メール運用をもっと便利に! Gmail のメーリングリスト作成方法を図解付きで解説!

メール運用をもっと便利に! Gmail のメーリングリスト作成方法を図解付きで解説!

ビジネス

投稿日:2022/01/27 | 最終更新日:2022/01/28

電子メールを利用する際、メーリングリストを活用することで利便性が大きく向上します。実際、多くの企業がメーリングリストを活用して業務効率化を実現しています。

代表的なメールサービスである Gmail にもメーリングリストの機能が備わっており、簡単な設定を行うだけで利用可能になります。本記事では、 Gmail でメーリングリストを作成する方法を図解付きでわかりやすくご紹介します。

メーリングリストとは?

メーリングリストとは、複数名のアドレスをリスト化することで、メールの送受信をチーム単位で行うための機能です。正式名称はメーリングリストですが、「メーリス」や「 ML 」などの略称が使われることもあります。

メーリングリストは、主にメール運用の効率化を目的としています。例えば、複数人へ同時にメールを送信したり、受信したメールをチームメンバーで同時に確認するなど、様々な活用法が考えられます。

このように、メーリングリストは業務効率化に直結する機能であり、実際に多くの企業がメーリングリストを活用して生産性の向上を実現しています。

メーリングリストのメリット

複数人へのメール送信を効率化できる

仮に複数人にメールを送信する場合、本来ならメールアドレスを手作業で一つずつ宛先設定する必要がありますが、メーリングリストを使えば簡単にメールを一斉送信できます。そのため、業務効率化に繋がる点はメーリングリストの大きなメリットだと言えるでしょう。

チーム単位でのメール対応を効率化できる

自組織のメーリングリストを外部に公開することで、チーム単位でのメール対応を効率化できます。例えば、顧客向けの問い合わせ窓口をメーリングリスト化すれば、複数人が同時にメールを受信できるため、顧客対応の属人化を避けるとともに、メンバー1人あたりの業務負荷を軽減することが可能です。

セキュリティの強化に繋がる

メーリングリストの活用はセキュリティの強化にも繋がります。手作業で複数アドレスを宛先設定する場合、ヒューマンエラーにより誤ったアドレスを追加するリスクが高まります。しかし、メーリングリストであれば、あらかじめ設定されている正しい宛先にメールを送信できるため、メールの誤送信を防ぐことが可能です。

Gmail におけるメーリングリストの作成方法

電子メールの代表格である Gmail にもメーリングリストの機能が搭載されており、組織単位でメールの送受信を行うことが可能です。 Gmail でメーリングリストを作成するには「 Google グループ」という機能を活用します。

Google グループは Google が提供しているツールであり、主に組織のコラボレーションを活性化させるための目的で使用されています。メーリングリストを作成したり、特定のメンバー間で Web フォーラムを作ることができます。

Google グループは大きく分けて2種類が存在しており、無料版 Gmail に搭載されている無償版の Google グループと、有料サービスである Google Workspace に備わっている有償版の Google グループがあります。有償版は主に企業向けのツールであるため、無償版と比較して多くの機能が搭載されています。

なお、有償版 Google グループと言っても追加オプションになるわけではなく、 Google Workspace の利用料金の中に Google グループの機能も含まれています。そのため、 Google Workspace の料金以外に追加コストは発生しません。

以下、 Gmail におけるメーリングリストの作成方法を図解付きでわかりやすくご説明します。なお、今回は無料版 Gmail ではなく、 Google Workspace 環境における作業手順を掲載しています。

Google グループに関心のある方は以下の記事が参考になります。
社内のコラボレーションを加速する Googleグループとは?概要、できること、実際の作り方まで徹底解説!

1.管理コンソールにログイン

まずは Google Workspace の管理コンソールにログインします。一般ユーザーは管理コンソールにログインできないため、管理者権限を持っているアカウントで操作する必要があります。

Google Workspace の管理コンソールに関しては、以下の記事で詳しくご紹介しています。
Google Workspace(旧G Suite)の管理コンソールとは?機能やできることまで徹底解説!

2.Google グループを選択

管理コンソールのメニューから「グループ」を選択します。

グループを選択

3.グループ作成を選択

Google グループのメニューから「グループを作成」を選択します。

グループを作成

4.グループ情報の入力

作成する Google グループの名前と説明を入力します。また、グループアドレスの@以前は任意のものを設定できるので好きな文字列を入れてください。 Google Workspace 環境の Google グループの場合、ドメイン(グループアドレスの @ 以降)は自社の独自ドメインを利用可能です。最後にグループのオーナーを決めたら「次へ」を選択します。

グループ情報

5.グループの設定

最後にグループの設定を行います。各メンバーのアクセスレベルの設定やグループに参加可能なユーザーの範囲など、細かい部分を決めていきます。設定完了後、「グループを作成」を選択すれば、新しい Google グループが完成します。

グループ設定

新規作成した Google グループはメーリングリストとして使えるため、このメールアドレスを利用して組織単位でのメール運用が可能になります。このように、 Gmail におけるメーリングリスト作成は難しい作業ではなく、管理コンソールの画面から直感的に操作することができます。

Gmail のメーリングリストにメンバーを追加する方法

次に、メーリングリストへ任意のメンバーを追加する方法をご説明します。 Google グループのメニューを開くところまでは前章と同じなので、ここでは割愛します。

1.「メンバーを追加」をクリック

Google グループのメニューを開いたら、メンバーを追加したいグループを探して「メンバーを追加」をクリックしてください。

メンバー追加

2.メンバー情報の入力・追加

メールアドレスを入力するためのポップアップが表示されます。 Google グループに追加したいメンバーのメールアドレスを入力して、右下の「グループに追加」をクリックしてください。

ユーザー検索

以上で Google グループへのメンバー招待が完了しました。

なお、招待したいメンバーが複数人いる場合、上記の方法では時間を要してしまいます。そのため、 Google グループでは CSV ファイルを使ったメンバーの一括追加も可能となっています。

手順としては、該当グループを開いて「メンバーを一括アップロード」をクリックします。

一括アップロード

以下のポップアップが表示されるので、「 CSV を添付」で対象の CSV ファイルを選択し、右下の「アップロード」をクリックすれば完了です。なお、 CSV ファイルが手元にない場合は、この画面からテンプレートをダウンロードできます。

CSVアップロード

メーリングリストの運用は Google Workspace がオススメ

メーリングリストを作成するための Google グループは、無料版 Gmail にも搭載されている機能です。しかし、企業としてメーリングリストを運用するのであれば、有償サービスである Google Workspace がオススメです。

Google Workspace とは、 Google が提供するグループウェアサービスであり、電子メール、カレンダー、クラウドストレージ、ビジネスチャット、ビデオ会議など、企業に必要なあらゆる機能が内包されたクラウドツールです。

この Google Workspace には、ビジネス版の Gmail が備わっており、高いセキュリティレベルを担保しながらメーリングリストを運用することができます。

以下、企業が Google Workspace を利用するメリットをご紹介します。

セキュリティを強化できる

Google Workspace はビジネスシーンに特化したサービスであるため、自社のセキュリティを強化するための機能が多数搭載されています。

例えば、管理コンソールの画面からメーリングリストを一元的に管理できますし、管理者がユーザーの Gmail をアーカイブして、不正利用の有無をチェックすることも可能です。また、二段階認証やセキュリティキー使用の強制など、さらなるセキュリティ強化を実現することもできます。

加えて Google では、セキュリティの専門家が Google サービスの安全対策の強化に取り組んでおり、複数の第三者機関による監査や法令遵守やセキュリティ強化における高い基準を満たしています。

このように、 Google Workspace を活用することで、より安全な環境でメーリングリストを管理・運用することが可能になります。

Google Workspaceのセキュリティ対策に関して理解を深めたい方は以下の記事がオススメです。

Google Workspace のデバイス管理、アクセス管理の機能でセキュリティを強化!

Google Workspace 運用のサポートを受けられる

無料版 Gmail には Google のサービス保証がないため、万が一 Gmail に障害が発生した場合は復旧を待つことしかできません。また、情報漏洩やパスワード流出などのトラブルもすべてユーザー側で解決する必要があり、場合によっては大きなリスクを背負うことになります。

一方、 Google Workspace では、管理者から Google のサポートチームへ問い合わせを行うことができます。問い合わせは24時間365日の対応が可能であり、電話やメール、オンラインなど様々な形式に対応しています。ビジネスで利用するツールにおいて、提供元のサポートが受けられない点は致命的であるため、この観点からも無料版 Gmail よりも Google Workspace を導入すべきだと言えるでしょう。

Google Workspace に関しては、以下の記事で詳しくご紹介しています。
【最新情報】G Suiteがブランド変更!Google Workspaceの料金、機能、既存契約への影響は?

Google Workspace のビジネス版 Gmail と無料版 Gmail の違いは以下の記事が参考になります。
G Suiteって何?Gmailとの違いは?ビジネスツール「G Suite」導入のメリット4選

まとめ

本記事では、 Gmail でメーリングリストを作成する方法を図解付きでわかりやすくご紹介しました。

メーリングリストはメール運用を効率化するために不可欠な機能であり、様々なビジネスシーンにおける業務効率化に大きく寄与します。 Gmail でもメーリングリストを作成できるため、この記事を参考に試してみてください。

無料版 Gmail でもメーリングリストを作成することは可能ですが、企業としてメーリングリストを運用していくのであれば Google Workspace をご検討ください。 Google Workspace に搭載されているビジネス版 Gmail を活用することで、セキュリティの強化や Google のサポートなど、様々なメリットを享受できます。

そして、 Google Workspace を契約する場合はトップゲート経由でご検討ください。トップゲート経由で契約することで、請求書払いや円建て運用はもちろんのこと、管理者負荷の軽減や導入後のフォローまで、全面的なサポートを受けることができます。

本記事を参考にして、ぜひ Google Workspace の導入を検討してみてはいかがでしょうか。



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