ゼロから知りたいテレワークの導入マニュアル

ゼロから知りたいテレワークの導入マニュアル〜企業編〜

G Suite

投稿日:2020/05/25 | 最終更新日:2020/09/10

「テレワークの導入を検討しているが、どこから手をつけていいか分からない…」とお悩みではありませんか?

テレワークを導入するには、導入手順の全体の流れを把握することが重要です。

そこで本記事では、「テレワーク導入のための5つの手順」と「おすすめのビジネスツール」を解説します。

これからテレワークを導入したいと考えている企業の方は、導入マニュアルを知ることができるのでぜひ参考にしてください。

テレワークの導入マニュアル|5つの手順

テレワークを導入するためには、初めに全体の導入手順を確認する必要があります。

本記事で解説する導入手順は、以下の5つです。

  1. テレワーク導入の目的を明確にする
  2. 対象者を選定し、業務内容を把握する
  3. 労務管理のルールを定める
  4. ビジネスツールを導入する
  5. セキュリティ対策を強化する

導入全体の流れを知ることで、スムーズにテレワークを実行することができます。全体の流れを確認したら、それぞれの手順を達成するための期限も設定すると良いでしょう。

それでは次に、5つの手順について詳しく解説してきます。

手順1.テレワーク導入の目的を明確にする

テレワークの導入そのものをゴールとしないためにも、明確な導入目標を持つことが重要です。

企業におけるテレワーク導入の目的は、以下の側面から考えることができます。

  • コスト
  • 人材
  • 事業継続
  • 多様な働き方
  • 生産性

具体的には、「緊急時における事業継続」、「交通費やペーパーレス不要なコストの削減」、「離職の抑制と優秀な人材の確保」などが挙げられます。

また、テレワークは柔軟な働き方を実現することができるため「企業のブランドイメージを向上させる」ことを目標にすることもできるでしょう。

テレワークを導入することで「どのようなメリットを得たいか」、「何ができるのか」などを考え、基本方針で定めることが大切です。

導入後の取り組みで得られる成果を考えることで、効率的にテレワークを導入することができるでしょう。

手順2.対象者を選定し、業務内容を把握する

導入目的を定めたら、次はテレワーク社員の対象者を選定します。

一度に全ての社員がテレワークを行うことはハードルが高いと思われます。

そのため、社員の事業内容や個人の意志に合わせて、テレワークの対象者を選定する必要があります。

「対象者の選定基準が分からない」という時のために、厚生労働省による選定基準を以下ご紹介します。

・業務にかかる時間 :その業務にどれくらいの時間がかかるか
・使用する書類 : その業務で使用する書類はあるか、その書類は紙媒体か電子ファイルか
・使用するシステムやツール : テレワークでも実施可能なシステムやツールが揃っているか
・セキュリティリスク :業務上で取り扱う個人情報等があるか
・コミュニケーション量 : 業務は何人で行うか、関係者とのやりとりの頻度はどのくらいか

(引用:厚生労働省|テレワークではじめる働き方改革・テレワークの導入・運用ガイドブック|対象業務の整理

上記のチェック項目を参考に、テレワークに向いている仕事内容を選定していきましょう。

このほか、「現段階では難しいけれど、将来的に導入できる仕事」についても検討する必要があります。

また、業務内容によってテレワークを行える日とそうでない日がある社員には、会議の日は「テレワーク」、顧客と面談がある日は「会社出勤」のように、状況に合わせて導入すると良いでしょう。

全ての社員を一斉にテレワークにするのではなく、導入することができる社員から徐々に実行することが無理なくテレワークを導入するポイントとなります。

手順3.労務管理のルールを定める

テレワークの対象者を把握したら、次は労務管理のルールを策定しましょう。

テレワーク時でも、労働基準法は適用されるので、注意が必要です。

労働基準法の条件は様々ありますが、今回は以下2つに限定し、解説をします。

  1. 就業場所の明示と勤怠管理の必要性
  2. 通信費や情報通信機器の負担方法

①就業場所の明示と勤怠管理の必要性

労働基準法施行規則5条」や「厚生労働省のガイドライン」では、就業場所と勤怠管理を把握する必要性が記載されています。

そのため、テレワークでも同様に就業場所と勤怠管理を把握することが求められます。そこでおすすめなのが、ブラウザ上で情報管理を行えるビジネスツールの利用です。

オンラインで従業員の就業状況を共有することができるため、直接会社で顔を合わせなくてもスケジュールを確認することができます。

また後述しますが、Googleが提供するビジネス「G Suite」なら、ブラウザ上で確認できるスケジュール管理ツールの利用も可能です。

さらにコミュニケーション機能も充実しているため、早退や休憩などの細かな出勤状況の共有にも役立ちます。

②通信費や情報通信機器の負担方法

テレワークでは、パソコンやインターネット回線などの通信機器が欠かせません。

ただし、通信費は「ビジネス」と「プライベート」の切り分けが難しい費用であるからこそ、テレワークの導入前には「誰が、どれくらいの割合で支払うのか」を定める必要があります。

支払い方法は、会社が全額負担する方法と、一部の手当を支給する方法があります。

もし従業員が支払う場合には、トラブルを避けるためにも就業規則で定めるようにしましょう。

手順4.ビジネスツールを導入する

テレワークは会社から離れた場所で行うため、ビジネスを効率化させるためのアプリケーションの導入が欠かせません。

テレワークで導入すべきビジネスツールは、以下の通りです。

【テレワークに必要なビジネスツール】

  • オンライン会議ツール
  • コミュニケーションツール
  • メール機能
  • 勤怠管理機能
  • 従業員カレンダー共有機能
  • プレゼンテーション作成ツール
  • 文章作成ツール
  • 表計算ソフト
  • 共有クラウドなど

遠隔でも円滑なコミュニケーションが取れる機能や、顔を合わせながら会議を行えるオンライン音声会議ツール、作業効率を上げるためのサービスなどは、テレワークに欠かせないとツールです。

後述しますが、Googleのビジネスサービス「G Suite」を利用すれば、これら全てのアプリケーションを一括で利用することができます。

G Suiteの料金やプランが気になる方は、ぜひ記事の後半をご確認ください。

参考記事:働き方改革やテレワークで導入したいオススメなツールやシステムを10個を費用まで徹底解説!

手順5.セキュリティ対策を強化する

テレワークに必要なビジネスツールを確認したら、次はセキュリティ対策についても考えていきましょう。

セキュリティ面では、重要なデータの漏えいや紛失、外部からの不正なアクセスが起きた場合に備えて、対策を行うことが求められます。

厚生労働省による「セキュリティ対策」では、以下の方法が挙げられています。

【セキュリティ対策の方法】

  • アクセス制限の強化
  • ハードディスク(HDD)の暗号化
  • パスワードの義務付け
  • 外部メィデアの接続制限
  • 生体認証システムの導入
  • のぞき見防止フィルターの導入
  • セキュリティ対策がなされたUSBメモリの配布
  • ウイルス対策ソフトの導入など

(引用:厚生労働省|テレワークではじめる働き方改革・テレワークの導入・運用ガイドブック|システム方法の選択

またセキュリティ対策として、ガイドラインでセキュリティルールを策定し、社員研修を行うことも大切です。

テレワーク社員に、「不要なアプリケーションを導入する危険性」や「講習Wifiを利用する危険性」などのセキュリティ対策の必要性を理解してもらいましょう。

テレワーク導入に欠かせない作業効率化アプリ「G Suite」

前述しましたが、テレワークの導入にはビジネスツールが必要です。

ビジネスツールは、「用途に合わせてアプリケーションを導入する方法」と「一括で必要なサービスを導入する方法」の2つがあります。

例えば、オンライン会議ツールの「Zoom」やチャット機能の「Chatwork」などは、目的に合わせて導入するサービスです。

一方Googleが提供する「G Suite」は、会議ツールやスケジュール管理システム、コミュニケーションなどのテレワークの導入に必要なアプリケーションを一括で利用できるサービスを提供しています。

したがって、コストを抑えたい場合やビジネスに必要なツールを一括導入したい場合は、全てのビジネスツールが揃ろう「G Suite」の利用がおすすめです。

参考記事:働き方改革やテレワークにおすすめのツールはG Suiteな4つの理由

G Suiteの料金プラン一覧

「G Suiteの料金はいくらかかるの?」、「プランの特徴が知りたい」という方のために、ここではG Suiteの料金プランをご紹介します。

G Suiteのプランは、以下の3種類です。

Basic Business Enterprise
月額(1ユーザー) 680円 1,360円 3,000円
オンライン会議参加人数 100人 150人 250人
ドライブ容量 30GB 無制限
※5 ユーザー未満の場合は、ユーザー 1 人あたり上限 1 TB
無制限
※5 ユーザー未満の場合は、ユーザー 1 人あたり上限 1 TB
Cloud Serch ×
Valut ×

(参考:G Suite公式サイト|料金

 プランの内容によって「アプリケーション」と「料金」が異なります。

ただし、全てのプランのセキュリティ対策は、かなり厳しく設定されています。

Googleの専門チームによるデータの監視や全データの暗号化処理機能など、徹底した対策が取られているので、ビジネス目的でも安心してご利用いただけます。

また、G Suiteの管理者であれば、ファイルのユーザー制限を行ったり、セキュリティレポートの管理をしたりと、細かいセキュリティデータの管理権限を所有することができます。

したがって、テレワークに必要なアプリケーションを一括利用したい場合や、高いセキュリティ対策も求めるなら「G Suite」がおすすめです。

まとめ

本記事でご紹介したテレワークの導入マニュアルは、以下の5つです。

  1. テレワーク導入の目的を明確にする
  2. 対象者を選定し、業務内容を把握する
  3. 労務管理のルールを定める
  4. ビジネスツールを導入する
  5. セキュリティ対策を強化する

テレワークにはビジネスツールの導入が必要です。

テレワークに必要なビジネスツールやセキュリティ対策を行うなら、Googleのビジネスツール「G Suite」がおすすめ。

テレワークの導入をスムーズに進めることができますので、ぜひ利用してみてください。



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