Google Workspace(旧G Suite)導入はパートナーが必須?その役割とポイントを解説!

Google Workspace(旧G Suite)導入はパートナーが必須?その役割とポイントを解説!

G Suite

投稿日:2020/12/18 | 最終更新日:2021/01/22

全世界で500万社以上に利用されているGoogle Workspace(旧G Suite)。グループウェアでありながら、作業効率化の機能も多く備えており、自社導入を検討されている方も多くいらっしゃると思います。

Google Workspaceの導入には、Google直接契約とパートナー経由の2パターンが存在しますが、数多くの企業がパートナー経由で契約しています。では、パートナー経由で導入すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。

本記事では、Google Workspaceの導入にあたり、パートナーの必要性や役割、そして、ユーザー(サービスを契約する企業)がパートナー経由で契約するメリットについて、詳しくご紹介します。Google Workspaceの導入を検討している方は、ぜひ参考になさってください。

Google Workspaceとは?

Google Workspaceは、Google社が提供するグループウェアサービスです。長らく「G Suite」という名称で親しまれてきましたが、2020年10月に「Google Workspace」という名称へブランド変更しました。

Google Workspaceの大きな特徴として、オンライン作業に強いことが挙げられます。そのため、アプリケーションをPCにダウンロードせずに全ての機能をブラウザ上で管理することができるため、リアルタイムで最新の情報を確認することが可能です。

また、ビジネスメールの定番である「Gmail」や、メンバーのスケジュールを一元的に表示できる「Googleカレンダー」など、ブラウザ上で動くコミュニケーションツールも充実しています。さらに、MicrosoftのExcel、Word、Powerpointなどに似た機能を持つ「作業効率化アプリ」もサービスに含まれています。

このように、テレワークで希薄になりがちなコミュニケーションや効率重視の作業は、Google Workspaceのアプリで補完することができます。いまや必須となったビデオ会議の機能もGoogle Meetというサービスで利用可能です。

Google Workspaceは、セキュリティ面も強化されており、ビジネスでも安心して利用することができます。管理者には「管理者権限」が与えられるため、アカウントの追加・削除やファイルのユーザー権限など、各種設定を細かく定めることができます。

G Suiteとの違いや詳細情報に関して知りたい方は以下の記事がおすすめです。
【最新情報】G Suiteがブランド変更!Google Workspaceの料金、機能、既存契約への影響は?

Google Workspaceの申し込み方法

Googleから直接申し込む

Google公式ページから、直接Google Workspaceを申し込むことができます。いくつかの簡単な質問に答えていくだけで、すぐに申し込みが完了します。

Google Workspaceの申し込みページはこちらです。以下の入力を求められますので、事前にチェックしておきましょう。

  • 会社(組織)名
  • 従業員数
  • 現在のメールアドレス
  • Google Workspaceで利用するドメイン
  • 管理者名※自分で任意のものを設定
  • 管理者のユーザー名(アドレス)※自分で任意のものを設定
  • 管理者のパスワード※自分で任意のものを設定

なお、契約が完了してもすぐにサービスを利用できるわけではありません。Googleから直接申し込みをした場合は、DNS設定を自社で対応する必要があります。DNSとは「Domain Name System」の略であり、メールなどのサービスを使うために必要不可欠なものです。

また、DNS設定を完了してもインターネットと馴染まず、ドメイン接続がうまくいかないケースも少なくありません。そのような場合、設定が正しいかどうかを自社で判断することが難しいため、実際のサービス利用までに時間がかかってしまうリスクがあります。

Google Workspaceのパートナー企業から申し込む

Google Workspaceには、Googleから許可を受けている正規のパートナー企業が存在します。

以下、パートナー企業からGoogle Workspaceを申し込む場合の手順と準備しておくべきものをご説明します。

①代理店に問い合わせをする

Google公式ページにパートナー一覧が掲載されています。公式ページでなくても「Google Workspace 販売」とGoogle検索をすれば、該当のパートナーページが複数表示されます。弊社トップゲートも正規の代理店です。

②担当営業からの連絡を待つ

パートナー企業に問い合わせをしたら、担当営業からの連絡を待ちましょう。

③初回の打ち合わせを実施する

担当営業から連絡がきたら、まずは初回の打ち合わせを実施します。

打ち合わせでは、以下の3項目がヒアリングされますので、事前に準備しておきましょう。

  • Google Workspaceの導入背景(使いたい理由)
  • Google Workspace導入後のユースケース(具体的な活用イメージ)
  • Google Workspaceライセンス数(何名くらいで使う予定か?)

ちなみにこの段階では、セキュリティ設定やネットワーク構成など、技術的な話は不要です。もちろん、事前にわかれば話はスムーズに進みますが、手間をかけて準備する必要はありません。

④ヒアリングシートの作成

Google Workspace導入のために必要な項目について、ヒアリングシートを作成します。担当営業からフォーマット送付されますので、自分で用意する必要はありません。初回の打ち合わせでは会話しないような「請求」や「支払い」などに関する情報を埋めて、担当営業に送付します。

⑤具体的な提案を受ける

初回打ち合わせでの会話やヒアリングシートの内容を元に、担当営業から具体的な提案を受けます。自社向けにカスタマイズされた提案書と見積書がこのタイミングで準備されるため、本格的に導入を検討しましょう。

⑥正式に申し込み

担当営業から送付される申込書を作成し、Google Workspaceの申し込みは完了となります。

パートナー企業の役割とは?

最適なプランの提案

Google Workspaceを検討するお客様の業種、環境、導入目的は多岐にわたるため、最適なプランや構成は会社ごとに変わります。そのため、単なるGoogle Workspaceのプラン選択だけではなく、要件に応じたアドオンソリューションや運用も個別に検討する必要があります。

アドオンソリューションとは、組織別にスケジュールを表示できる「組織カレンダー」や、セキュリティを高めるための「SSO(シングルサインオン)」など、Google Workspace自体には搭載されていない機能を有償で付加するサービスを指す言葉です。

パートナー企業に相談することで、アドオンソリューションも含めた広い視点から、自社の課題や要件、環境などに応じた最適なサービスの提案を受けることができます。このように自社にマッチしたGoogle Workspaceの運用を検討する上では、パートナー企業はとても大切な役割を持っています。

必要インフラの整備

Google Workspaceはクラウドサービスであるため、サーバー設置は必要ありませんが、サービスそのものに関する設定や環境確認は必要になります。サービス利用前にドメインやユーザーを設定する必要がありますし、デフォルト設定のままでは要件に合わない場合もあります。

また、Google Workspaceを利用するためのネットワーク帯域やセキュリティ対策など、既存環境の評価を実施した上で、必要に応じて変更・増強することが求められます。このような、ユーザー企業の既存環境を評価し、必要インフラを整備するためのお手伝いをするのもパートナー企業の役割です。

導入計画の策定

せっかくGoogle Workspaceを導入するのであれば、組織全体が最大限に活用して欲しいものですよね。Google Workspaceが社内に浸透するかどうかは、事前の導入計画にかかっています。

導入目的に応じた適切な導入設計を立て、「導入初期にはどの機能を利用してもらうのか」、「どれを利用させないように制限するのか」など、段階的な導入が効果的な場合もあります。計画を立てることで、組織全体に Google Workspaceを効率的に広めていくことができます。

プロの知見と経験から、ユーザー企業にとって最適な導入計画のアドバイスをすることも、パートナー企業の大切な役割です。

既存環境からの移行

既存で他グループウェアを採用している場合でも、パートナー企業の支援があれば、スムーズに環境移行することができます。さらに、ユーザートレーニングを開催することで、Google Workspaceの使い方を体系的に示し、円滑な導入を後押しする点もパートナー企業の役割となっています。

導入後のサポート

導入パートナーによるサポートは、Google Workspaceの導入後も続きます。管理者からの質問対応など、ユーザー企業がGoogle Workspaceを快適に利用できるようなサポートを提供しています。

「導入したけど使い方がわからない」というのは、非常にもったいない話なので、導入後にサポートしてくれるパートナー企業の存在は、とても大きなメリットであると言えます。

パートナー経由で契約するメリット

プロに相談しながら導入を進められる

Googleからの直接申し込みの場合は、Web上で必要情報を入力し、機械的に契約が進んでいきます。一方、販売代理店経由の場合は、担当営業と何度か打ち合わせをする機会が発生します。

そのため、導入後の活用イメージ、不安なこと、疑問点、自社に合ったプランなど、Google Workspaceのプロに相談しながら導入を検討することができます。担当営業の知見や自社の状況に合わせた使い方を教えてもらえるため、安心して検討を進めることができます。

サポートにより導入後も安心して運用できる

新しいサービスを導入する際、不明点が出てきたり、利用が浸透しない、という課題は付き物です。パートナー経由でGoogle Workspaceを契約することで、サービス導入後のサポートが保証されます。

そのため、実業務で安心してGoogle Workspaceを活用することができ、わからない点はパートナー企業に確認可能なため、スピーディーに社内でのサービス利用を促進することができます。

Google Workspaceの申し込みはトップゲートがオススメ

請求書払いが可能

トップゲートはGoogle Workspace料金の請求書払いが可能です。加えて、個別相談をすることでイレギュラーな支払い方法に対応できる点は、企業にとって大きなメリットです。

円建てで運用できる

トップゲートで契約する場合は、支払い国や通貨を設定する必要がないため、確実に円建てで運用できます。外貨建てでの経理処理はとても煩雑になってしまうので、この点も企業にとって大きなメリットだと言えます。

管理者の負荷を軽減できる

Google直接契約の場合は、管理コンソール上で管理者が支払方法などを設定する必要があります。作業自体が面倒なことに加えて、間違って設定してしまうとGoogle Workspaceアカウント自体を削除しなければいけない事態にもなりかねません。

トップゲート契約の場合は、担当営業との打ち合わせを複数回実施するため、その内容を元に各種設定を進めていくことができます。支払い方法を管理者が設定する必要もなく、担当営業がサービス開始に向けて全面的にフォローを行ないます。

導入後のサポートが充実している

トップゲートで契約すれば、無料サポートがデフォルトで付加されています。請求、障害、基本的な使い方など、さまざまな観点から導入企業のGoogle Workspace運用をサポートします。

プラン変更の相談も可能なため、自社の利用状況を踏まえて、プロの目線からアドバイスを受けることができます。Google直接契約では担当営業は付かないため、導入後サポートはトップゲート契約の大きなメリットと言えるでしょう。

まとめ

Google Workspace導入における、パートナー企業の役割をご理解いただけましたでしょうか?

Google直接契約でもGoogle Workspaceを契約することは可能ですが、パートナー経由の方が多くのメリットを享受することができます。プロのアドバイスを受けながら導入計画を策定でき、無料お試し期間も長く設定されています。

そして、パートナー企業を選ぶなら弊社トップゲートがオススメです。請求書払いや円建て運用が可能という事務観点だけでなく、自社の管理者に負荷をかけずにサービス設定を進めていくことができます。さらに導入後のサポートも充実しているため、安心してGoogle Workspaceを運用することが可能です。

本記事を参考に、ぜひGoogle Workspaceの導入を検討してみてはいかがでしょうか?



弊社トップゲートでは、 Google Cloud 、または Google Workspace(旧 G Suite) 導入をご検討をされているお客様へ「Google Meet で無料個別相談会」を実施いたします。導入前に懸念点を解決したい方、そもそも導入した方がいいのかをお聞きしたい方はお気軽にお申し込みください!

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