G Suiteの管理コンソールとは?機能やできることまで徹底解説!

Google Workspace(旧G Suite)の管理コンソールとは?機能やできることまで徹底解説!

Google Workspace

投稿日:2020/09/23 | 最終更新日:2020/12/03

Google Workspace(旧G Suite)の管理コンソールという機能をご存知ですか?管理コンソールは、Google Workspace(旧G Suite)を組織で活用する上で必要不可欠なものです。管理コンソールがあるからこそ、管理者はGoogle Workspace(旧G Suite)の環境を一元的に管理することができ、快適かつ安全に組織内コラボレーションを活性化することが可能になります。

本記事では、Google Workspace(旧G Suite)管理コンソールの機能と、具体的な「管理コンソールでできること」まで、一挙にご紹介します。この記事を読むことで、管理コンソールの重要性を理解でき、サービス導入後のイメージを明確化することができます。Google Workspace(旧G Suite)の社内導入を検討されている方は、ぜひご覧ください。

Google Workspace(旧G Suite)の管理コンソールとは?

管理コンソールとは、Google Workspace(旧G Suite)環境の各種設定を行うためのコンソール画面であり、ログインには管理者権限が必要です。Google Workspace(旧G Suite)で提供されるサービスは、すべて管理コンソール上で一元管理することができ、以下項目を管理コンソール上で設定することが可能です。

項目 詳細
ダッシュボード 組織に関するインサイト、通知、おすすめの方法を表示する。
ユーザー ユーザーを追加、削除する、組織部門にユーザーを追加する。
グループ 社内全体を対象としたグループやメーリングリストを作成して共同作業に利用する。
組織部門 ユーザーを組織部門にグループ分けし、組織部門ごとに異なるポリシーを適用する。
ビルディングとリソース ビルディング、会議室、リソースを管理、確認する。
デバイス 組織の Google Workspace(旧G Suite) アカウントで使うモバイル デバイスを追加、管理する。
アプリ Google Workspace(旧G Suite) のアプリやサービス(Gmail や Google カレンダーなど)の設定を管理する。
セキュリティ Google Workspace(旧G Suite) のセキュリティ設定を管理する(2段階認証プロセスの適用、パスワードの監視と適用など)。
レポート ユーザーの管理状況やGoogle Workspace(旧G Suite)利用状況の監査レポートを生成する。
お支払い 支払方法の追加、請求書の印刷、プランのアップグレード、サブスクリプションの解約などを実行する。
ドメイン ドメインの所有権の証明、ドメイン エイリアスや別のドメインの追加などを行う。
データの移行 Googleの移行ツールを使用してメール、カレンダーの予定、連絡先を読み込む。
サポート チャット、電話、メールでGoogleのサポートを受ける、特定のヘルプトピックを検索する。
管理者ロール 他のユーザーを管理者として追加し、その権限を選択する。

出典:G Suite管理者ヘルプ

このように、管理コンソールでは多くの設定を行うことができます。管理コンソールがあるからこそ、管理者はGoogle Workspace(旧G Suite)環境を管理・統制することができ、快適かつ安全にGoogle Workspace(旧G Suite)を運用できると言えるでしょう。

次章では、管理コンソールの中でも頻繁に利用するであろう主要機能を詳しくご紹介します。すべての企業にとって必要不可欠な機能ばかりですので、ぜひご参考ください。

管理コンソールの主要機能

アカウント管理

管理コンソールのアカウント管理機能を使うことで、自社のGoogle Workspace(旧G Suite)環境に存在するすべてのアカウントを管理することができます。アカウントの追加・削除はもちろんのこと、アカウントごとに個別の権限設定を行うことも可能です。

データ移行

管理コンソールには、データ移行サービスが搭載されています。「Microsoft Exchange」や「Exchange Online」などの既存環境から、メール、カレンダー、連絡先のデータを最大100人まで、Google Workspace(旧G Suite)環境へ移行することができます。

2段階認証

管理コンソールでは、2段階認証のプロセスを設定することができます。2段階認証とは、ユーザー本人のスマートフォンでのみ取得できるセキュリティコードを発行し、Google Workspace(旧G Suite)へのログイン時に該当コードの入力を求めるものです。2段階認証を採用することで、ログイン情報漏洩などのセキュリティリスクを低減でき、Google Workspace(旧G Suite)運用の安全性を高めることが可能になります。

監査

管理コンソールには、監査機能が備わっています。例えば、「ユーザーログイン」、「ドライブ」、「カレンダー」、「管理コンソール」など、多岐にわたる監査ログを取得することができます。また、ログを取得するだけでなく、取得結果をレポート出力することも可能です。

管理コンソールでできること

アカウントの追加・削除や権限設定が柔軟にできる

Google Workspace(旧G Suite)を組織で運用する場合、アカウント管理は不可欠です。管理コンソールにはアカウント管理の機能が備わっているため、Google Workspace(旧G Suite)環境のすべてのアカウントを一元的に管理することができます。

例えば、新入社員が入社したり、退職者が出た場合は、即座にアカウントを発行・削除する必要があります。そのようなとき、管理コンソールを利用することで、スムーズかつ簡単にアカウント情報を変更することができます。

また、アカウントごとに権限設定を行うことも可能です。例えば、以下のようなケースが想定されます。

  • 会社の機密情報は役員のみアクセス可
  • 組織人事に関わる情報は人事部門のみアクセス可
  • 開発中の新商品に関わる情報はプロジェクトメンバーのみアクセス可
  • 会社のセキュリティに関わる情報は情報システム部門のみアクセス可

このように、アカウント単位で個別に権限設定ができるため、状況に応じた柔軟な対応を実現します。また、グループアドレス単位での管理も可能なため、アカウント数が多い場合でも、手間なく簡単に各種権限を管理・運用することができます。

Google Workspace(旧G Suite)へのデータ移行が簡単にできる

管理コンソールを使うことで、他サービスからGoogle Workspace(旧G Suite)へのデータ移行を簡単に行うことができます。管理コンソールのデータ移行サービスを使うメリットは以下の通りです。

  • アプリケーションのインストールは不要
  • 簡単なセルフガイドによるセットアップで簡単操作
  • ほとんどのメールサーバーがGoogle Workspace(旧G Suite)と自動的に接続
  • 移行を繰り返しても移行済みデータは複製されない
  • 管理者での一括対応が可能なためユーザー負担がない

新しいサービスを導入するときは、既存環境からのデータ移行が足枷になってしまうケースが多いです。その点、Google Workspace(旧G Suite)は管理コンソールを利用することで、スムーズかつ簡単にデータを移行することができ、ユーザーへの負担を掛けずに運用をスタートすることが可能です。

高いセキュリティレベルでGoogle Workspace(旧G Suite)を運用できる

Google Workspace(旧G Suite)には2段階認証のプロセスが備わっているため、スマートフォンさえあれば、高い安全性を担保することができます。セキュリティを強めるために特殊な機器やアドオンサービスを導入する必要がない点は、Google Workspace(旧G Suite)の大きなメリットだと言えるでしょう。

また、Google Workspace(旧G Suite)の管理コンソールには、2段階認証だけではなく「セキュリティダッシュボード」という機能も搭載されています。セキュリティダッシュボードは「外部とのファイル共有」、「迷惑メール」、「不正なソフトウェア」など、Google Workspace(旧G Suite)運用においてリスクを含む箇所について、ダッシュボード上にセキュリティ状況を可視化できる機能です。

セキュリティダッシュボードは、自社のセキュリティ対策に関する有効性を示す指標になるため、Google Workspace(旧G Suite)の管理者はセキュリティ状況をいつでも確認することができ、今後の改善に繋げていくことが可能になります。また、状況を見える化するだけではなく、「迷惑メール」、「フィッシング」、「不審なメール」、「不正なプログラム」を含むとみなされたメールを分析し、自動的に排除する機能も搭載されています。

Google Workspace(旧G Suite)自体の高い堅牢性に加えて、管理コンソールの強力なセキュリティ機能を活用することで、この上なく安全な環境でGoogle Workspace(旧G Suite)を運用することができます。

コンプライアンスや有事の対策ができる

組織でグループウェアを活用していくためには、コンプライアンスの目線が重要です。管理コンソールには、監査機能が搭載されており、Google Workspace(旧G Suite)内のあらゆるデータを監査ログとして取得することができます。そのため、常にユーザーの使用状況をチェックすることができ、社内コンプライアンスの維持や、組織ガバナンスの徹底に繋げることができます。

また、取得したログはレポート出力も可能なため、有事の際にも重要データとして活用することが可能です。組織として安全にGoogle Workspace(旧G Suite)を運用するためには、管理コンソールによる監査が必須だと言えるでしょう。監査ログのデータは自然とサービス上に蓄積されていくため、管理者が面倒な作業をする必要がない点も嬉しいポイントです。

まとめ

いかがだったでしょうか。Google Workspace(旧G Suite)の管理コンソールについて、ご理解いただけましたでしょうか?無償版Gmailとの大きな違いの一つが管理コンソールであり、組織でGoogle Workspace(旧G Suite)を活用するためには必要不可欠な機能です。

Google Workspace(旧G Suite) の管理者が一括ですべてのアカウントを管理することができ、他サービスからのデータ移行も容易に実行できるため、Google Workspace(旧G Suite)導入時の作業工数を大幅に削減することが可能です。

また、強力なセキュリティ機能や監査機能を活用することで、有事に備えながら、安全な環境でGoogle Workspace(旧G Suite)を運用していくことができます。本記事を参考に、ぜひGoogle Workspace(旧G Suite)の導入を検討されてみてはいかがでしょうか?



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そのため、スマートで利便性が高く時間が貴重なビジネスパーソンの愛用者が多いです。ぜひこの機会に、利用したことがないツールについて理解を深めてみませんか?

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