企業のペーパーレス化はもはや常識?メリットや推進方法、成功事例まで徹底解説!

企業のペーパーレス化はもはや常識?メリットや推進方法、成功事例まで徹底解説!

ビジネス

投稿日:2022/01/29

従来の日本企業では紙による書類管理が一般的でしたが、最近は多くの会社でペーパーレス化が進んでいます。企業がペーパーレス化を推進することで、コスト削減やセキュリティ強化など、様々なメリットを享受することができます。

ペーパーレス化は一般的な言葉として定着していますが、その内容について詳しく理解している方は少ないのではないでしょうか。本記事では、ペーパーレス化の概要やメリット・デメリット、推進方法、成功事例など、あらゆる観点から一挙にご紹介します。

ペーパーレス化とは?

ペーパーレス化の「ペーパーレス」とは、英単語の「 paper (紙)」と「 less (〜がない)」を組み合わせた言葉であり、業務を進める上で紙の書類やファイルなどを削減することを意味します。

従来の日本企業では、契約書や請求書などをすべて紙で管理しており、自社のキャビネットで保管していました。しかし、最近では政府が働き方改革を推進している影響もあり、多くの企業がペーパーレス化に向けた取り組みを始めています。

このように、社会全体でペーパーレス化の風潮が高まるとともに、ペーパーレス化を目的とした IT ツールが多く登場しています。代表的な例としては、オンラインでの契約締結を実現する「クラウドサイン」などの電子契約ソリューションが挙げられます。

ペーパーレス化は単に紙を削減できるだけではなく、他にも様々なメリットを企業にもたらします。ビジネスマンのワークスタイルが多様化した現代において、ペーパーレス化はすべての企業に求められている経営課題だと言えるでしょう。

ペーパーレス化のメリット

コスト削減を実現できる

ペーパーレス化の代表的なメリットとして、コストの削減が挙げられます。ペーパーレス化によって紙のコストを抑えることができ、同時に印刷費や郵送費の削減にも繋がります。

さらに、これまで紙で保管していた書類を減らすことで、自社のロッカーやキャビネットの省スペース化を実現することができます。このように、ペーパーレス化はコスト削減やオフィススペースの有効活用に直結します。

セキュリティを強化できる

従来の日本企業では、契約書などの重要書類を紙で保管していたため、書類を紛失した場合は重大なセキュリティ事故に発展するリスクがありました。仮に個人情報を含んだ顧客リストが外部漏洩すれば、取り返しのつかない事態になります。

その点、ペーパーレス化は紙ではなく電子ファイルとして書類を保管します。書類をデータで保存することで、物理的な紛失リスクを低減できるため、自社のセキュリティ強化に繋がります。

新しい働き方を実現できる

ペーパーレス化はコスト削減やセキュリティ強化だけでなく、企業が新しい働き方を実現する上でも大きく寄与します。紙書類で運用する場合、どうしてもオフィスに出社せざるを得ない状況が生まれていました。

しかし、ペーパーレス化は原則オンラインでのファイル保管になるため、時間や場所に縛られることはありません。新型コロナウイルスの感染拡大の影響により、テレワークや在宅勤務が浸透した現代においては、ペーパーレス化の重要性は益々高まっていると言えます。

業務効率化を実現できる

ペーパーレス化は、組織の業務効率化にも大きく寄与します。わかりやすい例として、紙によるファイル保管を考えてみましょう。会社の書類を紙で保管・管理している場合、目的の書類を探し出すために大きな労力が掛かるケースもあります。

仮に、膨大な量の書類を大型ロッカーやキャビネットにランダムに保管していれば、一つずつ紙の書類を目検して目的のファイルを探すしかありません。これには膨大な時間を必要としますし、「書類を見つける」というだけの生産性の低い時間になってしまいます。

しかし、紙の書類を電子ファイルとして保管しておくことで、ファイル名や保存日時から簡単に目的の書類を検索でき、効率的に業務を進められるようになります。このように、ペーパーレス化は企業の業務効率化に大きく貢献する重要な取り組みであると言えます。

タイムラグをなくすことができる

タイムラグというのは、自社と他社との間で紙書類をやりとりするための時間のことです。例えば、お客様から自社サービスの申込書を受領するケースを考えてみましょう。まずは自社がお客様に紙の申込書を送った後、お客様側で内容確認・捺印した上で書類を返送します。

従来の日本企業では、このようなやり取りが一般的に行われていましたが、これでは郵送のための無駄な時間が発生します。その点、ペーパーレス化で電子ファイルのやり取りにしておけば、タイムラグが発生することはなく、お互いにとって効率的かつスムーズに取引を行うことができます。

ペーパーレス化のデメリット

IT ツールの導入が必要になる

ペーパーレス化を実現するためには、電子契約ソリューションやクラウドストレージなどの IT ツールの導入が必要になります。そのため、追加コストが発生する点はデメリットの一つであると言えるでしょう。

ただし、先ほどご説明した通り、ペーパーレス化自体がコストの削減に直結する取り組みです。そのため、 IT ツールの導入コストをネガティブに捉えるのではなく、ペーパーレス化による導入効果を見据えた上で、中長期的な目線で検討することが大切です。

一時的に業務効率が下がる

ペーパーレス化に限った話ではありませんが、業務運用の変更は社員に一定の負担がかかります。特に社員の IT リテラシーが低い場合、ツールの使い方がわからずに業務効率が下がることが予想されます。

しかし、これも一時的なデメリットであり、ペーパーレスが社内に浸透すれば、結果として組織の生産性は向上します。そのため、社員に対してペーパーレス化のメリットを丁寧に伝えて、あらかじめ賛同を得ておくことが大切です。

システム障害を受ける可能性がある

ペーパーレス化のデメリットとして、システム障害の可能性が挙げられます。一般的なペーパーレス化では、ファイルを電子化してパソコンの中で管理するため、自社のシステムに何かしらのトラブルが発生した場合、その影響を受けてしまうリスクがあるのです。

ただし、紙の書類であれば絶対に安全という訳ではなく、大規模災害が発生すれば紙が燃えたり消失したりする可能性があります。これらはペーパーレス化におけるシステム障害と似たようなリスクだと言えるでしょう。そのため、ペーパーレス化の方が必ずしも危険だということではありません。

システム障害などのリスクを最小限に抑えるには、自社の状況に合わせた最適なセキュリティ対策を講じる必要があります。万が一、情報漏洩などが発生した場合は取り返しのつかない事態になるため、ペーパーレス化を推進する際は、セキュリティ体制を慎重に検討することが大切です。

ペーパーレス化の推進方法

社員教育を行う

ペーパーレス化を推進するためには、あらかじめ社員教育を行う必要があります。ペーパーレス化を検討していても、現場の社員がペーパーレス化の目的やメリットを理解していなければ、思うように進めることはできません。

そのため、社員のペーパーレス化に対する理解を深めておきましょう。可能であれば、経営層や役職者など、然るべき立場の人から説明を行うのがオススメです。これにより、社員の意識を強く変えることができ、ペーパーレス化を円滑に進めることができます。

ペーパーレス化の対象を明確化する

ペーパーレス化の推進において「どの書類をペーパーレス化するか?」という、対象の明確化は大切なポイントになります。闇雲にペーパーレス化を進めても、思うような効果は得られません。

まずは自社が紙で運用している業務を洗い出し、ペーパーレス化する対象を具体的に決めてください。業務の整理を行うことで、プロセス上の課題を発見できる可能性もあるため、場合によっては運用改善や生産性向上にも繋がります。

段階的にペーパーレス化を進める

企業がペーパーレス化を実現するためには、段階的にプロジェクトを進めることが重要です。いきなり大規模なペーパーレス化を目指した場合、どこかで失敗してしまうポイントが発生し、全体がうまく機能しなくなります。

そのため、ペーパーレス化の対象となる業務や書類を整理し、それらに優先順位を付けてください。そして、優先度が高いものから順番に対応することで、効率的にペーパーレス化を進めることができます。このように、ペーパーレス化を進める上では、計画性を持って検討することが重要になります。

ペーパーレス化の成功事例

紙の印刷コストの削減

とある出版会社では、ペーパーレス化を導入することでコストの削減を実現しています。同社では、原稿内容をチェックするために多くの紙を印刷していましたが、その印刷コストが経営を圧迫する原因となっていました。

そこで、印刷量を抑えるための対策として、組織ごとに印刷できる枚数を制限したのです。ここでのポイントは、いきなり厳しい枚数制限を設けるのではなく、3年計画で段階的に施策を実行した点です。

そして、少しずつ紙の印刷量を減らすと同時に、社員に対してペーパーレス化の必要性を説明しました。その結果、ペーパーレス化に対する社員の意識が高まり、コスト削減を実現することができました。現在は会議のペーパーレス化など、ペーパーレス運用の拡大を検討しています。

会議資料のデジタル化

とある商社では、ペーパーレス化を導入することで会議資料のデジタル化を実現しています。同社では、モノだけではなく情報の流通も重視しており、お客様への情報提供や社内の情報共有を迅速化する仕組みを検討していました。

そこで、自社の営業担当にタブレット PC を貸与し、手書きで運用していた報告書を完全にデジタル化しました。また、経営層や役職者にもタブレット PC を配布することで、外出先の営業担当とスムーズに連携できる体制を整備したのです。

さらに、役員会議の場でもタブレット PC を活用し、全体の約70%の資料をデジタル化することに成功しました。これにより、紙や印刷費などのコスト削減と業務効率化を同時に実現しました。役員の平均年齢は高めでしたが、タブレット PC はとても好評であり、その利便性が高く評価されたそうです。

教育現場のペーパーレス化

ペーパーレス化の波は一般企業だけでなく、教育現場にも大きな影響を与えています。とある中学校では、業務効率の改善を目的として、教職員にタブレット30台を貸与しました。

中学校は授業で使用するプリントや宿題など、紙を印刷する機会がとても多く、印刷コストの削減が大きな課題となっていました。そこで、課題解決の第一歩として、教職員が使用する紙の削減から着手することにしたのです。

これまでの職員会議では、当日の議題や参考資料などを紙で印刷していました。しかし、タブレットを導入することで、デジタル化された資料を画面上で見ながら会議を進行でき、印刷コストの削減に繋がりました。さらに副次的な効果として、会議の聞き漏らし防止にも寄与しているそうです。

ペーパーレス化の実現には Google Workspace がオススメ

ペーパーレス化を実現するためのツールは多く存在しますが、サービスごとに特徴やメリットは大きく異なります。そのため、複数のサービスを比較して、自社に最適なツールを選ぶことが重要になります。

ツールの判断基準は多岐にわたりますが、以下のポイントを意識するとよいでしょう。

  • サービスの信頼性
  • サービスの使いやすさ
  • 搭載されている機能

このような点を踏まえると、ペーパーレス化の実現には Google Workspace がオススメのソリューションだと言えます。ここからは、 Google Workspace の概要やペーパーレス化にオススメな理由をご説明します。

Google Workspace とは?

Google Workspace は Google が提供するクラウド型のグループウェアサービスです。以前は G Suite という名前で親しまれていましたが、2020年10月に Google Workspace へブランド名を変更しました。

Google Workspace には、 Gmail (メール)、 Google カレンダー(スケジュール管理)、 Google Meet (ビデオ会議)、 Google ドライブ(オンラインストレージ)など、企業に必要な機能がすべて揃っています。

この Google Workaspce を活用することで、簡単にペーパーレス化を実現できます。例えば、紙の資料をデジタル化して Google ドライブに格納すれば、いつでもどこでも資料を閲覧可能になります。また、 Google Workspace は100%クラウドで提供されているサービスであるため、デバイスを問わずに利用できる点も嬉しいポイントです。

Google Workspace に関しては、以下の記事で詳しく解説しています。
【最新情報】G Suiteがブランド変更!Google Workspaceの料金、機能、既存契約への影響は?

多彩な機能をオールインワンで提供

Google Workspace には、様々な機能がオールインワンで提供されています。例えば、ファイル保管はオンラインストレージである Google ドライブを活用できますし、請求書などのファイルは Google スプレッドシートで運用できます。

また、これまで紙で用意していた会議資料は Google スライドを使うことで、複数人が同じファイルを同時に閲覧できます。 Google スライドは 100% クラウドで提供されているサービスであるため、 Google スライド上で複数人が共同編集しながら資料を作ることも可能です。

上記でご紹介したサービスはほんの一部ですが、これらの Google サービスは各ユーザーがドキュメントやファイル上にコメントを残すことができます。これにより、複数人での業務コラボレーションが効率化され、テレワーク環境においても業務の生産性向上を期待できます。

さらに、 Google Workspace には、標準で Google Meet というビデオ会議の機能が搭載されているため、テキストだけのコミュニケーションでは意思疎通が難しい時は、相手に自分の PC 画面を共有しながら説明することも可能です。

加えて、 Google Workspace ではバージョン管理を行うことができるため、たとえば、双方が契約書に合意した後、データを書き換えられるような心配もなく、オンライン上で安全に取引が完了します。希望に応じて、ドキュメントやファイルを PDF 形式に変換できる点も嬉しいポイントです。

このように、 Google Workspace にはペーパーレス化の推進に必要なあらゆる機能が搭載されています。追加のオプション料金などは必要なく、 Google Workspace のライセンスの中にすべて含まれているため、まさにオールインワンで提供されている高機能なパッケージサービスとなっています。

これまでリアルで行っていた業務は、ほとんどが Google Workspace の世界の中で完結します。そして、これにより組織の生産性が大きく向上することは間違いないと言えるでしょう。

あらゆる機能がシームレスに連携

Google Workspace には、組織の生産性を高めるための業務効率化ツールが多く備わっており、それぞれの機能がシームレスに連携しています。そのため、単なるペーパーレス化だけではなく、その先の業務効率化や生産性向上を実現できます。

例えば、 Google ドライブに保存してある電子ファイルを誰かに共有したい場合は、相手の Gmail アドレスを入力するだけで完了します。 Google ドライブと Gmail が連携しているため、相手の Gmail にはファイル共有を受けた旨のメール通知が自動で飛ぶような仕組みとなっています。

その他にも、ビデオ会議ができる Google Meet やビジネスチャットツールである Google チャットなど、様々な機能が搭載されています。このように、 Google Workspace を活用することで、ペーパーレス化はもちろんのこと、自社の業務効率化や生産性向上を実現することが可能になります。

Google の成長性と高いセキュリティ

ペーパーレス化では、機密情報を含む重要書類を電子化し、オンライン上で保存します。そのため、サービスの信頼性はとても重要なポイントになります。 Google Workspace は Google 社員が業務の中で活用しており、サービスの利用者は Google の強固なインフラと最先端のテクノロジーを自由に活用することができます。

Google Workspace は世界中で多くの企業に支持されているサービスであるため、信頼性の観点では問題ないと言えるでしょう。また、 Google の独自技術により、とても強固なセキュリティを誇っているため、安心して業務で利用できます。

直観的なユーザーインターフェース

新しいツールを導入する際、サービスの使いやすさは大切なポイントです。いくら高性能なツールだとしても、使いにくいサービスであれば、社員の利用が進まずに導入効果は低くなります。

その点、 Google Workspace は直観的なユーザーインターフェースが大きな特徴であり、誰でも簡単に使うことができます。そのため、社員のツール利用を促進できるとともに、 IT 管理者が研修などを行う手間を削減できます。

まとめ

本記事では、ペーパーレス化の概要やメリット・デメリット、推進方法、成功事例など、あらゆる観点から一挙にご紹介しました。

ペーパーレス化を導入することで、企業は様々なメリットを享受できます。近年、多くの企業がペーパーレス化に取り組んでおり、自社のコスト削減や業務効率化を実現しています。

ペーパーレス化を実現するためのツールは数多く存在しますが、導入を検討するのであれば Google Workspace がオススメです。 Google Workspace に内包された多彩な機能により、ペーパーレス化はもちろん、自社の生産性向上にも大きく寄与します。

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Google Workspace のようなグループウェアは、導入した後の運用によって成否が分かれると言っても過言ではありません。その意味では、確かな実績のあるトップゲートでご契約いただくことで Google Workspace の導入効果を最大化することができます。

本記事を参考にして、ぜひ Google Workspace の導入を検討してみてはいかがでしょうか。



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