspace に搭載されているサービスです。詳しくは次章でご説明します。

Google Vault とは?

サービス概要

Google Vault は Google Workspace の情報ガバナンスと電子情報開示を実現するためのツールであり、社員の Google Workspace 環境内の「データ保持」「記録」「検索」「書き出し」などを行うことができます。

Google Vault で自社のデータを適切に管理することで、 Google Workspace 運用におけるセキュリティリスクを低減でき、電子情報の開示を求められた場合でも落ち着いて対応することができます。

ライセンス要件

Google Workspace を契約すれば必ず Google Vault が使えるわけではなく、一部のプランでは Google Vault の機能が提供されていません。

Google Vault が利用可能なプランは以下の通りです。

  • Google Workspace Business Plus
  • Google Workspace Enterprise Standard
  • Google Workspace Enterprise Plus

契約内容を事前にチェックし、 Google Vault に対応しているプランを選んでください。

サポート対象のデータタイプ

Google Vault は Google Workspace の以下サービスをサポートしています。管理可能なデータタイプを事前に把握しておきましょう。

サービス 保持管理 記録保持 検索・書き出し
Gmail
Google ドライブ
Google グループ
Google チャット
※履歴オンの場合
従来のハングアウト
※履歴オンの場合
Google チャットにて保持 Google チャットにて記録保持 Gmail の検索と書き出しを利用
Google Meet Google ドライブにて記録保持 Google ドライブの検索と書き出しを利用
G Suite 版 Google Voice

Google Vault で管理できるファイル形式など、詳細は Google 公式サイトをご参照ください。

Google Vaultの料金体系

Google Vault はサービス単体での料金は発生せず、 Google Workspace のプラン料金の中に内包される形となっています。なお、現在は Google Vault 単体での購入はできません。

Google Workspace は契約しているライセンス数に応じて、毎月決められた金額を支払う料金体系となっています。様々なプランが存在し、それぞれ料金や機能が異なるため、自社に最適なプランを選択することが大切です。

Google Workspace のプランの選び方は、以下の記事が参考になります。
Google Workspace はどのプランを選べば良いの?具体的なおすすめプランの選び方をご紹介!

Google Vault の機能

データの記録保持

Google Vault の代表的な機能として、データの記録保持が挙げられます。記録保持は「リティゲーションホールド」と呼ばれることもあり、訴訟に関連する情報や証拠を保全するためのプロセスを指す言葉です。

日々の運用の中で Google Vault を活用することで、様々なデータを無期限に記録保持することが可能になります。そのため、裁判所からの情報開示請求に迅速に対応できますし、法的義務の遵守にも繋がります。

仮に社員がデータを削除した場合でも、 Google Vault にはアーカイブされたデータが残っており、必要な情報を任意のタイミングで抽出できるため、安全な Google Workspace 運用を実現することが可能になります。

データの削除

Google Vault にはデータの記録保持だけでなく、削除の機能も搭載されています。 Google Vault でデータ削除を実行することで、 ユーザーアカウントと全ての Google システムから該当データが完全に削除されます。

不要になった機密データをそのまま残しておくのは、会社にとって一定のリスクが伴うため、このような場合は Google Vault で削除を行うことがオススメです。

データの検索

Google Vault 内に保存したデータは、必要に応じて検索可能です。せっかくデータを記録保持しても、自由に使えなければ意味がありません。

Google Vault は「ユーザーアカウント」「組織部門」「日付」「キーワード」などを元に検索を実行できるため、目的の情報までスムーズに辿り着くことができます。 Google Workspace 内のデータを検索し、メッセージや添付ファイルなどを効率的に探すことが可能です。

データの書き出し

Google Vault には、検索したデータを書き出す機能も搭載されているため、得られたデータを元にその後の分析作業を進めることができます。

Google Vault で書き出されるデータは以下の通りです。

  • 検索条件に一致するすべてのデータのコピー
  • 書き出したデータを組織内の各ユーザーにリンクするために必要なメタデータ
  • 書き出したデータが Google のサーバーに保存されているデータと一致することを証明するために必要な確認情報

ただし、書き出したデータは15日間で削除されるため、その点には注意が必要です。

監査レポートの出力

Google Vault を使えば、 Google Vault ユーザー( Google Vault の操作権限を持つアカウント)のアクティビティに関する詳細データを監査レポートとして取得することができます。

レポートは CSV ファイルで出力でき、 Google スプレッドシートを利用して閲覧することも可能です。監査レポートに記録されているアクティビティは、管理者やユーザーの操作で削除することはできず、 Google Vault を使い続ける限り、半永続的にデータとして残りますが、 Google Vault を解約した場合は30日後に監査データも削除されます。

Google Vault でできること

社内の情報ガバナンスを促進できる

情報ガバナンスとは、企業が保有しているデータやファイルなどの情報を管理するための体制整備を意味する言葉です。企業が持つデータ量は年々増加しており、健全かつ効率的な経営を実現するためには、社内の情報を適切に管理する仕組みづくりを行うことが重要です。

Google Vault は、社員のメール情報を管理できるのはもちろんのこと、 Google ドライブに保存されている Office ファイルや PDF ファイルなども一元的に管理できるため、社内の情報ガバナンス促進に大きく寄与します。

電子情報開示( e-Discovery )に対応できる

「e-Discovery 」とは、自社が訴訟に巻き込まれた場合に、関連する資料を自ら収集・開示する制度です。元々は「 Discovery (証拠開示制度)」という言葉が使われていましたが、最近は企業内のほとんどのデータが電子化されていることから、電子データの開示手続きのことを「 e-Discovery 」と呼ぶようになりました。

Google Vault を活用することで社内のデータを適切に管理できますし、蓄積したデータをレポートとして出力することも可能なため、電子情報開示を求められた場合でも落ち着いて対応することができます。

手間を掛けずに安全なグループウェア運用を実現できる

Google Vault は Google Workspace に内包されているサービスであり、100%クラウドで提供されているため、面倒なソフトウェアのインストールは必要ありません。Google Workspace を契約すればすぐに利用開始できますし、サービス自体の運用管理は Google が巻き取ってくれるため、障害時の対応やメンテナンス作業が不要になります。

このように、 Google Vault は自社の手間を掛けずに利用できるサービスであり、電子情報開示などの緊急事態でも迅速に対応することができるため、安全なグループウェア運用を実現する上で心強い武器になります。

まとめ

本記事では、 Google Vault の基礎的な内容から、機能、できることまで、一挙にご紹介しました。

会社としてグループウェアを利用する上で Google Vault は必要不可欠な機能です。社内の情報ガバナンスを実現できるほか、電子情報開示( e-Discovery )への対応が可能になり、安全な環境で Google Workspace を運用することができます。

本記事を参考にして、ぜひ Google Vault の活用を検討してみてはいかがでしょうか。



弊社トップゲートでは、 Google Cloud 、または 20ID以上のGoogle Workspace(旧G Suite) 導入をご検討をされているお客様へ「Google Meet で無料個別相談会」を実施いたします。導入前に懸念点を解決したい方、そもそも導入した方がいいのかをお聞きしたい方はお気軽にお申し込みください!

トップゲート経由で Google Cloud をご契約いただけると Google Cloud の利用料金はずっと3%オフとお得になります!

お申込みはこちら



メール登録者数3万件!大人気TOPGATE MAGAZINEにご登録いただけますと、TOPGATE Broadcaster の情報があなたのメールボックスに届きます。
他にも、Google Cloud (GCP) 、Google Workspace(旧G Suite) 、TOPGATEの最新情報が満載!

メルマガ登録はこちら

記事を探す

GCP のメリットを最大限に活用しよう!

Google Cloud・Google Workspace のご相談・
お見積り依頼はお気軽に
お問合せフォーム