G SuiteビギナーはまずG Suite Basicからで十分?機能からできることまで徹底解説!

G SuiteビギナーはまずG Suite Basicからで十分?機能からできることまで徹底解説!

G Suite

投稿日:2020/06/26 | 最終更新日:2020/09/10

G Suite Basicというサービスをご存知でしょうか。
恐らく、「聞いたことはある」という人は多いと思います。

G Suite Basicは、ビジネスシーンで大活躍するツールです。機能や特徴を理解することで、仕事の生産性が格段に向上します。

本記事では、G Suite Basicの機能や具体的にできることまで、一挙にご紹介します。日々の業務効率化に直結する内容なので、ぜひ最後までご覧ください。

G Suite Basicとは?

G Suite Basicとは、Googleが提供するビジネスツールです。

G Suiteは複数のプランがあり、Basicはその中で、最も安価なプランになります。

以下、プラン別の料金・機能の比較表です。

Basicプラン Businessプラン Enterpriseプラン
月額料金(1ユーザーあたり) 680円 1,360円 3,000円
容量 30GB 無制限 無制限
共有ドライブ ×
Cloud Search ×
Vault ×
App Maker ×
その他 × ×

※2020年6月現在の情報です。
※価格は税抜表記です。
※本表では、G Suite Essentialsは割愛しています。
※契約ライセンス数が5ID未満の場合、G Suite Business・Enterpriseの容量は「1TB/ユーザー」の制限が付きます。

G Suiteは、2016年9月までは「Google Apps」という名称で提供されていました。この古い呼び名で、ピンと来る方もいらっしゃるのではないでしょうか。

G Suiteは、一般的に「グループウェア」に分類されるサービスです。

グループウェアとは、会社やチーム単位で、情報共有やコミュニケーションの円滑化により、業務効率を上げるためのツールの総称です。

グループウェアには、主に以下の機能が含まれます。

  • メール
  • ファイル共有
  • スケジュール管理
  • 掲示板(BBS)

G Suite Basicも上記のような機能を内包しており、組織の生産性向上に大きく寄与します。まずは、「G Suite Basicはグループウェアの一種である」という点を理解しましょう。

G Suite Basicの機能

G Suite Basicには、様々な機能が備わっています。

どれも組織の生産性を上げるために重要な要素です。以下でそれぞれの機能を細かく紹介していきます。

Gmail

言わずと知れた、Googleが提供する電子メールです。Googleサービスならではの、検索精度とスピードが大きな特徴です。

G Suite Basicは、標準で30GBの容量が備わっているため、容量不足を心配する必要もありません。

Gmailは誰でも使える無料版もリリースされていますが、セキュリティ面が明確に異なります。G Suiteは、99.9%の稼働率保証と米国の高度セキュリティ情報監査認定規格を取得しています。

他の企業と比較しても、機密データ保持、データ保全、ハッキング対策など、Googleのセキュリティは圧倒的に優れています。多くの情報をやりとりするメールサービスにおいて、セキュリティの堅牢性はとても重要なポイントです。

Google Meet

Google Meetは、オンラインで完結するビデオ会議の機能です。同時接続は最大100名で、大人数での会議にも対応しています。

社内はもちろん、社外の相手でもGoogle Meetでビデオ会議を行うことが可能です。

Meetで発行されたURLを送れば、相手がG Suiteを使っていなくても会議に参加できます。これは、クラウド100%のG Suiteならではのメリットだと言えます。

Google Chat

Google Chatは、いわゆるテキストチャットツールです。メールや電話をするほどではないが今すぐ聞きたい、という時に重宝します。ビジネスにおいて、このようなシーンは意外と多いですよね。

チャットが届くと、受信者側の画面にポップアップが出るので、すぐに気付きます。会議中でポップアップを出したくない場合は、設定で通知オフにすることもできます。

Google Chatでファイル送付も可能なため、スピード感をもって仕事を進めることが可能です。

Googleドライブ

Googleドライブは、いわゆるオンラインストレージです。Officeファイル、画像、動画などをクラウド上にアップロード・保存することができます。

Googleドライブに格納されたファイルには、自動的に特定リンクが付与されます。誰かにファイルを共有したい時は、そのリンクを送るだけなので、非常に簡単です。

また、Googleドライブは単にファイル格納や共有をするだけではなく、Officeファイルのようなデータ作成機能も備わっています。こちらについては、後ほど詳しくご説明します。

Googleカレンダー

Googleカレンダーは、スケジュール管理を行うためのカレンダー機能です。

Googleのサービスらしく、直感的に操作できる点が大きな特徴になっています。

組織内でスケジュールを相互共有することで、スムーズな予定調整が可能になります。

Googleサイト

Googleサイトは、直感的に操作できるサイト作成ツールです。

難しい知識は必要なく、誰でも簡単に綺麗なサイトを作ることができます。

テーマやレイアウトもデフォルトのものが用意されているので、初心者でも安心です。

管理コンソール

管理コンソールは、組織内のG Suiteユーザーを全体管理するための機能です。各種設定やユーザー利用権限の制限なども、この管理コンソール上で行います。

この管理コンソールが、無償版Gmailと有償版G Suiteとの最も大きな違いです。

ビジネスで社員が利用するツールであれば、体系的な全体管理は必須になります。

G Suite Basicでできること

では、G Suite Basicでできることを具体的に見ていきましょう。まずは、Googleサービスの考え方を理解する必要があります。

G Suiteは以下4つの考え方を基本として、サービス設計されています。これらの要素はG Suiteに限らず、Googleが会社として重要視しているポイントです。

  • 多様性
  • コミュニケーション
  • コラボレーション
  • スピード

まず、様々な価値観・属性の人々の意見を受け入れます。

そして、その人達が積極的にコミュニケーションを行うことで、仕事でのコラボレーションが生まれます。最後に、それらをスピード感を持って進めていくことで、新しいイノベーションが起きる、という考え方です。

Googleは上記のコンセプトを元にサービスを設計しています。その前提に立って、G Suite Basicでできることをチェックしてください。

Gmailで情報を一元的に管理する

Gmailはあらゆる情報の玄関口です。社内・社外を問わず、全ての情報がGmailの受信トレイに入ってきます。

Gmailは検索の精度・速度に優れているため、ストレスなく情報を検索することができます。また、G Suite Basicには標準で30GBの容量が備わっているため、メール削除などの無駄な作業も必要ありません。

そして、G Suiteは機能間での連携がスムーズなので、Gmailを起点として、Googleカレンダー、Googleドライブ、Goolge Meetなど、各機能を横断的に利用することができます。

例えば、カレンダーで予定を作成したり、ドライブに格納されているファイルに権限を付与すると、その相手にGmailで通知が自動送信されます。

このように、あらゆる情報がGmailに集約されるため、一元的に情報を管理することができます。

Google Chatで迅速にコミュニケーションを取る

電話・メールをするほどではないけど、今すぐこれを知りたい!という時にGoogle Chatが効果を発揮します。

例えば、自分が会議中に何かを調べたい場合、電話はできませんがチャットならすぐに送ることができます。

相手からチャットで回答をもらえれば、その会議の中ですぐに関係者へ伝えることも可能です。

Google Meetでビデオ会議を行う

G Suite Basicでは、最大100名までビデオ会議に参加することができます。自分の使用端末の画面を参加者に共有することもできるので、円滑に会議を進めることが可能です。

社内会議での利用用途はもちろん、社外向けのオンラインセミナーなどでMeetを使うのもおすすめの方法です。

複数人でファイルの同時編集を行う

Googleドライブには、Officeファイル(Word、Excel、Powerpoint)に対応するファイル作成機能が備わっています。

Googleドライブ機能 対応するOfficeアプリ 主な機能
Googleドキュメント word 文書作成
Googleスプレッドシート Excel 表計算・リスト作成
Googleスライド Powerpoint 資料作成

これらの機能も100%クラウドで提供されており、複数人が同じファイルにアクセスし、同時編集することができます。

全員がリアルタイムで作業可能なため、無駄なファイルの受け渡しが発生することもなく、生産性が大きく向上します。

例えば、Googleドキュメントで議事録を複数人でリアルタイム作成したり、Googleスライドで資料を共同編集することができます。これらのGoogle形式で作られたファイルは、ドライブ容量にカウントされない点も嬉しいポイントです。

Googleドライブで資料の保管・共有を行う

Googleドライブ上で資料を保管・共有することができます。G Suite Basicの場合、ストレージ容量は「Gmailとあわせて30GB」になります。

オンライン上にファイルを保存することで、以下のようなメリットが得られます。

・Windows PC、Mac、iPhone、Androidスマホなど、様々な端末でアクセスできる
・インターネット環境があれば、場所を問わずにどこからでもアクセスできる
・アップロードしたファイルは、かんたんに外部共有やダウンロードができる
・セキュリティが強固なサーバーで、大切なファイルを保管できる

相手へのファイル共有もリンクを送付するだけなので、手間なく簡単にできる点もメリットです。

Googleカレンダーでスケジュールを手間なく管理・調整する

Googleカレンダーは、自分の予定管理はもちろん、ミーティング調整のシーンでも効果を発揮します。

組織内でスケジュールを相互共有することで、チャット・電話で相手のスケジュールを確認することなく、予定を調整できます。

Googleサイトで簡単にサイトを構築する

Googleサイトを使えば、誰でも簡単に綺麗なサイトを作成可能です。

サイトの閲覧権限も設定できるため、組織単位でのポータルサイトにも活用することができます。

Googleフォームでアンケートを作成する

Googleドライブには、Googleフォームというアンケート作成機能が備わっています。テキスト、チェックボックス、ラジオボタンなど、多くの設問形式が用意されており、簡単にアンケートを作ることができます。

フォームの回答はスプレッドシートに自動反映されるため、結果の集計もリアルタイムに手間なく行うことができます。アンケート用途以外にも、問い合わせフォーム、イベント申込みフォーム、アイデア募集、など、様々なシーンで利用可能です。

G Suite Basicはビジネスでも使えるのか?

結論、G Suite Basicはビジネスでも使えます。

使えるどころか、様々なシーンで大活躍することでしょう。

G Suiteの上位プランである、G Suite BusinessやG Suite Enterpriseと比較すると、確かにG Suite Basicの管理機能は見劣りする部分があります。

しかし、ユーザー目線で言うと、G Suite Basicでも使える機能としては十分です。G Suite Basicのユーザー機能だけで言えば、Business、Enterpriseと大きな差はありません。

一点だけ、Business以上のプランは容量無制限という点が大きなポイントになりますが、Basicでも標準で30GBの容量が備わっています。そのため、容量不足で使い物にならない、ということはありません。

G Suite Basicには、Googleサイト、管理コンソール、堅牢なセキュリティなど、無料版Gmailにはないような、ビジネスを支える機能が多数備わっています。ビジネスシーンにおいては、G Suite Basicがあれば、機能としては十分だと言えるでしょう。

ちなみに、G Suite Basicの利用環境を引き継いだ状態で、BusinessやEnterpriseへアップグレードすることも可能です。難しい設定をする必要もないため、手間なく、すぐに切り替えることができます。

まずはBasicから始めてみて、高度な管理機能や容量無制限が必要になった時に上位プランを検討する、というのも一つの選択肢です。

まとめ

いかがでしたか?
G Suite Basicの機能や具体的にできることをご理解いただけましたでしょうか。

G Suiteには、組織内コミュニケーションを迅速化し、かつ、コラボレーションを活性化させるための機能が多く備わっています。セキュリティも世界トップレベルの堅牢性を誇り、ビジネスユースとしても全く問題ありません。

クラウド化を検討しているなら、多くの機能がオールインワンで提供されているG Suiteがおすすめです。

たくさんの機能を使えるにも関わらず、G Suite Basicは「680円/月」という破格のコストパフォーマンスです。

G Suiteを起点として、あなたの会社のイノベーションを加速させてください。

今までとは比べ物にならないくらい、スピーディーで生産性の高い組織づくりが実現できますよ!



弊社トップゲートでは、 GCP 、または G Suite 導入をご検討をされているお客様へ「Google Meet で無料個別相談会」を実施いたします。導入前に懸念点を解決したい方、そもそも導入した方がいいのかをお聞きしたい方はお気軽にお申し込みください!

お申込みはこちら

メール登録者数3万件!TOPGATE MAGAZINE大好評配信中!
GCP、G Suite、TOPGATEの最新情報満載!

メルマガ登録はこちら

記事を探す

GCP のメリットを最大限に活用しよう!

GCP・G Suite のご相談・
お見積り依頼はお気軽に
TEL.03-5840-8815
お問合せフォーム TEL.03-5840-8815