今更聞けないGoogleスプレッドシートの6つ活用法!Excel(エクセル)でできない機能まで解説!

G Suite

投稿日:2020/04/27 | 最終更新日:2020/09/19

Googleが提供するアプリケーションの1つ「スプレッドシート」。

スプレッドシートは、マイクロソフト社が提供しているExcelと似た表計算ソフトですが、「Excelとの違いは?」「表計算の他に使える機能は?」「ビジネス向けの活用法はあるの?」と、スプレッドシートの使い方について気になる方も多いはず。

そこで今回は、Googleが提供するスプレッドシートの活用法について解説をします。

また、スプレッドシートの表計算ツール以外でビジネスに役立つ機能についても解説していますので、ぜひ参考にしてください。

Google スプレットシートとは?

スプレッドシートは、検索エンジン「Google」が提供する表計算ソフト。

機能性が優れているため、個人だけでなく法人にも人気のあるアプリケーションです。
Googleのアカウントを取得すれば、基本的に無償で使用することができます。

ただし、Googleが提供するビジネス向けのサービス「G Suite」なら、無料版よりも優れたビジネス向けの機能を利用することができます。
この記事の最後でもG Suiteの活用法について解説していますので、ぜひ参考にしてください。

Google スプレッドシートとExcelの違いと特徴4選 

スプレッドシートとExcelは、どちらも表計算ソフトとして利用されています。
関数を組み込む計算表や、図・表・グラフなどのチャート、文字列の操作などに、大きな違いは見られません。

では、スプレッドシートとExcelの違いはどこにあるのでしょうか。以下で確認していきましょう。

違いと特徴1.インストールの有無

最大の違いは、Googleが提供するスプレッドシートはWEB上のアプリケーションなので、パソコンやスマホへのインストール作業を行う必要はありません。

ブラウザとインターネット環境が整っていれば、パソコンのみならず、スマホやタブレットからも閲覧や編集することができます。そのため、Googleアカウントを所有していれば、場所を問わずいつでもスプレッドシートを利用することができるのです。

Excelだと、PC版でサブスクリプションサービスを契約してアプリケーションをインストールしなければなりませんし、スマホやタブレットでもアプリのインストールをしなくてはいけません。

違いと特徴2.処理の仕方

Google スプレッドシートとExcelの違いは計算式などの処理でもあります。スプレッドシートはサーバー側が処理するのに対して、エクセルはPC側で処理するのが特徴です。つまりエクセルは、インターネットに繋がっていなくても操作できるということです。

違いと特徴3.データ反映のリアルタイム性

Google スプレッドシートで、データや数値の変更や追記を行うと共有しているユーザーにリアルタイムで反映されます。Excelの場合は、変更や追記を行ったファイルを都度共有しなくてはいけないので、この点は利便性にかけるかもしれません。

違いと特徴4.履歴の自動保存

Google スプレッドシートでは、操作履歴も保存されます。そのため、保存をする操作を手動で行う必要はありません。

履歴を保存するのを忘れていたり、故障や停電で保存できない場合でも、スプレッドシートならデータが消えるリスクを最小限に抑えることができます。

違いや特徴ががわかったところで、スプレッドシートのおすすめ活用方法をご紹介します。

スプレッドシートの意外と知らないおすすめ活用方法6選

スプレッドシートの意外と知らない活用方法は、以下の通りです。

1.共有ユーザーと同時編集を行う
2.拡張機能「アドオン」を追加する
3.コメントを残す
4.過去のデータの復元をする
5.共有権限を設定する
6.別のシートからデータを参照できる

それぞれ詳しく紹介していきます。

おすすめ活用法1.共有ユーザーと同時編集を行う

クラウド型ツールを活用することで、複数のユーザーによる同時編集ができるのが魅力の一つ。会議中の議事録やスピード感が求められる仕事のシーンでは大いに役立つこと間違いなし。
ちなみにスプレッドシートは、編集が50人、閲覧のみであれば最大200人と同時に共有が可能です。

また、他のユーザーが編集をしている間は、編集中のメンバーのステータスが表示さ、クリックしているセルはグレーに変わるので、リアルタイムで他の人の編集作業状況を確認することができます。

おすすめ活用法2.拡張機能「アドオン」を追加する

スプレッドシートでは、拡張機能「アドオン」があります。
アドオンを利用すれば、不足している機能をスプレッドシートに追加することが可能です。

例えば、フォントを拡充させる機能や、データ収集を行いマーケティングで役立つ機能、フローチャートを作成する機能など、ビジネスで役立つ拡張機能が様々あります。

Google以外の企業もアドオンを提供しているため、幅広いサービスの中から自分に合った機能を追加できます。操作方法は、メニューにある「アドオン」をクリックし、「アドオンを取得」で利用が可能です。

おすすめ活用法3.コメントを残す

スプレッドシートでは、コメントしたいセルにメッセージを残すことができます。

進捗状況や連絡事項など、アクセス権限のあるユーザーにリアルタイムで情報共有ができるので、円滑な意思疎通を行えます。

また、コメントをした人の情報が表示されるため、メッセージを残した人のアカウントが分かるようになっています。コメントに対して返信することもできますので、複数のコメントがある場合でも、的確に返答することができるでしょう。

おすすめ活用法4.過去のデータの復元をする

「Excelとの違いと特徴」でも記載しましたが、スプレッドシートでは、操作中に自動保存されるシステムが備わっています。

そのため、だいぶ前の履歴も残されているので、遡って履歴を確認できますし、その履歴のデータが必要であれば復元することもできるので安心です。

複数のユーザーによる共同編集が行われた場合でも自動保存されるので、常に最新の情報が得られます。

おすすめ活用法5.共有権限を設定する

スプレッドシートを作成したオーナーは共有権限を設定し、情報の公開範囲を限定できます。

共有権限の設定範囲は、Gmailアカウントを保持している全員で、スプレッドシートを閲覧・編集できる人を細かく指定可能です。共有した人にGmailでアナウンスも届けることができるため、スムーズな確認もできます。

共有権限を設定することによって、外部からの不正アクセスを防いだり、重要なデータを保護できたりするので、ビジネスで利用する場合には必要な設定だと言えるでしょう。

おすすめ活用法6.別のシートからデータを参照できる

同一のスプレッドシート内であれば、同じシートのデータでなくても別のシートにコピーすることができます。

そのため、一つのシートに情報が散乱することがなく、データを探す時間の短縮にもなることでしょう。

難しい関数を使用しなくても、参照したい場所のセルに「=」をつけて、参照したいデータをのシートの該当箇所をクリックするだけでデータが参照できます。

無料プランの「スプレッドシート」機能と法人向けG Suite機能「スプレッドシート」機能の違い

Googleが提供するアプリケーションには個人向けの無料サービスの他、ビジネス向けの有償サービス「G Suite」があります。

G Suiteでは、無料版よりも豊富な機能やアプリケーションを利用できる上、セキュリティが強化されていますので、法人の方でも安心して使用できます。
もちろん、G Suiteが提供するアプリケーションの中には「スプレッドシート」が含まれています。

ここからは、G Suite機能におけるスプレッドシートと個人向けのスプレッドシートでできることの比較をしたいと思います。

無料プラン G Suite
同時編集可能人数 50名 100名
共有権限を設定
組織外ユーザーを追加時のアラート ×
アプリケーションの利用状況を把握 ×
ダウンロードしたり、コピーや印刷するのを禁止設定

スプレッドシート共有権限の設定する時、組織外の人を追加した時にアラートが出るのは安心ですね。普段からメールでのやりとりが多い方のアドレスがサジェストで出てしまうので誤って追加する前に気がつくことができます。

共有権限を設定することによって、外部からの不正アクセスを防いだり、重要なデータを保護できたりするので、ビジネスで利用する場合には必要な設定だと言えるでしょう。

そして、G Suiteには管理コンソールという機能があり、アプリケーションの利用状況を把握できたりと管理権限が与えられているので、セキュリティ面も安心できます。

ビジネス目的ならG Suite機能の「スプレッドシート」がおすすめ

ビジネス向けのG Suiteは、チームや企業での共同作業をサポートするサービスが充実しています。
先程ご紹介したスプレッドシート活用法の他にも、無料アカウントでは利用することができない機能は様々あります。

例えば、ドライブ容量は、無償版は15GBなのに対して、G Suiteなら30GBまたは無制限と、容量を増やすことができます。

また、問い合わせのサービスは、無償版はインターネット上に掲載されている「Googleヘルプ」のみですが、G Suiteなら24時間365日体制で電話やオンライン、メールにて行えます。

テレワークの導入でセキュリティに懸念がある法人さまは、ぜひG Suiteも選択肢の一つとして考えてみてはいかがでしょうか?

【おすすめ記事】
G Suiteって何?Gmailとの違いは?ビジネスツール「G Suite」導入のメリット4選

まとめ

スプレッドシートの活用法は、以下の6つです。

1.共有ユーザーと同時編集を行う
2.拡張機能「アドオン」を追加する
3.コメントを残す
4.過去のデータの復元をする
5.共有権限を設定する
6.別のシートからデータを参照できる

Googleが提供するスプレッドシートを活用し、テレワークで広がっているオンラインでの共同作業をスムーズに進めてみてはいかがでしょうか?

本格的にスプレッドシートを使いこなしたい方へおすすめ記事

作業効率が10倍UP!Googleスプレッドシートの活用方法3選

グラフを自動で作成する!GoogleスプレッドシートのAI機能「データ探索」とは?

弊社トップゲートでは、 GCP 、または G Suite 導入をご検討をされているお客様へ「Google Meet で無料個別相談会」を実施いたします。導入前に懸念点を解決したい方、そもそも導入した方がいいのかをお聞きしたい方はお気軽にお申し込みください!

お申込みはこちら

メール登録者数3万件!TOPGATE MAGAZINE大好評配信中!
GCP、G Suite、TOPGATEの最新情報満載!

メルマガ登録はこちら

記事を探す

GCP のメリットを最大限に活用しよう!

GCP・G Suite のご相談・
お見積り依頼はお気軽に
TEL.03-5840-8815
お問合せフォーム TEL.03-5840-8815