テレハーフとは?ニューノーマル時代の新しい働き方をわかりやすく徹底解説!

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投稿日:2021/10/23 | 最終更新日:2021/10/25

テレハーフという言葉をご存知でしょうか?2021年1月に東京都の小池百合子知事が提唱した、ニューノーマル時代における新しい働き方のことです。既にテレワークは社会に広く浸透していますが、テレハーフとは具体的にどのようなものなのでしょうか。

本記事では、テレハーフの概要、生まれた背景、メリット、デメリット、成功させるためのポイント、実現に向けたオススメツールまで、あらゆる観点から一挙に解説します。ぜひ最後までご覧ください。

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テレハーフとは?

テレハーフという言葉が初めて世の中に出たのは2021年1月のことでした。東京都の小池百合子知事が記者会見の中で、ニューノーマル時代の新しい働き方としてテレハーフを提唱したのが始まりです。

テレハーフは「テレワーク」と「半日出勤」を組み合わせた造語であり、1日の勤務時間のうち、半日をテレワークで業務し、残り半日を出勤(オフィス)で業務することを意味しています。テレワークは1日中オフィスの外で業務を行いますが、テレハーフは半日だけオフィス内で仕事をするという違いがあります。

半日ごとに業務環境を変えるのは非効率的に感じるかもしれませんが、実はテレハーフには多くのメリットが隠されています。具体的には後ほどご説明しますので、まずはテレハーフの意味を正しく理解してください。

テレハーフが生まれた背景

テレハーフが生まれた背景として、新型コロナウイルスの感染拡大防止が大きく影響しています。2020年4月に初めて緊急事態宣言が発令されて以降、政府は「出勤者7割削減」を目標として企業にテレワークを推奨しています。

しかし、東京都の調査結果によると、2021年1月時点の企業のテレワーク導入率は57.1%に留まっており、一部の企業はテレワークを導入することなく、従来と同じ環境で業務を継続しています。例えば、店舗での接客を伴う飲食店やアパレルショップ、製造業における工場ラインなどは、その業務特性上テレワークに移行することが難しかったのです。

このような現状を打破し、新型コロナウイルスの感染拡大防止を促進するために生み出されたのがテレハーフという考え方です。これまでテレワーク導入に踏み切れなかった企業も、テレハーフの実践によって感染リスクを最小限に抑えつつ、業務を継続することが可能になります。

テレハーフのメリット

業種を問わずに導入できる

これまでテレワークを実現できなかった業種でも、テレハーフであれば導入できる可能性が高まります。オフィスに出社しなければできない顧客対応などは午前と午後のシフトを組むことで組織単位でカバーし、自宅にいる時間は事務作業を行うなど、柔軟な働き方が可能になります。

感染拡大防止に繋がる

丸一日オフィスで業務している状況と比較すれば、テレハーフを実践することで感染リスクを抑えられます。オフィス内での他人との接触を減らすことができますし、テレハーフで通勤・退勤時間を少しずらすことで、密になりがちな満員電車を避けることができます。

ライフワークバランスが充実する

テレハーフでオフィス出勤の時間が短縮されることで、ライフワークバランスが充実する点も大きなメリットです。自宅にいる時間が増えれば、その分だけ家事や育児に充てる時間を創出できるため、結果として社員自身が働きやすい環境を実現でき、 ES (従業員満足度)の向上にも繋がります。

段階的にテレワークへ移行できる

テレハーフを継続的に実践することで、テレワークへの足掛かりになることがあります。これまではテレワークに二の足を踏んでいた企業も、実際にテレハーフを導入することで部分的にテレワークを経験できます。つまり、テレワークの導入効果を肌で感じられるため、場合によってはそのままテレワークへ移行するケースも考えられます。

対面でのコミュニケーションが生まれる

完全なテレワーク環境では、社員同士のコミュニケーションはオンラインのみです。現在はビデオ会議ツールも進化しており、意思疎通を図る上では大きな問題はありませんが、やはり対面でないと感じられない空気感や一体感のようなものは存在します。その点、テレハーフはオフラインでの対面コミュニケーションが生まれるため、社員同士の関係構築を促進できるというメリットがあります。

紙の書類などを確認しやすい

昨今、多くの企業においてペーパレス化が進んでいます。ペーパレス化を行うことで、紙や印刷代のコスト削減、書類を保管するための物理スペースの節約、書類の紛失リスクの低減など、様々なメリットを享受できます。しかし、企業によっては、今すぐに紙を電子化するのが難しいケースもあるのではないでしょうか。

半日をオフィスで過ごすテレハーフは、完全なテレワーク環境と比較すれば紙の書類を確認しやすくなります。そのため、従来の紙の書類による運用を継続しつつ、状況を見ながら段階的にペーパレス化を推進できます。一気にペーパレス環境へ移行できない企業にとっては、この点も大きなメリットになると言えるでしょう。

テレハーフのデメリット

社員の実動時間が短くなる

テレハーフは半日ごとに自宅とオフィスを移動する必要があります。そのため、1日中同じ場所で業務をするテレワークや通常のオフィス出社と比較して、社員の実動時間が短くなる点がデメリットの一つだと言えます、

業務環境を広く整える必要がある

テレワークの場合は遠隔業務の環境を整えればいいですし、オフィス勤務の場合は会社の業務環境を整えれば仕事ができます。しかし、テレハーフは仕事をする拠点が複数あるため、社員が自宅とオフィスのどちらでも業務可能な環境を整える必要があります。

社員に対する補助コストが増大する

補助コストの考え方は会社によって異なりますが、テレハーフ導入によってコストが増大するケースも考えられます。テレハーフはテレワークとは違いオフィスに出社するため、その分の交通費を負担する必要があります。また、社員が自宅で仕事をするための通信環境や業務端末を負担する場合、コストはさらに跳ね上がります。

テレハーフを成功させるためのポイント

ルールを明確化する

テレハーフを成功に導くためにはルールを明確化する必要があります。これはテレワークにも共通して言えることですが、オフィス以外で勤務する場合は社員が何をやっているのか管理することはできません。

そのため、組織単位で遠隔業務時のルールや就業規則などを定めておき、仕事が円滑にまわるように工夫することが大切です。例えば、ビデオ会議で決まった時間に朝礼を行ったり、簡単な業務日報をルール化するなどが挙げられます。

勤務状況を可視化する

1日の半分をオフィス外で過ごすテレハーフでは、社員の勤務状況がブラックボックス化する傾向にあります。上司や同僚の出勤状況がわからない場合、コミュニケーションが非効率的になり、うまく意思疎通を図ることができません。

そのため、お互いにメールやチャットなどで勤務状況を報告し合ったり、機械的に勤務時間を決めて業務管理を行うなど、何かしらの工夫を行うことが大切です。勤務状況を可視化することで組織の生産性が上がり、テレハーフの導入効果を最大化できます。

セキュリティ対策を徹底する

オフィス外で業務を行うテレハーフでは、セキュリティ対策が必要不可欠になります。オフィスに張り巡らされた社内ネットワークは安全だとしても、自宅の通信環境が安全だとは限りません。さらに外出先のカフェなどで仕事をする場合、公衆 Wifi の利用は不正アクセスの被害を受ける要因にもなり得ます。

また、自宅で業務を行うためには会社の PC 端末を持ち帰ることになるので、物理的な紛失や盗難のリスクも高まります。このように、テレハーフには多くの危険が潜んでいるため、安心して業務を行うためには十分なセキュリティ対策を講じる必要があります。

IT ツールを導入する

ここまで、テレハーフを成功させるためのポイントをいくつかご紹介しましたが、これらを実現するためには IT ツールの導入が有効な手段になります。手作業による運用はどうしても限界があるので、効率的にテレハーフ環境を整備するためには IT ツールを利用する必要があります。

代表的なものとしては、グループウェア、勤怠管理ツール、経費精算ツール、電子契約ツールなどが挙げられます。市場には数え切れないほどのツールが存在しているため、自社の状況に応じて最適なものを選択してください。

テレハーフ実現にはクラウド導入がオススメ

前章では、テレハーフを成功させるためには IT ツールの導入が大切だとご説明しました。 IT ツールの種類は多岐にわたりますが、せっかく導入するのであればクラウドがオススメです。

クラウドとは「インターネット上の仮想基盤」を意味する言葉です。PCやスマホなどの端末にデータを保存するのではなく、インターネット上に存在する仮想空間(サーバー)に保存して、運用することを「クラウド化」と言います。

従来はローカル環境(端末内のストレージ)に保管していたデータをクラウド環境で管理することにより、「デバイス」「時間」「場所」にとらわれることなく、いつでもどこでも必要な情報を取り出せるようになりました。オフィスの外で働くテレハーフにおいては、まさにクラウドは必要不可欠な存在であると言えます。

クラウドの場合、データの保存先は端末ではなくクラウド環境です。つまり、遠隔で業務している場合でもデータをクラウドサーバーに保存でき、他の社員もそのデータを自由に利用することが可能です。そのため、働く場所を問わずに組織全体でデータを共有できる仕組みを整備できます。

加えて、クラウドサービスの多くは初期コストが低く設定されていることが多く、中には初期費用がゼロというサービスも存在します。毎月決められた料金を支払うだけでサービスを利用できますし、契約するライセンス数も柔軟に変更できるため、気軽に始められる点もクラウドの大きなメリットです。

このように、クラウドサービスはテレハーフと非常に相性の良いツールとなっています。現在、多くの企業がたくさんのクラウドサービスを提供しているため、それぞれのサービスの特徴を正しく理解して、自社に最適なものを慎重に選ぶ必要があります。

クラウドに関しては、以下の記事が参考になります。
企業のクラウド化が加速中!クラウド導入のメリットとは?

テレハーフにオススメのクラウドサービス紹介

本章では、テレハーフにオススメのクラウドサービスをご紹介します。一つ注意点として、自社の状況によっては、テレハーフにおいて導入する必要がないサービスも含まれるかもしれません。

しかし、これからのニューノーマル時代ではテレワークやテレハーフが勤務形態の主流になると思われます。仮に完全なテレワーク環境に移行してしまったとしても、事前にテレハーフで様々なクラウドサービスを体感し、操作感や利用イメージを具体化しておくことで万が一の際にも安心できるかと思います。社員の下地ができている状態であれば、テレワークへの本格移行時もスムーズに働き方をシフトすることができるでしょう。

以下、用途に応じて使える様々なクラウドサービスを5つご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

Google Workspace

Google Workspace は Google 社が提供するクラウド型のグループウェアサービスであり、メール、スケジュール管理、ビデオ会議、オンラインストレージなど、テレハーフに必要な機能がすべて揃っています。また、組織の生産性を高めるための業務効率化ツールが多く備わっている点も Google Workspace の大きな特徴です。

Google 自身も業務の中で Google Workspace を活用しています。Google Workspace の利用者は Google の強固なインフラと最先端のテクノロジーを自由に活用することができ、世界中で多くの企業に支持されているサービスとなっています。

Google Workspace の機能と便利な活用法は、以下の記事で詳しくご紹介しています。
【あなたは知ってる?】Google Workspace の便利な活用法とテクニック10選

Google Cloud (GCP)

Google Cloud (GCP)とは、 Google 社が提供しているパブリッククラウドサービスです。同じ種別のサービスとしては Microsoft 提供の Azure や Amazon 提供の AWS などが挙げられます。主に IaaS ・ PaaS の領域をカバーしており、用途に応じて利用できる様々な構成要素がサービスとして提供されています。

Google Cloud (GCP)は、月間60億時間分の動画を再生するYouTubeや、10億人のユーザーが利用しているGmailと同じインフラをベースとしています。そのため、高速で安定したパフォーマンスとスケールを実現しており、高品質な IT プラットフォーム環境を『必要な時に、必要なだけ、自由に利用』することができます。

Google Cloud (GCP)に関しては、以下の記事で詳しくご紹介しています。
Google Cloud Platform™ (GCP) とは

クラウドサイン

クラウドサインは弁護士ドットコム社が提供するクラウド型の電子契約ソリューションです。弁護士がサービスを監修しており、電子署名法にも準拠した信頼性の高いサービスです。クラウドサインを導入することで紙の契約書類を電子化することができ、ペーパレス化を実現することが可能です。

現在、紙の書類でやりとりを行なっている企業にとっては不要なソリューションかもしれませんが、将来的にテレワークへ移行する場合はペーパレス化は避けては通れない課題となります。紙の書類を電子化することで、紙や印刷代のコスト削減や書類の紛失リスクの低減など、様々なメリットを享受できるため、導入を検討する価値はあるのではないでしょうか。

マネーフォワード

マネーフォワードはマネーフォワード社が提供するクラウド型の会計システムです。自動的にクラウド上にバックアップが取得されるため、安全に作業を進めることができますし、取引明細の自動取得など便利な機能が多数搭載されています。企業にとって会計業務は必要不可欠なものであるため、場所を問わずに作業できるマネーフォワードはテレハーフの強い味方になります。

SmartHR

SmartHR は SmartHR 社が提供するクラウド型の労務管理システムです。様々な労務手続きをクラウド上で簡単に行うことができ、書類のペーパーレス化、従業員情報の一元管理、蓄積したデータの有効活用など、多くのメリットを享受できます。労務管理は業務が煩雑になることが多いですが、 SmartHR を導入することで場所を選ばずに効率的な業務が可能になります。

まとめ

本記事では、テレハーフの概要、生まれた背景、メリット、デメリット、成功させるためのポイント、実現に向けたオススメツールまで、あらゆる観点から一挙に解説しました。

ニューノーマル時代において、企業が感染リスクを最小限に抑えながら事業を継続するためには、テレハーフが重要な考え方になります。テレハーフにはメリットとデメリットがどちらも存在するため、正しく特徴を理解して自社での導入を検討してみてください。

そして、テレハーフを実現するためにはクラウドの利用がオススメです。クラウドは場所を選ばずに利用でき、組織全体でデータを有効活用できます。さらに初期費用を抑えられるため、気軽にスタートすることが可能です。

記事内で紹介したサービスはどれも便利なものであり、テレハーフの実現に向けて有効なソリューションばかりです。内容を参考にしていただき、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。

なお、 Google Workspace と Google Cloud (GCP)に関しては、弊社トップゲート経由での契約をオススメします。トップゲートで契約することで、プロに相談しながら Google Workspace の最適なプランを検討できたり、 Google Cloud (GCP)の利用料金が3% OFF になるなど、多くのメリットを享受できます。

サービス導入前の相談も受け付けていますので、まずはお気軽にご連絡ください。



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