【図解付き】社内のコミュニケーションを活性化しよう! Google グループでの Web フォーラム構築方法をわかりやすく解説!

【図解付き】社内のコミュニケーションを活性化しよう! Google グループでの Web フォーラム構築方法をわかりやすく解説!

Google Workspace

投稿日:2022/01/27 | 最終更新日:2022/01/28

社内のコミュニケーションを活性化するための有効な手段として Web フォーラムが挙げられます。 Web フォーラムを活用することで、社員同士のディスカッションや情報共有を効率化でき、組織の生産性を高めることができます。

Web フォーラムを構築するためのサービスは数多く存在しますが、実は Google グループでも Web フォーラムを構築できることをご存知でしょうか?

本記事では、 Google グループを活用した Web フォーラムの構築方法と使い方について、図解付きでわかりやすくご説明します。ぜひ最後までご覧ください。

Google グループとは?

Google グループは Google が提供しているツールであり、主に組織のコラボレーションを活性化させるための目的で使用されています。メーリングリストを作成したり、特定のメンバー間で Web フォーラムを作ることができます。

Google グループは大きく分けて2種類が存在しており、無料版 Gmail に搭載されている無償版の Google グループと、有料サービスである Google Workspace に備わっている有償版の Google グループがあります。有償版は主に企業向けのツールであるため、無償版と比較して多くの機能が搭載されています。

例えば、無償版では新しいグループを作る際のドメインが「@googlegroups.com」に制限されますが、有償版では自社の独自ドメイン(@topgate.co.jp や @google.com や@rakuten.co.jpなど)を利用できます。また、作成したグループの一元管理は有償版でしかできないため、組織として Google グループを運用する場合は Google Workspace を契約する必要があります。

なお、有償版 Google グループと言っても追加オプションになるわけではなく、 Google Workspace の利用料金の中に Google グループの機能も含まれています。そのため、 Google Workspace の料金以外に追加コストは発生しないので、ご安心ください。

Google グループに関しては、以下の記事で詳しく解説しています。
社内のコラボレーションを加速する Googleグループとは?概要、できること、実際の作り方まで徹底解説!

Web フォーラムとは?

元々、「フォーラム」という言葉の語源は、古代ローマ時代の「公共広場」を意味するラテン語「フォルム( forum )」だと言われています。つまり、Web フォーラムとは、オンライン上に複数名が集まり、議論や情報共有を行う場所だとイメージしてください。

昨今、新型コロナウイルスの感染拡大の影響により、テレワークや在宅勤務など、オフィス外で働くワークスタイルが一般化しています。そのため、従来のように物理的に同じ場所に集まることが難しくなっており、遠隔でコミュニケーションを図れる Web フォーラムの重要性は益々高まっています。

実際、多くの企業が Web フォーラムを活用して、社員同士のコミュニケーションを活性化し、業務効率化や生産性向上を実現しています。これからのニューノーマル時代を乗り越えるためには、 Web フォーラムは必要不可欠なツールだと言えるでしょう。

Web フォーラムのメリット

ここまで、 Web フォーラムの重要性をお伝えしましたが、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。

本章では、 Google グループの Web フォーラムを使うことで得られるメリットをいくつかご紹介します。

気軽に会話に参加できる

電話やビデオ会議でも遠隔コミュニケーションは可能ですが、音声で会話するのはハードルが高い場面も存在します。「ちょっと会話したいけど電話・ビデオ会議するほどの内容でもない」というのは、ビジネスシーンにおいて良くある話です。

その点、 Web フォーラムは原則テキストのみでコミュニケーションを行うため、気軽に会話に参加できます。相手の業務を止めることはありませんし、自身も好きなタイミングで Web フォーラムを確認し、コミュニケーションを図ることが可能です。

やり取りの履歴を残すことができる

Google グループの Web フォーラムでは、展開されたテキストのやり取りを履歴として残すことができます。そのため、リアルタイムで会話に参加できなかった場合でも、履歴を確認すれば内容を把握することが可能です。情報取得の観点から言えば、後から振り返りができる点は Web フォーラムの大きなメリットだと言えるでしょう。

リアルタイムなコミュニケーションを実現できる

複数名でのコミュニケーションは電子メールでも実現できますが、メールは返信までのリードタイムが長い傾向にあり、特定トピックスにおけるディスカッションには不向きと言えます。その点、 Web フォーラムはチャット形式でリアルタイムに相手と繋がれるため、スピード感を持ってコミュニケーションを進めることが可能です。

共通目的を持ったメンバーを集めることができる

Web フォーラムには、任意のメンバーを追加することができます。特定のトピックスに関する Web フォーラムを構築することで、共通した目的を持ったメンバーを集めることができ、結果としてコミュニケーションの活性化に繋がります。

Google グループでの Web フォーラム構築方法

Google グループで Web フォーラムを構築するためには、新規の Google グループを作成する必要があります。

以下、 Google グループの作り方を図解付きでわかりやすくご説明します。なお、今回は無料版 Gmail ではなく、 Google Workspace 環境の Google グループにおける作業手順を掲載しています。

1.管理コンソールにログイン

まずは Google Workspace の管理コンソールにログインします。一般ユーザーは管理コンソールにログインできないため、管理者権限を持っているアカウントで操作する必要があります。

Google Workspace の管理コンソールに関しては、以下の記事で詳しくご紹介しています。
Google Workspace(旧G Suite)の管理コンソールとは?機能やできることまで徹底解説!

2.Google グループを選択

管理コンソールのメニューから「グループ」を選択します。

グループを選択

3.グループ作成を選択

Google グループのメニューから「グループを作成」を選択します。

グループを作成

4.グループ情報の入力

作成する Google グループの名前と説明を入力します。また、グループアドレスの@以前は任意のものを設定できるので好きな文字列を入れてください。 Google Workspace 環境の Google グループの場合、ドメイン(グループアドレスの@以降)は自社の独自ドメインを利用可能です。最後にグループのオーナーを決めたら「次へ」を選択します。

グループ情報

5.グループの設定

最後にグループの設定を行います。各メンバーのアクセスレベルの設定やグループに参加可能なユーザーの範囲など、細かい部分を決めていきます。設定完了後、「グループを作成」を選択すれば、新しい Google グループが完成します。

グループ設定

このように、 Google グループの作成は難しい作業ではなく、管理コンソールの画面から直感的に操作することができます。

以上で Web フォーラムの「箱」となる Google グループを用意できました。あとは参加メンバーが Google グループにアクセスし、会話を始めることで Web フォーラムとして利用することができます。

Google グループでの Web フォーラムの使い方

Google グループを作成したら、実際に Web フォーラムにメッセージを投稿してみましょう。

以下、 Web フォーラムの使い方を図解付きで解説します。

1. Google グループにアクセス

Gmail のトップ画面から右上のアプリアイコンを選択して「グループ」をクリックします。

Googleグループ

2.会話に参加するグループを選択

Google グループの画面に遷移したら、「マイグループ」から会話に参加したいグループを選んでクリックします。

マイグループ

3.会話を開始

該当グループ内の会話が表示されます。新しく会話を始めるには「会話を開始」をクリックします。

会話を開始

4.メッセージを投稿

「会話を開始」をクリックすると Gmail 画面と同じようなポップアップが表示されます。メッセージ内容を入力して「メッセージを投稿」をクリックします。

メッセージ投稿

5. Web フォーラムへの投稿完了

メッセージを投稿したら Google グループの画面に戻ってください。投稿したメッセージが画面上に反映されており、これで Web フォーラムへの投稿は完了です。

他の人がメッセージを投稿すると、この画面上にスレッド形式でメッセージが並びます。つまり、この Google グループの画面が Web フォーラムのプラットフォームとなり、メンバー同士の会話が展開されていきます。

会話の開始

ちなみに、 Web フォーラムに投稿されたメッセージはグループメンバーの Gmail に自動送信され、個人の Gmail 画面からメッセージを閲覧・返信することも可能です。

このように、 Google グループを活用した Web フォーラムは難しい操作は必要なく、直感的に使えることをご理解いただけたのではないでしょうか。

Web フォーラムの活用事例

複数名でのディスカッション

Web フォーラムの代表的な使い方として、複数名でのディスカッションが挙げられます。例えば、旬なトピックスや進行中のプロジェクトなど、特定のテーマごとに関係者を Web フォーラムに集めることで、全員で効率的にディスカッションを行うことができます。

メールでも複数名でやり取りすることは可能ですが、少なからず送受信のリードタイムが発生するため、スピード感に欠けてしまいます。その点、 Web フォーラムであればリアルタイムにコミュニケーションを図ることができ、会話の履歴も残るためビジネス用途でも安心して使えます。

問い合わせ対応の効率化

Google グループのメーリングリスト機能と Web フォーラム機能を組み合わせることで、顧客からの問い合わせをチームで効率的に受けられるようになります。まずは、メーリングリストで問い合わせ対応を行うメンバー全員が入ったグループを作成します。これで、顧客からの問い合わせを全員が受信できるようになります。

そして、同じメンバーを追加した Web フォーラムを作成し、届いた問い合わせに関するやり取りを Web フォーラム上で行います。こうすることで、メンバーそれぞれの得意・不得意などを加味してリアルタイムに誰が対応するかを決定でき、迅速かつ効率的な顧客対応を実現可能になります。

Web フォーラムの構築は Google Workspace がオススメ

無料版の Google グループでも Web フォーラムを構築すること自体は可能です。しかし、組織として Web フォーラムを運用するのであれば、有償サービスである Google Workspace がオススメです。

Google Workspace とは、 Google が提供するグループウェアサービスであり、電子メール、カレンダー、クラウドストレージ、ビジネスチャット、ビデオ会議など、企業に必要なあらゆる機能が内包されたクラウドツールです。この Google Workspace の一機能として Google グループが提供されています。

以下、企業が Google Workspace を利用するメリットをご紹介します。

セキュリティを強化できる

Google Workspace はビジネスシーンに特化したサービスであるため、自社のセキュリティを強化するための機能が多数搭載されています。例えば、管理者が Google グループを一元的に管理し、メンバーの追加・削除を行うことができます。

加えて Google では、セキュリティの専門家が Google サービスの安全対策の強化に取り組んでおり、複数の第三者機関による監査や法令遵守やセキュリティ強化における高い基準を満たしています。

Web フォーラムにおける投稿内容には、社内の機密情報が含まれる可能性も大いに考えられます。万が一、情報漏洩が発生した場合、企業は甚大な被害を受けるリスクがあるため、セキュリティレベルの高い Google Workspace で安全に運用することが大切です。

Google Workspaceのセキュリティ対策に関して理解を深めたい方は以下の記事がオススメです。

Google Workspace のデバイス管理、アクセス管理の機能でセキュリティを強化!

Google Workspace 運用のサポートを受けられる

無料版 Google グループ には Google のサービス保証がないため、仮にサービス障害が発生した場合は復旧を待つことしかできません。一方、 Google Workspace では、管理者から Google のサポートチームへ問い合わせを行うことができます。

問い合わせは24時間365日の対応が可能であり、電話やメール、オンラインなど様々な形式に対応しています。ビジネスで利用するツールにおいて、提供元のサポートが受けられない点は致命的であるため、この観点からも Google Workspace を導入すべきだと言えるでしょう。

Google Workspace に関しては、以下の記事が参考になります。
【最新情報】G Suiteがブランド変更!Google Workspaceの料金、機能、既存契約への影響は?

まとめ

本記事では、 Google グループを活用した Web フォーラムの構築方法と使い方について、図解付きでわかりやすくご説明しました。

Google グループを活用することで、簡単に Web フォーラムを構築可能です。さらに、直感的に使える点も Google グループの大きなメリットであり、 Web フォーラムをうまく運用すれば、社員同士のコミュニケーションを活性化することができるでしょう。

Google グループは無料版 Gmail にも搭載されていますが、ビジネス利用するのであれば Google Workspace がオススメです。安全なセキュリティ環境で Google グループを運用でき、作成したグループの一元管理も可能になります。

Google Workspace は世界中で多くの企業に支持されているサービスであり、企業に必要な機能がすべて揃っています。また、組織の生産性を高めるための業務効率化ツールが多く備わっている点も大きな特徴です。

Google 自身も業務の中で Google Workspace を活用しており、 Google Workspace の利用者は Google の強固なインフラと最先端のテクノロジーを自由に活用することができます。

さらに、 Google Workspace は非常にセキュリティレベルが高いサービスであり、99.9%の稼働率保証と米国の高度セキュリティ情報監査認定規格を取得しているため、実業務でも安心して利用することができます。

今回ご紹介した Google グループは組織を活性化するためのツールですが、 Google Workspace の他サービスと併用することで、社員同士のコラボレーションをさらに加速できます。このように、 Google Workspace は企業がビジネスを拡大する上でとても強い武器になるサービスです。

そして、Google Workspace を契約するならトップゲート経由がオススメです。

トップゲート経由で Google Workspace を契約することで

  • 請求書払いができる
  • 導入後サポートが充実している
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など、様々なメリットを享受できます。本記事を参考にして、ぜひ Google Workspace の導入を検討してみてはいかがでしょうか。導入前のご相談も受け付けていますので、まずはお気軽にご連絡ください。



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