G Suiteの導入方法を徹底解説!導入後の設定や使い方まで紹介!

G Suiteの導入方法を徹底解説!導入後の設定や使い方まで紹介!

G Suite

投稿日:2020/07/01 | 最終更新日:2020/07/23

「G Suiteを導入したいけど、具体的に何をすれば良いんだろう?」
このようなお悩みをお持ちのあなたに、G Suiteの導入方法を詳しくご説明します。

G Suiteを導入する為の手順はもちろん、導入後に必要な設定や使い方まで一挙にご紹介します。

ぜひ、最後までご覧になってください!

G Suite導入のために必要な準備とは?

G Suiteプランの決定

G Suiteには3つのプランがあり、それぞれのプランで価格・機能が異なります。
まずは自社の状況に合わせて、最適なプランを選択しましょう。

Basicプラン Businessプラン Enterpriseプラン
月額料金(1ユーザーあたり) 680円 1,360円 3,000円
Gmail
Googleカレンダー
Googleドキュメント
Googleスプレッドシート
Googleスライド
Googleフォーム
Googleドライブ保存容量(1ユーザーあたり) 30GB 無制限 無制限
Google Meet(ビデオ会議)の最大参加人数 100名 150名 250名
共有ドライブ ×
Google Cloud Search(G Suite環境の包括検索) ×
Googleボルト(データ保持・電子情報開示・監査) ×
Google Meet(ビデオ会議)の録画・保存 × ×
Gmail・Googleドライブのデータ損失防止(DLP) × ×
Gmailの電子署名・暗号化(S/MIME) × ×
Gmailログの分析(BigQuery) × ×
セキュリティキーの強制 × ×
セキュリティセンターの提供 × ×
端末管理ルールの設定 × ×

※2020年7月現在の情報です。
※価格は税抜表記です。
※本表では、G Suite Essentialsは割愛しています。
※契約ライセンス数が5ID未満の場合、G Suite Business・Enterpriseの容量は「1TB/ユーザー」の制限が付きます。

決済用クレジットカードの決定

原則、G Suiteの支払方法は「クレジットカード」になります。そのため、G Suite料金を決済するためのクレジットカードを決めましょう。

G Suiteに限らず、多くのwebサービスはクレジットカードでの支払いがメインです。

クレジットカードを持っていない場合は、この機会に作ることをオススメします。

独自ドメインの取得

G Suiteでは、独自ドメインでアカウントを作成することが可能です。

ドメインとはメールアドレスの「@」以降の文字列で、インターネット上の住所のようなものだとイメージしてください。例えば、無料版Gmailであれば「gmail.com」の部分がドメインになります。

新規ドメインの取得は、多くの会社でサービス提供されています。まずはあなたの会社のドメインを決めて、そのドメインを取得しましょう。

以下、ドメイン取得で有名なサービスをいくつか抜粋しています。

バリュードメイン
お名前.com
Xドメイン
ムームードメイン

なお、ドメイン取得は会社ごとに大きな違いはなく、そこまで悩む必要はありません。

バリュードメイン後半では、バリュードメインの場合で「ドメインの確認(DNS設定)」について操作のご紹介をしております。

管理者の決定

G Suiteでは、管理者を設定する必要があります。

この管理者が管理コンソールにログインすることで、ユーザーごとの設定や機能制限が可能になります。

一般的には、管理部門や情報システム部門が、G Suite管理者になるケースが多いです。

アドレスルールの決定

G Suite運用において、メールアドレスのルールを設けておくと、組織として統一性が出すことができます。

例えば「山田太郎」の場合は、「taro.yamada@ドメイン名」といったイメージです。

事前にルールを設定しておくことで、新規メンバー追加時にもスムーズに作業を進めることが可能です。

G Suiteの申し込み方法

Googleから直接申し込む

Google公式ページから、直接G Suiteを申し込むことができます。

いくつかの簡単な質問に答えていくだけで、すぐに申し込みが完了します。

G Suiteの申し込みページはこちらです。
以下の入力を求められますので、事前にチェックしておきましょう。

  • 会社(組織)名
  • 従業員数
  • 現在のメールアドレス
  • G Suiteで利用するドメイン
  • 管理者名※自分で任意のものを設定
  • 管理者のユーザー名(アドレス)※自分で任意のものを設定
  • 管理者のパスワード※自分で任意のものを設定

以上で、G Suiteの申し込み(G Suiteアカウント作成)は完了です。

G Suiteの正規販売代理店から申し込む

G Suiteには、Googleから許可を受けている正規の販売代理店が存在します。

以下、代理店からG Suiteを申し込む場合の手順と準備しておくべきものをご説明します。

①代理店に問い合わせをする
Google公式ページにパートナー一覧が掲載されています。

公式ページでなくても「G Suite 販売」とGoogle検索をすれば、該当のパートナーページが複数表示されます。弊社トップゲートも正規の代理店です。

②担当営業からの連絡を待つ
代理店に問い合わせをしたら、担当営業からの連絡を待ちましょう。

③初回の打ち合わせを実施する
担当営業から連絡がきたら、まずは初回の打ち合わせを実施します。

打ち合わせでは、以下の3項目がヒアリングされますので、事前に準備しておきましょう。

  • G Suiteの導入背景(使いたい理由)
  • G Suite導入後のユースケース(具体的な活用イメージ)
  • G Suiteライセンス数(何名くらいで使う予定か?)

ちなみにこの段階では、セキュリティ設定やネットワーク構成など、技術的な話は不要です。もちろん、事前にわかれば話はスムーズに進みますが、手間をかけて準備する必要はありません。

④ヒアリングシートの作成
G Suite導入に必要な項目について、ヒアリングシートを作成します。シートのフォーマットは担当営業から送付されますので、自分で用意する必要はありません。初回の打ち合わせでは会話しないような「請求」や「支払い」などに関する情報を埋めて、担当営業に送付します。

⑤具体的な提案を受ける
初回打ち合わせでの会話やヒアリングシートの内容を元に、担当営業から具体的な提案を受けます。あなた向けにカスタマイズされた提案書と見積書がこのタイミングで準備されるため、本格的に導入を検討しましょう。

⑤正式に申し込み
担当営業から送付される申込書を作成し、G Suiteの申し込みは完了となります。

G Suiteの申し込みは代理店経由がオススメ

G Suiteの申し込みには、2種類のパターンがあることをご説明しました。
それでは、どちらがオススメなのでしょうか?答えは、販売代理店経由での申し込みです。

一つ目の理由は「プロに相談しながら導入を検討できる」という点です。

Googleからの直接申し込みの場合は、Web上で必要情報を入力し、機械的に契約が進んでいきます。一方、販売代理店経由の場合は、担当営業と何度か打ち合わせをする機会が発生します。

そのため、導入後の活用イメージ、不安なこと、疑問点、自社に合ったプランなど、G Suiteのプロに相談しながら導入を検討することができます。担当営業の知見や自社の状況に合わせた使い方を教えてもらえるため、安心して検討を進めることができます。

二つ目の理由は「G Suiteの無料お試し期間が長い」という点です。G Suiteでは申し込みから一定期間のあいだ、G Suiteを無料で使えるお試し期間が設定されています。

Google公式サイトで申し込んだ場合、「無料お試し期間は14日間」です。販売代理店経由の場合、「無料お試し期間は30日間」です。(弊社トップゲートの場合)

このようにGoogle直契約と販売代理店契約では、異なる点が存在します。導入後に後悔しないためにも、事前にプロに相談できて、かつ無料お試し期間も長い、販売代理店での申し込みがオススメです。

G Suiteの設定方法

G Suiteの申し込みが完了しても、すぐに使えるようになる訳ではありません。

まずはG Suiteの管理者が、必要最低限の設定を行なう必要があります。

ユーザーの追加

G Suiteに新規ユーザーを追加します。手順は以下の通りです。

1.管理者アカウントで管理コンソールにログイン
2.管理コンソール内の「ユーザー」にアクセス
3.ユーザー追加する組織部門を選択
4.ページ上部にある「新しいユーザーの追加」をクリック
5.アカウント情報を登録(氏名、メールアドレス、電話番号など)
6.パスワードを設定(自動生成も可能)
7.「新しいユーザーの追加」をクリックして設定完了

上記は個人ごとにユーザーを追加していく方法ですが、数百名規模の企業にとっては非現実的な作業です。

そのような場合は、CSVをG Suiteにアップロードすることで、ユーザーを一括登録することも可能です。

ドメインの確認(DNS設定)

ユーザー追加が完了したあとは、ドメインの確認を行なう必要があります。

これはG Suiteに登録したドメインの本人確認のようなイメージで、この作業が完了しないとG Suiteを利用することができません。

今回は、ドメインのレコードを追加する方法をご紹介します。手順は以下の通りです。(※バリュードメインでの作業方法です。)

1.ユーザー追加完了後の画面で「別の方法を選択」→「ドメインホストレコードを追加(TXTまたはCNAME)」と進む
2.(本手順以降は、別ブラウザでドメイン業者の管理画面にログインする必要があります。)
3.画面に表示されている「ログインできました」にチェック
4.画面に表示されている「コントロールパネルを開きました」にチェック
5.「ドメインに新しいTXTレコードを追加」というページで「値/応答/参照先」に入力されている文字列をコピー
6.バリュードメインのコントロールパネルにアクセス
7.バリュードメインの「ドメインメニュー」→「ドメインの設定操作」と進む
8.「DNS/URL」をクリック(ドメイン一覧に取得したドメインが表示されます。)
9.「DNS設定」のテキストエリアに「txt @ 5でコピーした文字列」を入力(「@」の前後には半角スペースが必要です。)
10.以下5つの文字列もテキストエリアに追加して、画面下の「保存」をクリック(メールを受け取る設定です。)
mx aspmx.l.google.com. 1
mx alt1.aspmx.l.google.com. 5
mx alt2.aspmx.l.google.com. 5
mx alt3.aspmx.l.google.com. 10
mx alt4.aspmx.l.google.com. 10

11.残りのチェックボックスをすべてチェックして、「ドメインを確認してメールを設定」ボタンをクリック

以上でG Suiteの事前設定は完了となり、あとはGoogle側の確認待ちです。

ドメイン設定はすぐに反映される訳ではないので、焦る必要はありません。(通常1時間程度で確認完了します。)

G Suiteの使い方

G Suiteは多くの機能を搭載した便利なサービスです。

メイン機能から一部抜粋して、G Suiteの具体的な使い方をご紹介します。

Gmailでスムーズなコミュニケーションを実現

Gmailはあらゆる情報の玄関口であり、すべての情報がGmailの受信トレイに入ってきます。Gmailは検索の精度・速度に優れているため、ストレスなく情報を検索することが可能です。

Googleカレンダーでスケジュールを管理・調整する

自分の予定管理はもちろん、関係者との予定調整でも効果を発揮します。見やすいインターフェイスで直感的に操作できるため、手間なくスケジュール調整を進めることができます。

Googleドライブで資料の保管・共有を行う

Googleドライブ上で資料を保管・共有することができます。オンライン上にファイルを保存することで、以下のようなメリットが得られます。

  • Windows PC、Mac、iPhone、Androidスマホなど、様々な端末でアクセスできる
  • インターネット環境があれば、場所を問わずにどこからでもアクセスできる
  • アップロードしたファイルは、かんたんに外部共有やダウンロードができる
  • セキュリティが強固なサーバーで、大切なファイルを保管できる

相手へのファイル共有もリンクを送付するだけで、手間なく簡単にできる点もメリットです。

複数人でファイルの同時編集を行う

Googleドライブには、Officeファイル(Word、Excel、Powerpoint)に対応するファイル作成機能が備わっています。

Googleドライブ機能 対応するOfficeアプリ 主な機能
Googleドキュメント Word 文書作成
Googleスプレッドシート Excel 表計算・リスト作成
Googleスライド Powerpoint 資料作成

これらの機能も100%クラウドで提供されており、複数人が同じファイルにアクセスし、同時編集することができます。

全員がリアルタイムで作業可能なため、無駄なファイルの受け渡しが発生することもなく、生産性が大きく向上します。

Google Meetでビデオ会議を実施

Google Meetは音質、画質、セキュリティともに高品質なビデオ会議機能です。主催者の画面を参加者に共有することも可能なため、円滑い会議を進めることができます。

Q&A

最後にG Suite導入時の「よくあるQ&A」をご紹介します。

導入しようか迷っている場合、どうすればいいですか?

まずはお気軽に問い合わせフォームより、ご連絡ください。あなたの状況に合わせて、納得がいくまで丁寧にご説明させていただきます。

導入するのを決めたのですが、どうしたらいいですか?

問い合わせフォームより、ご連絡ください。営業担当より追ってご連絡を差し上げます。
ご質問の内容に応じて、連絡方法は電話かメールのどちらかになります。

導入後のサポートはありますか?

トップゲート経由でG Suiteをお申し込みいただいた場合、無料サポートが付いています。しかし、サポート範囲はG Suiteの一般的な内容に留まるため、個社ごとのカスタマイズサポートには対応不可です。

もし運用面も含めたサポートをご希望の場合は、有料のアドオンサービスで「クラウド情シス」というものをご用意しています。

これは情シス業務のアウトソーシングであり、メールや電話でのサポートデスク対応、月一回の訪問によるIT関連の悩み相談、G Suiteの管理運用代行といった範囲までサポートしています。状況にあわせて、よろしければご検討ください。

G SuiteのアカウントでGCPも使えますか?

G SuiteはGoogleアカウントとして利用できるため、GCPアカウントとしても利用可能です。

G SuiteとGCPは親和性が高いサービスのため、とてもスムーズかつ効率的に運用していくことができます。

大規模の場合、一部導入からスタートもできますか?

一部導入も可能なので、徐々に利用者を拡大しながら、G Suiteの利便性をぜひ体験してください。スモールスタートする企業は少なくないですが、G Suiteの機能を高く評価いただき、全社導入に繋がるケースが多いです。

お客様に評価いただくポイントとしては、シームレスな機能間連携、ドライブ容量無制限(Businessプラン以上)、AIによる迷惑メール検知など、が挙げられます。

Googleは検索に強みを持っている会社のため、利用する容量が増えていったとしても、メール・ドライブの検索はまったく問題なく機能してくれます。PDFの中身まで読み込んでいるため、粗い検索ワードでも目的のファイルを引っ張ってこれますし、関連度が高いファイルをAIで上位表示してくれる点もメリットです。

まとめ

いかがだったでしょうか。G Suiteの導入方法や使い方をご理解いただけましたでしょうか。

G Suiteの最大の魅力は「Google自身がG Suiteを使っていること」です。
Googleが利用しているという事実は安心感に繋がりますし、Googleの最新技術を自社で使い倒すことができる点は、とても大きなメリットです。

また、G Suiteは100%クラウドのサービスなので、管理者の作業なしで自動的にアップデートされます。
そのため、手間なく最新版にアップデートされますし、その度に新しい機能が次々と使えるようになります。

  • AI、ビッグデータなど、DXを積極的に進めたい
  • 新しい働き方を実践したい
  • 時代に追随する形で新しいチャレンジをしたい

このように考えている企業には、G Suite導入を強くオススメします。
なぜなら、G Suite自体が上記のような考え方から誕生したサービスだからです。

まずはDXの第一歩としてG Suiteをご活用いただき、Googleの最新鋭のサービス技術をぜひ体感してください!

「こんなことまでできるの?」と驚くと同時に、G Suiteは会社が次のステップに向かうための強い武器となることでしょう。



弊社トップゲートでは、 GCP 、または G Suite 導入をご検討をされているお客様へ「Google Meet で無料個別相談会」を実施いたします。導入前に懸念点を解決したい方、そもそも導入した方がいいのかをお聞きしたい方はお気軽にお申し込みください!

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