Googleサービス「G Suite」の機能Googleドライブとは?便利な活用法6選!

G Suite

投稿日:2020/06/24 | 最終更新日:2020/09/23

Googleドライブという言葉を聞いたことがある人は多いと思います。

では、具体的にGoogleドライブがどのようなものか、ご存知でしょうか?

Googleドライブは、ビジネスにおいて非常に便利なツールです。ツールの特徴や活用法を理解すれば、生産性が大きく向上します!

本記事では、Googleドライブの基礎的な内容から、今すぐ使える便利な活用法まで、一挙にご紹介します。日々の業務効率化に直結する内容なので、ぜひ最後までご覧ください!

※無料版GmailにもGoogleドライブの機能は備わっていますが、本記事ではG Suiteに特化して記載しています。

Googleドライブとは?

Googleドライブは、Googleが提供するオンラインストレージサービスです。Googleが企業向けに展開しているビジネスツール「G Suite」に含まれる機能の一つです。

Officeファイル、画像、動画などをネット回線を通じて、クラウド上にアップロード・保存することができます。

オンライン上にファイルを保存することで、以下のようなメリットが得られます。

  • Windows PC、Mac、iPhone、Androidスマホなど、様々な端末でアクセスできる
  • インターネット環境があれば、場所を問わずにどこからでもアクセスできる
  • アップロードしたファイルは、簡単に外部共有やダウンロードができる
  • セキュリティが強固なサーバーで、大切なファイルを保管できる

ローカルへのファイル保存が「タンス預金」なら、Googleドライブ保存は「銀行預金」です。

タンス預金は自分の身近にあるので、安心のように感じますが、泥棒が入ったり災害が起きたらアウトです。銀行預金は自分とは離れたところに保管しますが、泥棒が入ってしまう心配はないですし、災害時も大きなリスクはありません。至るところにATMがあるので、必要な時はいつでもどこでも引き出すことができます。

また、Googleドライブは単にファイル格納や共有をするだけではなく、Officeファイルのようなデータ作成機能が備わっている点が大きな特徴です。

この点については、あとで詳しくご説明します。

まずは「Googleドライブはオンラインストレージの一種である」ということを覚えておいてください。

Googleドライブのメリット

Googleドライブと同じようなオンラインストレージは他にもたくさん存在します。

では、Googleドライブにはどのようなメリットがあるのでしょうか?

ストレージ以外の機能が備わっている

Googleドライブの最大のメリットは、オンラインストレージ以外の機能が多く備わっている点です。

Googleドライブは、Googleドキュメント、Googleスプレッドシート、Googleスライドといったファイル作成機能を持っています。

Googleドライブ自体に各機能が内包されており、自由に利用することができます。さらにGoogle形式で作成されたファイルは、Googleドライブの容量にカウントされないため、無制限にデータを蓄積することができる点も大きなメリットです。

検索精度が高い

Google検索をイメージするとわかりやすいと思いますが、Googleのサービスは非常に検索精度が高いです。

Googleドライブも例外ではなく、高い精度でファイルを検索することができます。ファイル名はもちろん、PDFの中身まで読み込んで、キーワードに一致した情報を返してくれます。

また、精度だけではなく、検索速度の早さも魅力の一つです。ファイル検索は頻度が高い行為のため、検索が正確かつスピーディーな点は、大きなメリットと言えます。

セキュリティが強固

クラウドサービスはセキュリティが不安、という人も多いかもしれません。Googleのデータセンターはセキュリティの専門家によって、堅牢なセキュリティ体制でデータを保管しています。

Googleのデータセンターは、データを分散保管して運用しています。

例えば、保管するデータが1枚のA4用紙だとしましょう。

まずは、この1枚の用紙を4枚分コピーを取り、それらをシュレッダーにかけてバラバラにします。そして、バラバラになった破片一つ一つを世界中の異なる国、異なる場所、異なるデータセンターで分散して保管します。ユーザーがファイルにアクセスすると、散らばった破片が結合し、瞬時に元の1枚のA4用紙に戻ります。

そのため、仮に災害で特定のデータセンターが機能しなくなったとしてもデータは安全に守られる、という仕組みです。

また、Googleドライブは99.9%の稼働率保証と米国の高度セキュリティ情報監査認定規格を取得しています。

他の一般企業と比較すると、機密データ保持、データ保全、ハッキング対策など、Googleのセキュリティは圧倒的に優れていると言えます。

ファイル共有が簡単

Googleドライブでファイルを管理する場合、全てのファイルに対してリンクが生成されます。そのリンクを送るだけで、すぐに相手にファイルを共有することができます。

リンク送付はメールでも良いですし、chatworkのようなチャットツールでもOKです。共有方法がリンクなので、ファイル添付でメール容量を消費することもありません。

共有権限の付与も相手のGmailアドレスを打ち込むだけです。この権限付与のシンプルさと、Gmailアドレスの普及率はとても大きなメリットだと言えます。

Googleドライブの活用法6選

Googleドライブには、多くのメリットが存在することをご理解いただけたと思います。

それでは、実際にどのような使い方があるのでしょうか?

Googleドライブの具体的な活用方法を、厳選して6つご紹介します。

1.複数人でファイルを同時編集する

Googleドライブの最大の魅力は、ファイルの同時編集機能です。

Googleドライブには、Officeファイル(Word、Excel、Powerpoint)に対応するファイル作成機能が備わっています。

Googleドライブ機能 対応するOfficeアプリ 主な機能
Googleドキュメント word 文書作成
Googleスプレッドシート Excel 表計算・リスト作成
Googleスライド Powerpoint 資料作成

これらの機能も100%クラウドで提供されているため、複数人が同時にファイルにアクセスし、同時に編集することができます。

機能別に具体的な活用シーンを見ていきましょう。


Googleドキュメントの活用シーン

Googleドキュメントは、会議の議事録作成に便利です。

複数人が同じファイルにアクセスし、会議中にリアルタイムで書き込みをすることができます。

関係者への共有も、アドレスを入力するだけで簡単に送付できるため、とても利便性が高いです。

Googleドキュメントの活用法を理解したい人におすすめの記事
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Googleスプレッドシートの活用シーン

Googleスプレッドシートは、複数ファイルの集約に効果を発揮します。

例えば、店舗展開している企業が各店舗の売上情報を集約して、管理する場合を考えてみます。

Excelの場合は、各店舗が個別に送ってきたファイルを本部担当者が開き、集約用のExcelに転記します。しかし、店舗数と同じだけのファイルを開いて、さらに情報を転記して、、というのは非効率ですよね。

スプレッドシートであれば、事前に入力フォーマットを決めておき、店舗担当者がそれぞれ自店舗の売上を入力するだけで作業が完了します。

Googleスプレッドシートの活用法を理解したい人におすすめの記事
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Googleスライドの活用シーン

Googleスライドは、ページ数が多い資料を複数人で作成するときに便利です。Powerpointの場合は、パートごとに担当を決めて、完成したらメールでファイルを送り、合体させます。

Googleスライドであれば、全員が同じファイルにアクセスできるので、自分が担当するパートを直接編集すればOKです。ファイルのやりとりも不要で、全員の作業が終了した時点で、最終的なファイルも完成しています。

このようにGoogleドライブのファイル作成機能は、ビジネスシーンにおいて大活躍します。メリットの部分でも説明した通り、Google形式のファイルは容量にカウントされない点も嬉しいポイントです。

Googleスライドの活用法を理解したい人におすすめの記事
今更聞けないGoogleスライドの活用法6選!PowerPointとの違いも解説


2.簡単にアンケートフォームを作成・集計する

Googleドライブには、Googleフォームというアンケート作成機能が備わっています。テキスト、チェックボックス、ラジオボタンなど、多くの設問形式が用意されており、簡単にアンケートを作ることができます。

回答はスプレッドシートに自動反映されるため、集計もリアルタイムに手間なく行うことができます。さらに、グラフを使って回答サマリをビジュアライズ化することも可能です。難しい操作は必要はなく、回答シート上でボタンを一つクリックするだけで完了します。

アンケート以外にも、問い合わせフォームやアイデア募集など、様々な用途で使えます。

多くのシーンで活躍する機能なので、Googleフォームはぜひ覚えておきましょう。

Goolgeフォームの活用法について理解を深めたい人におすすめの記事
最強アンケート?Googleフォームの利用メリットから活用方法まで徹底解説


3.ファイルを保存・管理する

Googleドライブを通常のオンラインストレージとして利用します。Googleならではの高精度・高速度の検索で、ストレスなくファイルを探すことができます。

フォルダ作成や管理も直感的に操作でき、リンクの自動生成によってファイル共有も簡単です。

G SuiteのBasicプランであれば、容量は30GBです。

BusinessプランとEnterpriseプランは組織人数が5名以上だと容量無制限なので、ファイルの残容量を気にする必要もありません。

4.画像やPDFをテキスト化する

Googleドライブには、高精度なOCR(文字認識)機能が搭載されています。

画像やPDFから文字を抽出することができるため、書類をテキスト化したい場合に便利です。

手順は簡単で、対象の画像やPDFをGoogleドライブに保存し、Googleドキュメント形式で開くだけで完了します。

手順1.テキスト化したいファイルをGoogleドライブに保存
Google DriveでのOCRのやり方

手順2.該当ファイルをダブルクリックし、「Googleドキュメントで開く」をクリック
Google DriveでのOCRのやり方
Google DriveでのOCRのやり方

以上の操作だけで、テキスト化が完了します。
Google DriveでのOCRのやり方

5.特殊ファイルをGoogleドライブでプレビューする

Googleは、様々なファイル形式に対応しています。

通常はPCでは見れないファイルも開くことができるため、ビューアーとしても重宝します。

一般的なファイル

ファイルの種類 サポートされている形式
アーカイブ ファイル .ZIP、.RAR、tar、gzip
オーディオ形式 MP3、MPEG、WAV、.ogg、.opus
画像ファイル .JPEG、.PNG、.GIF、.BMP、.TIFF、.SVG
マークアップ、コード .CSS、.HTML、.PHP、.C、.CPP、.H、.HPP、.JS、.java、.py
テキストファイル .TXT
動画ファイル WebM、.MPEG4、.3GPP、.MOV、.AVI、.MPEGPS、.WMV、.FLV、.ogg

Adobeファイル

ファイルの種類 サポートされている形式
Autodesk AutoCad .DXF
Illustrator .AI
Photoshop .PSD
Portable Document Format .PDF
PostScript .EPS、.PS
Scalable Vector Graphics .SVG
Tagged Image File Format .TIFF
TrueType .TTF

Microsoftファイル

ファイルの種類 サポートされている形式
Word .DOC、.DOCX
Excel .XLS、.XLSX
Powerpoint .PPT、.PPTX
XML Paper Specification .XPS
パスワードで保護された Microsoft Office ファイル

Appleファイル

ファイルの種類 サポートされている形式
エディタファイル .key、.numbers

※参考:Google公式ヘルプサイト(Googleドライブに保管可能なファイル)

6.ドライブファイルストリームでもっと便利に

ドライブファイルストリームは、クラウド上のファイルを自分のPCに直接ストリーミングできる機能です。
PC上に「Google Drive File Stream (G:)」が出現し、通常のドライブと同じような見え方で、Googleドライブを利用することができます。

あくまでデータはクラウド上にあるため、ローカルPCの容量を消費しない点が大きなメリットです。動画などの大容量ファイルを扱う場合は、とても便利な機能だと言えます。

また、ドライブ内のファイルはオフラインでの利用も可能です。

オンラインになると再びクラウドに同期されるため、全ての端末で常に最新バージョンを利用することができます。

まとめ

いかがだったでしょうか。
Googleドライブの魅力と便利な活用法をご理解いただけたのではないでしょうか?

Googleは、GoogleドライブをはじめとしたG Suiteの全ての機能を100%クラウドで提供しています。

だからこそ、同時編集や自動リンク生成など、ユーザー目線で嬉しい機能が実現可能となっています。

中には、クラウドサービスに抵抗感がある方もいらっしゃるかもしれません。しかし、Googleのセキュリティは世界トップレベルの堅牢性を誇っています!

あらゆるものがクラウド化に向かっている現代において、自社環境のクラウド化は避けては通れない経営課題です。

そして、クラウド化を検討するのであれば、便利な機能が揃っているG Suiteがおすすめです。

業務効率化や生産性向上はもちろん、直感的にも使いやすいサービスなので、日々の仕事がもっと楽しくなりますよ!

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今回は、G Suiteに特化してGoogleドライブについて解説をしました。

G Suiteは、Googleが提供しているビジネスサービスです。

より深く理解したい方や業務の効率化、テレワークに伴うツールの導入を検討されている方におすすめの記事を以下にてご紹介しておりますので、ぜひご覧ください。



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