テレワークのやり方をゼロから徹底解説!90%のことはオンラインで完結できる!

テレワークのやり方をゼロから徹底解説!90%のことはオンラインで完結できる!

G Suite

投稿日:2020/05/26 | 最終更新日:2020/06/02

はじめてテレワークを導入する場合、「テレワークのやり方」について気になりますよね。

テレワークのやり方には、様々な方法があります。

そこでここでは、テレワークのやり方4つと、導入の注意点、導入のメリットを解説します。

テレワークに必要なビジネスツールもご紹介していますので、導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

テレワークとは?

まずテレワークの意味から確認していきましょう。

テレワークとは、tele(離れた)とwork(働く)を組み合わせた造語で、場所や時間に縛られずに働くことを意味します。

テレワークには、以下3つの種類があります。

1.自宅で行う「在宅勤務」
2.移動中に行う「モバイルワーク」
3.オフィススペースなどで行う「サテライトオフィス勤務」

どの働き方も、パソコンやインターネット、アプリケーションなどの情報通信機器を使用します。

そのためテレワークを導入するなら、まずは情報通信機器の導入方法を考える必要があります。

そこで次の章では、情報通信機器を使用したテレワークのやり方を解説。

企業に合った「テレワークのやり方」が分かりますので、ぜひ参考にしてください。

テレワークのやり方4つ

「テレワークをどのように導入すればいいのか分からない」「企業に合ったテレワークのやり方が知りたい」と気になる方のために、ここではテレワークの代表的なやり方を4つ解説します。

テレワークのやり方は、以下の通りです。

  1. クラウド型アプリを使う
  2. 会社のPCを持ち帰る
  3. リモートデスクトップを使う
  4. 仮想デスクトップを使う

それぞれのやり方を詳しく、見ていきましょう。

やり方①クラウド型アプリを使う

テレワーク1つ目のやり方は、インターネットを経由して、ビジネスアプリケーションを利用する方法です。

ビジネスアプリケーションとは、会議ツールや文章作成ツールなどの効率化アプリケーションを指します。

クラウド型アプリはブラウザ上で利用することができるため、導入費や設備費などの費用を抑えることができます。

パソコンの他にも、スマートフォンやデスクトップからもインターネット環境があれば作業を行えるため、外出先のテレワーク作業にも最適です。

また共有クラウドツールを使えば、最新の情報を社内で共有することも可能となります。

ビジネスでクラウド型アプリを利用する場合は、無償サービスよりもセキュリティが強化されている有償のアプリケーションをおすすめします。

やり方②会社のPCを持ち帰る

テレワーク2つ目のやり方は、会社のパソコンをテレワーク先に持ち出し、作業を行う方法です。

新しいパソコンを購入する必要がないことから、導入費の負担を抑えることができます。

PCを持ち帰るやり方のメリットは、業務で使い慣れているパソコンをそのままテレワーク先で使えるため、社員は新しい操作を覚える必要がないことです。

ファイルやアプリケーションなどのデータを移動する必要がないことからも、スムーズにテレワークを導入することができます。

ただし、会社情報が保存されているパソコンを社外に持ち出すため、セキュリティの管理は十分に行う必要があります。

そのためHDDの暗号化やUSBなどの外部メディアの接続制限などを行い、セキュリティ対策を強化するようにしましょう。

やり方③リモートデスクトップを使う

テレワーク3つ目のやり方は、オフィスに設置されたパソコンのデスクトップ環境を、テレワーク先で使用する端末で遠隔操作する「リモートデスクトップシステム」です。

オフィスに設置されたデスクトップを、テレワークの場所から開くことができるため、業務の引継ぎをスムーズに行うことができます。

作業は全て遠隔操作で行われるので、手元の端末データに情報が残る心配もありません。

セキュリティはオフィス端末で守られているので、情報漏洩が起きにくいです。

セキュリティ面を強化したい場合におすすめのやり方です。

やり方④仮想デスクトップを使う

テレワーク4つ目のやり方は、会社のサーバーから提供された仮想デスクトップに、パソコンを使って遠隔操作する「仮想デスクトップシステム」です。

リモートデスクトップのやり方と似ているシステムですが、仮想デスクトップはVDI(仮想デスクトップ)サーバーにアクセスして利用する点が異なります。

したがって、VDIが無い場合には購入しなければいけないため、導入費用がかかります。

作業の内容は随時サーバーに保存されるので、使用しているパソコンにデータが残ることを防げます。

また、管理者権限で不要なソフトウエアのインストールを防ぐことも可能なため、セキュリティを強化することが可能です。

テレワークのやり方の注意点2つ

ここでは、テレワークの導入前に知っておきたい注意点を、以下の通りご紹介します。

  1. ITツールの導入費の予算を立てておく
  2. テレワークに必要なビジネスツールを想定する

①ITツールの導入費の予算を立てておく

テレワーク導入費には、水道費や備品、パソコンやネットワークにかかるITツールの導入費など様々な費用が発生するため、予め予算を立てておくことをおすすめします。

中でも業務に必要なビジネス用のアプリケーションは、生産性を高めるためにも優先して導入することが求められます。

また、テレワーク先にインターネット環境が整備されていない場合には、ネットワーク回線やモバイルルーターなどの導入コストもかかります。

「テレワークの導入費が高く、なかなか踏み切れない」「少しでも費用を抑えたい」とお悩みの場合は、テレワーク助成金の利用がおすすめ。

厚生労働省や経済産業省、各都道府県が様々なITツール導入費の支援策を行っています。

ビジネスツールやパソコンなどの経費が対象となるケースも多いので、ぜひ確認されてみてください。

②テレワークに必要なビジネスツールを想定する

注意点の2つ目は、テレワークに必要なビジネスツールを想定することです。

テレワークは遠隔作業で行われるため、業務内容に適したビジネスツールの導入が求められます。

具体的なアプリケーションについては後述しますが、ビジネスツールの導入により、テレワークでの作業効率も高めることができます。

一方で、ビジネスツールを導入しない場合には、円滑なコミュニケーションのやり取りやWeb会議ツールなどの業務を行うことが難しいと言えるでしょう。

ビジネスツールはテレワークで起こりうる問題を解決してくれるため、生産性を高めたい場合やスムーズにテレワークを導入したい場合には、積極的にビジネスツールを導入しましょう。

次の章では、「どのようなツールを導入したらいいのか分からない」という方向けに、ビジネスツールに必要なアプリケーションをご紹介しています。ぜひ参考にしてください。

テレワークに必要なビジネスツール4選

テレワークに欠かせないビジネスツール。

ここでは、最低限テレワークに導入すべきビジネスツールを4つご紹介します。

  1. 勤怠管理ツール
  2. Web会議ツール
  3. コミュニケーションツール
  4. 共同編集機能

これらのビジネスツールは、Googleが提供する「G Suite」で一括して利用することができます。

ビジネスで必要なアプリケーションが全て揃っているので、これから導入を考えている方は、ぜひ「G Suite」を確認してみて下さい。

それでは、アプリケーションの特徴を詳しく見ていきましょう。

①勤怠管理ツール

テレワーク時でも通常の勤務と同様に、労働時間を正しく管理する必要があります。

そこで、社員の勤務状況を把握するのに役立つのが「勤怠管理ツール」です。

管理ツールには、オンライン上で始業・終業時刻を記録することができる機能が備わっています。

また、従業員の残業や休日出勤などを一括で管理することもできます。

タイムカードやICカードを使用する必要もありませんので、手間を省くことが可能。

②Web会議ツール

テレワークでも円滑に会議を行うためには「Web会議ツール」の導入が必要です。

サービスによって利用可能な人数は異なり、中には100名以上超えるWeb会議もあります。

Web会議ツールに欠かせないのは、セキュリティの対策です。

無償で提供されているサービスは有償サービスよりも、セキュリティが強化されていません。

そのためWeb会議ツールを導入するなら、アクセス制限やデータの暗号化などの対策が取られている有償のツールを導入すると良いでしょう。

③コミュニケーションツール

ビジネスでは、円滑なコミュニケーションが求められます。

ビジネス向けの「コミュニケーションツール」では、通話機能やグループ機能、チャット機能などの様々なシステムがあります。

メールのように宛先にメールアドレスを入力する必要が無く、気軽にやり取りできるのが特徴です。

通知機能を有効にすれば、パソコンを閉じていてもスマートフォンやタブレットからも、すぐに確認することができます。

したがってテレワークで効率の良いやりとりを行うには、コミュニケーションツールを導入しましょう。

④共同編集機能

リアルタイムで作業の進捗を確認できる「共同編集機能」。

文章作成ツールやプレゼンツールなど、様々なオンライン上で利用できるアプリケーションには、共同編集機能が備わっています。

共同編集機能を使用すれば、同じオフィスで働いていなくても、ブラウザ上でメンバーとの進捗を共有し合うことができます。

また履歴が残るため、万が一共同編集中に誤って削除した場合でもいつでも復元することが可能です。

進捗状況がリアルタイムで分かるので、仕事の効率や生産性が高まるでしょう。

テレワークの導入で得られるメリット・効果について

はじめに総務省による「平成30年通信利用動向調査|テレワークの導入目的」を見ていきましょう。

総務省のデータによると、最も多い導入理由は「生産性の向上」と公表されています。

次に多い理由は「勤務者の移動時間の短縮」「通勤困難者への対応」「ゆとりと健康的な生活の実現」などです。

これらのことから、従業員のための柔軟な働き方と、仕事の生産性を重要視している企業が多いことが分かります。

さらに、テレワークを導入することで得られるメリットは、以下のカテゴリーからも考えることができます。

カテゴリー 得られるメリット
コスト ペーパーレス、通勤コストの削減、オフィス維持費の削減
働き方 柔軟な働き方の実現、ワークライフバランスの実現
人材 優秀な人材の確保、ライフイベントにおけるキャリア継続、離職抑制
生産性 従業員の生産性向上、グローバル化への対応、ビジネスツールによる作業効率が高まる
事業継続 災害時の事業継続

テレワーク導入で得られるメリットが様々あるため、「企業は何を目指していくのか」を明確にすることが重要です。

テレワークの導入を最終目標にしないためにも、具体的な課題を洗い出し、目標を立て下さい。

それによって、テレワークの導入により大きな効果を得ることができるでしょう。

まとめ

オフィスから離れた場所で仕事を行う「テレワーク」。

テレワークのやり方には、主に以下の4種類があります。

  1. クラウド型アプリを使う
  2. 会社のPCを持ち帰る
  3. リモートデスクトップを使う
  4. 仮想デスクトップを使う

テレワークをスムーズに導入するには、ビジネスツールの導入が必要です。

セキュリティが強化されたビジネスツールなら、Googleが提供するG Suiteを利用しましょう。

また費用は、テレワーク助成金で抑えることも可能なので、ぜひチェックしてみて下さい。

これからテレワークを始める方が、円滑に導入することができることを応援しています。

記事を探す

GCP のメリットを最大限に活用しよう!

GCP・G Suite のご相談・
お見積り依頼はお気軽に
TEL.03-5840-8815
お問合せフォーム TEL.03-5840-8815