テレワークを導入の大きな課題とは?解決方法まで徹底解説

G Suite

投稿日:2020/04/26 | 最終更新日:2020/09/10

オフィスから離れた場所で仕事をする働き方「テレワーク」。

場所を問わずいつでも働ける環境を実現できる一方、テレワーク導入の課題は様々あります。
今回は、テレワーク導入における3つの課題と課題解決の対策法をあわせてご紹介します。

これからテレワークの導入を検討している方は、導入後に起こりうるリスク回避のための「対策ツール」も知ることができますので、ぜひ最後までチェックしてください。

そもそも、テレワークとは?

「そもそもテレワークとは?」と気になる方のために、テレワークの意味についてご紹介します。

テレワークは英語で「telework」と表記し、「tele(離れた場所)」と「work(働く)」を組み合わせた造語。
つまり、オフィスからは離れた場所で働くことを意味しています。

テレワークの定義について、総務省は以下の通り解説をしています。

テレワークとは、ICT(情報通信技術)を利用し、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方です。
また、テレワークは、ワークライフバランスの実現 、人口減少時代における労働力人口の確保、地域の活性化などへも寄与する、働き方改革実現の切り札となる働き方でもあります。

(引用:総務省|ICT利活用の促進|テレワークの推進

テレワークの導入により、社員は時間と場所を問わずに柔軟に働くことができるようになります。

企業のテレワークの導入率は増加傾向にある

企業のテレワーク導入率の推移グラフ

近年、テレワークの導入率は増加傾向にあります。

総務省が公表する企業のテレワーク導入率の推移によると、右肩上がりでテレワークの導入率が伸びています。

  • 2012年:11.5%
  • 2015年:16.2%
  • 2018年:19.1%

また、2020年4月8日、東京商工会議所のテレワーク実施状況のアンケートによると、すでに26%の企業がテレワークを導入していると公表。

さらに、「テレワークの実施を検討している」と回答した企業は全体の19.5%でした。
これらのことから、全体の45.5%もの企業がテレワークの導入に前向きな姿勢を示していることが分かります。

ただし、テレワークを導入するにあたり様々な課題や問題点もあります。
次の章では、導入前に知っておきたいテレワークの課題点について確認してきましょう。

テレワーク導入の課題や問題点3つ

テレワークの導入は多くのメリットを受けられる反面、課題や問題点が様々あります。
まずはテレワーク導入の課題を知り、リスク回避に役立てましょう。

ここでご紹介する課題は、以下の4つです。

課題1.情報漏洩を防ぐセキュリティ対策が必要
課題2.労働実態や勤務時間が把握しにくい
課題3.コミュニケーションが希薄になる
課題4.業務の生産性が気になる

課題1.情報漏洩を防ぐセキュリティ対策が必要

1つ目は、セキュリティ面の課題です。
テレワークは自宅やカフェ、図書館などのオフィスから離れた場所で仕事を行い、公共のインターネットに繋ぐ可能性があるため、情報漏洩の危険性が高まります。

そのため、盗難・紛失に伴うテレワーク端末の管理、データのバックアップシステム、ウイルス対策ソフトの導入などのセキュリティ対策は十分に整えておく必要があります。

また、テレワーク社員一人一人が情報セキュリティに関する知識を持ち、対策を行えるよう、会社でルールを設けることも重要です。

課題2.労働実態や勤務時間が把握しにくい

テレワークは自由な場所で働ける一方で上司の目が届かないため、労働実態や勤務時間の把握が困難です。
また、社員の仕事に対する姿勢も直接確認することができないため「仕事の評価を付けにくい」といった課題も挙げられます。

テレワーク社員の立場から考えると、管理されていないことで生産性が落ちる以下のケースも考えられます。

  • 業務時間にメリハリが無くなる
  • 労働時間を超過して残業をする
  • 怠けてしまう

などなど。

課題3.コミュニケーションが希薄になる

テレワークにより直接顔を合わせる機会が減ることから、コミュニケーションが希薄になる可能性があります。

相談したいことを後回しにしたり、周囲の状況を把握しにくいために困っている人が分かりにくいといった課題も挙げられます。
また、個別で働くことに対する孤立感を抱く社員もいるでしょう。

コミュニケーションは社員のモチベーションや生産性の向上にも影響を与えます。
そのため、テレワークでは円滑な連絡を取り合うためのオンラインツールが必要となります。

課題4.業務の生産性の低下が気になる

テレワークを導入された会社の方からよく聞く声の一つとして業務の生産性の話が挙がります。

確かに自宅で仕事をすると、オンとオフの切り替えが難しく、気がついたら家事をすることもあるかもしれませんね。
個々人の努力で解決できることもありますし、会社側でできることもあります。

業務の効率化をするためにツールの導入を会社側で行うところもありますが、まずは個人レベルでできるところから始めてみるように促すのも大切なことかもしれませんね。

テレワーク導入の課題解決方法4つ

テレワーク導入の課題は対策を行い、解決することができます。
ここでは、課題解決方法を以下の4つに分けて解説していきます。

解決策1.セキュリティ対策に強いサービスを利用する
解決策2.勤務状況の把握にはスケジュール管理システムを活用
解決策3.コミュニケーション対策にはオンライン会議やチャット機能を使う
解決策4.ビジネス向けの業務効率化ツールを導入する

解決策1.セキュリティ対策に強いサービスを利用する

テレワーク導入の課題として挙げられた「セキュリティ管理への不安」。
テレワークで情報漏洩を防ぐには、遠隔操作できるリモートデスクトップやセキュリティに強いクラウドの導入などで、対策を取ることが可能です。

セキュリティ対策の1つとして、サービスの中に管理者が権限を付与した人のみ限定で資料の閲覧や編集を行える設定や、資料のコピー、印刷、転送を禁止する設定などが含まれているケースもあります。

また、テレワーク社員にセキュリティに関する知識を共有し、情報セキュリティ管理のルールや体制づくりを行うことが大切ですね。

クラウドでデータ管理をすると、ハードディスクの紛失などによるデータの流出などのトラブルも未然に防ぐことができルのも魅力の一つです。

解決策2.勤務状況の把握にはスケジュール管理ツールを活用

テレワーク社員はオフィスから離れた場所にいるため、勤務時間の管理を正確に行うことは困難です。
ただし、社員に出退勤の連絡を義務づけたり、スケジュールをオンライン上で共有してもらうなどの対策で解決することができます。

オンラインで共有する「スケジュール管理ツール」を利用すれば、出退勤の時間や会議、打ち合わせの予定、勤務の空き状況などの入力情報を、すばやく確認できます。

また、オンライン上で管理しているので、情報はリアルタイムに更新される上、ノートパソコンやスマートフォン、タブレットからいつでも確認できるメリットがあります。

いつも以上に、こまめな連絡をするようなルール作りをしたり、積極的に連絡を取り合ったりすることで、コミュニケーションも生まれます。

解決策3.コミュニケーション対策にはオンライン会議やチャット機能を使う

チームで仕事を進めていくには、円滑なコミュニケーションが欠かせません。
テレワークのコミュニケーション手段は、「チャット機能」や「オンラインのビデオ・電話会議」で補うことができます。

オンラインビデオならオフィスで直接会話をしているかのように、普段通り顔を合わせてコミュニケーションを取り合うことが可能です。

また、オンライン会議の途中でスライドや資料をデスクトップに映し出すこともできるサービスもあるため、資料を配布する手間が省け、離れていても通常の会議のように開催することができるのです。

解決策4.ビジネス向けの業務効率化ツールを導入する

テレワークにおける業務効率化を目指すなら、目的に合ったビジネス向けのツールの導入が必要。

ビジネス向けのツールには、以下の通り豊富な種類があるため、目的によって使い分ける必要があります。

  • メールのやり取りを行う「Gmail」
  • オンライン会議を行う「Hangouts Meet」
  • チャット機能の「Chatwork」や「Slack」
  • 表計算ソフトの「Excel」「Googleスプレッドシート」

などなど。
目的に合わせてツールを使いこなしたいですね。

テレワーク導入の課題解決なら、Googleの「G Suite」がおすすめ

テレワークを導入するにあたり、いろいろとシステムやツールの導入をしなくていけないと頭を抱えていませんか?

もちろん導入をした方がいいと考えますが、複数のサービスを契約して管理するのも大変なので、契約ツールの簡略化をしたいですよね。
そんな悩みを解決してくれる、ビジネスに必要なツールを一括でまとめているのが、Googleが提供するビジネス向けのクラウド型グループウェアサービス「G Suite」。
テレワークの導入課題の多くは「G Suite」の導入で解決することができます。

テレワークに欠かせないセキュリティ対策では、G Suiteなら重要資料のコピー・転送・印刷を制限し、閲覧・編集対象者を管理者権限で設定可能。
また、二段階認証やセキュリティキーで保護するなどの対策強化もできます。

テレワークで希薄になりがちなコミュニケーションは、G Suiteのチャット機能「Hangouts Chat」やオンライン上でビデオ・音声会議を行う「Hangouts Meet」で補えます。
オンライン会議では、100名~250名に同時配信することも可能です。

また、G Suiteのスケジュール管理ツールを利用すれば複数名の予定を1つの画面にまとめて表示されるので、社員の予定をすばやく確認できます。

アプリケーションを目的別にインストールするのは負担が大きいですが、G Suiteを利用すればビジネスに必要なアプリケーションを一括利用できるのでおすすめです。

テレワーク導入の課題と思われていることもツールの導入で解決できる

テレワーク導入の課題はこちらの3つです。

課題1.情報漏洩を防ぐセキュリティ対策が必要
課題2.労働実態や勤務時間が把握しにくい
課題3.コミュニケーションが希薄になる

「いろいろなツールの導入をしなくては」とで頭を悩ませているかもしれませんが、Googleが提供するビジネス向けツール「G Suite」を一つ導入することでほとんどが対策が行えます。

テレワークを導入することにより、

  • 災害時における事業の継続
  • 離職抑制の効果
  • ぺーパーレス等によるコスト削減
  • 優秀な人材の確保

などのような、経営におけるメリットも様々あります。

ぜひ、まだテレワークを導入されていない会社さんはこの機会に検討してみてはいかがでしょうか?



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