テレワーク導入にかかる費用・削減できる費用は?会社負担の基準を徹底解説

G Suite

投稿日:2020/05/27 | 最終更新日:2020/09/15

テレワークの導入で悩ましいのが「費用の項目」と「会社負担の割合」。

負担額は会社側で全額負担すべきなのか、それとも個人に任せるのか、明確な線引きが無いためにトラブルに繋がりやすいです。

そこで今回は、テレワーク導入に必要な費用や負担の割合を徹底解説します。

テレワーク導入で削減できる費用や導入すべきビジネスツール、助成金についても載せています。

これからテレワークの導入を検討している方は、導入費について詳しく知ることができますので、ぜひ参考にしてください。

テレワークに必要な費用5つ

テレワークの導入前に確認しておきたい「費用項目」。

費用の支払い方法は「会社負担」と「一部の手当を支給」の2つがあります。

こちらは、テレワーク導入に必要な費用と負担方法の違いです。

項目 負担方法
①情報通信機器 会社負担が多い
②Web会議や退勤管理などのビジネスツール 会社負担が多い
③消耗品や備品 会社負担が多い
④ネットワーク回線 手当として一部支給することが多い
⑤水道費や電気代 手当として一部支給することが多い

(参考:厚生労働省|テレワークのための労務管理等Q&A集

主に仕事関連で使用する費用は、会社側で負担する傾向があります。

一方、プライベートと仕事を切り分けることができない費用は、企業が一部の補助金を支給するケースが多いです。

負担の線引きについては、以下の労働基準法に記載されています。

第八十九条 常時十人以上の労働者を使用する使用者は、次に掲げる事項について就業規則を作成し、行政官庁に届け出なければならない。次に掲げる事項を変更した場合においても、同様とする。
 労働者に食費、作業用品その他の負担をさせる定めをする場合においては、これに関する事項

(参考:厚生労働省|労働基準法第89条第1項第5号

労働基準法によると、労働者に食費などの支払いを負担させる場合は、就業規制で決める必要があると定めています。そのため、テレワーク導入前の費用に関するルール作りは欠かせません。

次に項目別で費用を解説していますので、確認していきましょう。

テレワーク導入費用①情報通信機器

パソコンや携帯電話、タブレット、スマートフォンなどの情報通信機器。パソコンを導入する方法は、主に以下の2つに大別されます。

  • 会社のパソコンを自宅のパソコンから遠隔操作する方法
  • 会社のパソコンを持ち帰り使用する方法

会社のパソコンをテレワーク先から遠隔操作させるには、認証キーの購入が必要となるので事前に確認しておきましょう。

パソコンを持ち帰る場合は、情報漏洩を防ぐためにもセキュリティ強化の対策が必要です。

情報通信機器の費用は、一般的に会社側が負担することが多いようです。

ただし負担額の割合は明確に定められていないため、個人に費用の負担を依頼する場合は、社員への説明と就業規則で定めることが求められます。

テレワーク導入費用②会議や勤怠管理などのビジネスツール

テレワークを円滑に進めるために欠かせないビジネスツール。ビジネスツールの費用も、一般的に会社側で負担するケースが多いです。

導入に必要なビジネスツールは、以下の通りです。

  • Web会議ツール
  • チャットツール
  • Web勤怠管理ツール
  • プレゼンツール
  • メールツール
  • 文章作成ツール
  • 稼働共有のためのスケジュールツール

テレワーク時に希薄になりがちなコミュニケーションは、「Web会議ツール」や「チャットツール」で補います。

また、社員の予定を把握するためには、勤怠管理システムや稼働共有ができる「スケジュールシステム」の導入が必要です。中には無料で提供されているサービスもありますが、企業で使うならセキュリティ対策が強化されており、人数制限の無い有償版がおすすめ。

別途システムを契約される企業さんもおられますが、slackで勤怠チャンネルを作って管理をしたり、G Suiteのマーケットプレイスで勤怠システムを導入していることが多いようです。

次に、テレワーク導入におすすめの有償サービスをご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

テレワーク導入に必要なアプリが揃う「G Suite」

「システムの導入費を安く抑えたい」、「どのサービスを使えばいいか分からない」、そんな時におすすめなのが、Google社が提供するビジネス向けサービス「G Suite」。

先程ご紹介した4つの機能に加えて、表計算ソフトやプレゼン資料作成ツールなどの多様なビジネスアプリを、まとめて利用することができます。

必要なアプリケーションが揃うプランを提供しているので、サービスごとに料金を支払う必要はありません。

信頼できるGoogleのセキュリティ対策も備わっているため、企業での利用におすすめです。

テレワーク導入費用③消耗品や備品などの経費

ボールペンやクリアファイル、タクシー代など、テレワーク導入後にも発生する会社関連の経費。テレワークで発生する備品や消耗品費は、個人で立て替えて購入し、後から会社側で負担するケースが多いです。

しかし経費精算の手間がかかるため、個人負担はなるべく減らしたいもの。

そこで、会社宛ての宅配物を「着払い」にしたり、レターパックやゆうメールを頻繁に使用する経理部や人事部などの社員には、必要な封筒を事前に支給したりすることで、個人の立て替えを避けることが可能です。

また先程ご紹介したビジネスツール「G Suite」なら、経費精算のアプリを利用することができます。会社から離れていても、テレワーク社員がいつでも経費申請できるメリットが得られます。出力はExcel形式にも指定できるため、資料として保存しておきたい企業にもおすすめです。

その他、発生頻度の高い費用は、予め精算のルールとシステムを設けることが重要です。やむおえず個人支払いを行った時の対応も定めておくと、導入後の流れがスムーズになるでしょう。

テレワーク導入費用④通信回線

インターネットの利用に欠かせない通信回線。

通信回線を整備するには、Wifiルーターの貸し出しや、ブロードバンド回線を自宅に設置する方法があります。

ただし、ブロードバンド回線が自宅に通っていない場合、工事費がかかる点にも注意が必要です。

通信回線の使用量は、仕事とプライベートとの明確な切り分けをするのが難しい項目。そのため費用は会社負担ではなく、一部手当を支給し、対応している企業が多いです。

個人負担の費用が生じる場合は、テレワーク導入前に話し合いを設け、誤解が生じないようルールを定めるようにしましょう。

テレワーク導入費用⑤水道費や電気代

社員が自宅で働く場合、就業時間に使用する「水道費」や「電気代」の費用についても考えなければいけません。

水道費や電気代などの光熱費は、使用量を仕事とプライベートで明確に切り分けることが困難です。

厚生労働省による「テレワーク導入のための労務管理Q&A」では、以下の例を提示しています。

水道光熱費
自宅の電気、水道などの光熱費も実際には負担が生じますが、業務使用分との切り分けが困難なため、テレワーク勤務手当に含めて支払っている企業も見受けられます。

一般的には、一定額を手当として支給する方法も多いです。その他、業務で使用した時間を換算し、費用を算出する方法もあります。

テレワークで削減できる費用4つ

テレワークで必要な費用の他に、削減することができる費用もあります。

ここでは、テレワークで削減できる費用について確認していきましょう。

主な費用は、以下の4つです。

  • 交通費
  • オフィスの光熱費
  • 人材育成費
  • 採用コスト

テレワークの導入により、通勤費や出張費を含む交通費を大幅費に削減することができます。

また、使用しないオフィスの電気代や水道代などの光熱費の削減にも繋がります。

テレワーク導入により柔軟な働き方が実現することで、退職する社員の減少も期待できるでしょう。

それによって、新人の人材育成費や採用コストも減らすことができます。

導入費を抑えたいなら「テレワーク助成金」の導入も検討しよう

テレワークの対象社員数が多い場合は、膨大な費用がかってしまうもの。

そのため「テレワーク導入のハードルが高い」「テレワーク導入に時間がかかりそう」と、不安や焦りを感じてしまう企業もあるでしょう。

そこで、コストを抑えたい企業におすすめなのが、厚生労働省によるテレワーク助成金「働き方改革推進支援助成金」の利用です。

業種や従業員数に合わせて支援内容が異なり、企業に合った助成金を受け取ることができます。

また、経費対象項目には「備品費」や「会議費」「機械装置等購入費」などが含まれているため、テレワークでかかる費用を少しでも抑えることができるでしょう。

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まとめ

テレワーク導入にかかる費用は、以下の5つです。

  1. 情報通信機器
  2. Web会議や退勤管理などのビジネスツール
  3. 消耗品や備品
  4. ネットワーク回線
  5. 水道費や電気代

テレワーク導入により削減することができる費用も多数あります。

テレワーク導入費を少しでも抑えたい場合は、ビジネスツールを一括で利用できるGoogle社の「G Suite」の利用がおすすめ。

さらに、厚生労働省によるテレワーク助成金を利用することで、テレワークをスムーズに導入することができるでしょう。



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