テレワークでも社員や外注の業務管理を上手にする4つのおすすめ事例

G Suite

投稿日:2020/07/07 | 最終更新日:2020/09/10

テレワークの導入によって多くの方がご自身、そして社員や外注さんのモチベーション管理に困っているのではないでしょうか?

モチベーションが上がらないと仕事が捗らないので、業務の進行に遅れが生じたり、納品物のクオリティが下がったりといった2次被害まで発生することさえあり得ます。モチベーションが上がらないのはしょうがないとしても、業務の進行に遅れが出たり、納品物のクオリティが下がるのはなんとしても避けたいですよね。

そんな悩みに頭を抱えているあなたに、テレワークでも社員や業務委託を結んでいる外注さんを上手に管理する4つの方法をご紹介します。

この方法を活用することで、離れた場所で仕事を行っている進捗状況がわかりづらい業務もしっかりと進行管理ができます。

テレワークとは

本題に入る前に、一緒にテレワークについて理解を深めて、メリットや課題、課題が生じる背景を理解しましょう。

テレワークは、オフィス以外の自宅やカフェなどで働く新しい働き方の形態です。テレワークを導入することで優秀な人材の確保、出退勤時間のカット、場所に捉われない働き方が可能になります。

テレワークのメリットは大きく分けて以下の4つ。

  • 優秀な人材の確保(離れた場所でも採用可能)
  • 介護や育児などで会社に勤められない労働力の確保
  • 通勤・移動時間の削減
  • 経費の削減(交通費、光熱費など)

テレワークのほかにリモートワークという呼び方もありますが、テレワークの「テレ」とリモートワークの「リモート」はどちらも離れた場所で働くという意味なので、言葉の意味に大きな違いはありません。政府はテレワークという言葉を使用しているので、テレワークという言葉の方が馴染みがある方も多いかもしれません。

テレワークの課題 

テレワークにはメリットもありますが、その反面、課題もあります。

テレワークの課題は以下の2つです。

  1. 社員や外注の仕事状況が見えにくくなる
  2. コミュニケーション不足に陥る

それぞれ以下で詳しくみていきましょう。

課題1.社員や外注の仕事状況が見えにくくなる

離れた場所で働くテレワークでは、社員や外注の仕事状況が見えにくくなります。オフィスのように対面で働けないので、勤務時間や業務への取り組み方などが見えにくくなり、納品物でしか仕事の内容を判断できなくなります。

監視カメラや勤怠管理システムを導入してもいいのですが、あまりにも社員を縛るものは監視されている感じが出てしまい従業員が嫌がる傾向にあります。

とはいえ、すべてを任せきりにすると勤務時間の不正やモチベーションの低下など、マイナスの影響がでてくる可能性もあるでしょう。

このような状態になってしまうとテレワークを導入するメリットが失われてしまいます。そのためにも、業務の見える化を進めていくことが大事です。

課題2.コミュニケーション不足に陥る

テレワークでは顔を合わせる機会がなくなることにより、コミュニケーション不足に陥りやすいという課題もあります。

直接顔を合わせる機会が少なくなると、コミュニケーションの量や質が低下するので、指示が伝わりにくくコミュニケーションを取りにくいと感じる場面が増えるでしょう。

直接顔を合わせたほうが効率の良い場合もあるので、状況に合わせてそのような場を設けるのも大事なこと。しかし、あまりにも頻度が多いとテレワークにする意味がなくなってしまいます。

テレワークのメリットを活かすためには、テレビ会議システムやチャットを使用して、社員や外注とコミュニケーションを取る必要があります。

テレワーク中の業務管理、スケジュール管理にはG Suiteがオススメ 

テレワークのメリットを最大化しながら課題を解決するためには、情報共有やコミュニケーションの円滑化に優れているグループウェアを導入することが大事です。

特にGoogleが提供しているG Suiteだと多くのメリットがあるので、社員や外注の仕事の進行管理にも役立ちます。以下にG Suiteのメリットをまとめたので、気になる方はご覧ください。

  • 情報を共有しやすくなる
  • Googleの高度なセキュリティで社内の情報を守れる
  • テレビ会議やチャットでいつでもコミュニケーションをとれる
  • 簡単に導入できる
  • 24時間365日サポートを受けられる

G Suiteは、テレワークで希薄化しているコミュニケーションを、オンラインでもコミュニケーションが円滑に取れるような設計になっております。

G Suiteを利用した社員や外注の業務管理の4つの事例

ここからは、G Suiteを利用した社員や外注管理の4つの事例を紹介します。

  1. ガントチャートで業務のスケジュールを管理
  2. スプレッドシートでのタスク管理
  3. ビデオ会議を活用して円滑なコミュニケーションを実現
  4. リアルタイムで納品物の確認・修正

具体的な事例を知ることで導入後の使用イメージを膨らませることができます。実際の業務と照らし合わせながら確認してください。

①ガントチャートでスケジュール管理【Googleスプレッドシート】

Gantt chartでの管理
プロジェクトを管理するためには、ガントチャートでスケジュールを管理する必要があります。スケジュールを管理することで作業担当者や作業工程をチームで共有できるようになり、作業をスムーズに進められるようになるからです。

プロジェクトでは多くの人がかかわるので、1人1人に指示を出していると時間がかかってしまいますし、労力も大変なものになります。またタスクの遅れが全体のスケジュールの遅れやトラブルなどにつながってしまうこともあります。

Googleスプレッドシートでガントチャートを作成すれば、情報の可視化ができて、作業を円滑に進めることができるでしょう。

Googleスプレッドシートなら自分でガントチャートを作成したり、アドオンを追加して作成したりすることができます。ガントチャートのテンプレートも用意されているので、簡単にガントチャートを作成可能です。

また、ガントチャートを作成する時のポイントは、業務を細かく洗い出すことです。大雑把なタスクにしてしまうと、一個の業務量も多くなり進行度合いが担当者しか把握できないという事態が発生してしまうためです。

ガントチャートの作り方は、以下の記事を参考にしてください。
ガントチャートの作成方法

②メンバーのタスク管理【Googleスプレッドシート】

Googleスプレッドシートを使用すれば、メンバーのタスク管理にも使用できます。タスク毎に作業者や納期、作業の詳細などを決められるので、チームの作業をスムーズに進められるでしょう。

一括でチームのタスク管理ができるようになると、管理者の負担が減り、ほかの業務に時間を避けるようになるもの。管理コストが少なくなるので、共有しやすいファイルでタスク管理をするのがおすすめです。

Googleスプレッドシートを使用すれば、URLを共有するだけで簡単にタスク管理ができるようになります。内容の変更や追記のたびにファイルを共有する必要がないので、余計な手間を省けます。

タスクを洗い出しして、チェックボックスで管理をするとプロジェクトマネージャーや部長さんの管理コストが下がるのでオススメです。

チェックボックスの作成方法

③ビデオ会議で円滑なコミュニケーションを実現【Google Meet】

G Suiteならコミュニケーションも円滑に取れるようになります。Google Meetを利用すれば同じ場所にいなくてもオンライン会議を行えるので、テレワークでも手軽にコミュニケーションをとれるでしょう。

しかし、顔を合わせる機会が少なくなり社員や外注の状況が見えにくいテレワークでは、意識しないとコミュニケーション不足に陥ってしまいます。

チャットでも連絡が取れますが、テキストだと相手の表情や気持ちが掴みにくいので、定期的に顔を合わせて会議することは重要です。

オンライン会議だと表情や雰囲気が伝わるので、円滑なコミュニケーションを実現できるはず。社員や外注とコミュニケーションをとり、仕事をスムーズに進めるようにするといいでしょう。

Google Meetの使い方は以下の記事を参考にしてください。

Google Meet(旧ハングアウト)を活用する5つのメリット!基礎的な使い方も解説

④リアルタイムで納品物の確認・修正【Googleスプレッドシート、Googleドキュメントetc】

納品物の確認や修正をリアルタイムで行えるのもG Suiteのメリット。クラウドで管理しているG Suiteのツール(Googleスプレッドシート、Googleドキュメントなど)では、共有したファイルの編集内容をリアルタイムで確認できます。

例えばGoogleスプレッドシートを使用したガントチャートの確認、Googleドキュメントを使用した議事録の確認など、編集した内容をすぐに確認できます。一度URLを共有すれば、そのURLから編集内容を確認できるので、何度も最新ファイルをやりとりする必要がありません。

このようにファイルの共有が簡単になり、リアルタイムで編集内容の確認や修正が可能になります。

さらには、気になった箇所にコメントを残せるので、コミュニケーション不足によって生じる可能性のある方向性のズレも起きにくいでしょう。

まとめ 

この記事では、テレワークでも社員や外注を業務管理するための4つの事例を紹介しました。テレワークでは相手の仕事状況が見えにくく、コミュニケーションが取りずらいという課題があります。

そのため、仕事の進捗状況や社員のモチベーション管理などを行わないと、業務進行のスケジュールに遅れが出たり、納品物のクオリティが低下する可能性もあるでしょう。そのような状況に陥らないように、今回紹介した事例を試してください。

期限があると人は、動きますのでしっかりとスケジュール化することは大事です。

テレワークでのコミュニケーション不足、仕事の進行状況のブラックボックス化を防ぐためにも、グループウェアであるG Suiteぜひ導入してみてはいかがでしょうか?

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